Normy pro cestovní náklady za rok. Dvě obtížné otázky při sjednávání pracovní cesty: výpočet průměrného výdělku, denní náhrady za pracovní cesty do zemí SNS

29.04.2021 | judikatura

Pracovní cesta je cesta zaměstnance na příkaz zaměstnavatele na určitou dobu za účelem splnění služebního úkolu mimo místo trvalého výkonu práce (článek 166 zákoníku práce Ruské federace). V tomto případě je zaměstnavatel povinen uhradit zaměstnanci náklady spojené s pracovní cestou. K proplatitelným výdajům patří také denní dávka, tedy dodatečné výdaje spojené s pobytem mimo místo trvalého bydliště (článek 168 zákoníku práce Ruské federace). Povídali jsme si o výši denního příspěvku na zahraniční pracovní cesty a také o jejich zdanění u nás. V tomto článku budeme hovořit o denních náhradách za služební cesty v Ruské federaci.

Sazby denních příspěvků na služební cesty v roce 2017 (částka) v Rusku

Výše denního příspěvku na pracovní cesty v Ruské federaci, jakož i postup jejich proplácení, jsou stanoveny kolektivní smlouvou nebo místním regulačním aktem organizace (článek 168 zákoníku práce Ruské federace). To znamená, že jednotný standard pro denní cestovní výdaje v roce 2017, který by byl povinný pro všechny organizace, nebyl zaveden.

V tomto případě musí být v každém případě taková hodnota ekonomicky zdůvodněna.

Zdanění denních dávek

V nákladech na daň z příjmu jsou vyplacené denní dávky zohledněny ve skutečné výši (článek 12, odstavec 1, článek 264 daňového řádu Ruské federace). To je vysvětleno skutečností, že norma pro tyto náklady není stanovena v daňovém řádu Ruské federace. Podobně se v částkách stanovených organizací uznávají denní příspěvky při uplatňování zjednodušeného daňového systému (ustanovení 13, doložka 1, článek 346.16 daňového řádu Ruské federace).

Ale podle daně z příjmu fyzických osob existuje norma týkající se denních dávek. V roce 2017 podléhají denní příspěvky v Rusku limitu 700 rublů na den pracovní cesty (ustanovení 3, článek 217 daňového řádu Ruské federace). V souladu s tím podléhají denní diety vyplácené nad tuto částku za každý den pracovní cesty dani z příjmu fyzických osob.

Výše cestovních výdajů v roce 2017 (deny), podléhající odvodům na pojištění podle daňového řádu Ruské federace, je podobná jako při výpočtu daně z příjmu fyzických osob. To znamená, že příspěvky na povinné důchodové, zdravotní a sociální pojištění v případě dočasné invalidity v Ruské federaci se vyměřují v rozsahu, který přesahuje 700 rublů za 1 den pracovní cesty (ustanovení 2 článku 422 daňového řádu Ruské federace). Federace).

Ale pokud jde o pojistné „za úrazy“, celá částka denního příspěvku vypláceného zaměstnanci těmto příspěvkům nepodléhá (ustanovení 2, odstavec 1, článek 20.2 federálního zákona ze dne 24. července 1998 č. 125-FZ, Dopis Fondu sociálního pojištění ze dne 17. listopadu 2011 č. 14 -03-11/08-13985).

Náhrada cestovních výdajů (diety) v roce 2017: účetnictví

V účetnictví se úhrada denních cestovních výdajů v roce 2017 promítne obvyklým zápisem na vrub účtu 71 „Zúčtování se zúčtovatelnými osobami“ a ve prospěch účetních účtů hotovost. Výplatu denních náhrad za pracovní cesty v roce 2017 je přitom možné provést buď v hotovosti z pokladny organizace nebo převodem na účet zaměstnance (zpravidla na jeho mzdovou kartu) (Příkaz Ministerstva financí ze dne 31.10. 2000 č. 94n):

Debetní účet 71 – Kreditní účty 50 „Hotovost“, 51 „Zúčtovací účty“

Po schválení výkazu výdajů budou provedeny následující účetní zápisy:

Na vrub účtů 20 „Hlavní výroba“, 26 „Všeobecné provozní náklady“, 44 „Prodejní náklady“ atd. – Ve prospěch účtu 71

Vyslání zaměstnanců na pracovní cestu zajišťuje nejen náhradu výdajů, ale i výplatu denních diet. Postup přihlášení pracovní cesty a její organizace je zakotven v nařízení č. 749 „O specifikách vysílání zaměstnanců na pracovní cesty“ ze dne 13.10.2008.

Podle norem tohoto nařízení určuje vedoucí na základě složitosti úkolu a výrobní nutnosti dobu trvání cesty k dosažení stanovených cílů mimo hlavní pracoviště. Podle článku 11 tohoto regulačního právního aktu cestovní výdaje podléhající kompenzaci zahrnují výdaje na:

Cestování do az místa, kde se plní zadané úkoly;
Ubytování v hotelu nebo jiném dočasném ubytování (jeho typ, třída a přibližná cena jsou projednány před začátkem pracovní cesty);
Přidat. výdaje na pracovní cestě - jsou pevnou částkou, kterou za den přiděluje a platí zaměstnavatel;
Ostatní nákladové položky související s realizací cestovních úkolů, dohodnuté s vedením podniku.

Podle čl. 23 Řádu se při vyslání zaměstnance na zahraniční pracovní cestu k hrazeným výdajům připočítávají:

náklady na získání zahraničního pasu, víza a dalších dokladů nezbytných pro vstup zaměstnance na území cizího státu;
Povinné poplatky, včetně poplatků vybíraných na letišti a při vstupu (průjezdu) vozidla;
Náklady na registraci jsou povinné. pojištění, je-li poskytováno při vstupu do cizí země;
Další povinné poplatky a výdaje spojené se vstupem a pobytem na zahraniční pracovní cestě.

Zaměstnavatel v souladu s článkem 168 zákoníku práce Ruské federace určuje výši denního příspěvku nezávisle. Jejich velikost musí být navíc zaznamenána v místních předpisech podniku. Toto ustanovení se nevztahuje na státní zaměstnance. Výplatu denních diet pro ně stanoví nařízení vlády č. 812 ze dne 26. prosince 2005. Udává sazby denních náhrad za zahraniční pracovní cesty v roce 2017, jejichž tabulka zahrnuje 193 zahraničí. Například:

denní příspěvek do Kazachstánu v roce 2017 je 55 amerických dolarů;
diem Německo 2017 – 65 USD na den;
denní dávka v USA 2017 – 72 amerických dolarů.

Soukromé organizace mohou na přání využít tabulku standardů výplat denních příspěvků pro zahraniční pracovní cesty, zakotvenou v nařízení č. 812. Mají také právo stanovit jednu hodnotu pro „zahraniční“ denní dávky nebo určit jejich velikost pro každou zemi zvlášť.

Pokud je při překročení hranice země, kam zaměstnanec jede na pracovní cestu, umístěna odpovídající značka, pak datum vstupu určuje ona. Nejsou-li taková razítka umístěna například v zemích SNS, bude datum odjezdu ze země stanoveno podle cestovních dokladů poskytnutých zaměstnancem po absolvování služební cesty.

V některých případech může být při cestách do zahraničí použit osobní dopravní nebo pracovní vůz pracovníka. V tomto případě by měla být v poznámce uvedena skutečná doba pobytu v místě pracovní cesty. I v tomto případě je racionální vystavit pro zaměstnance nákladní list. Po návratu do podniku musí být poskytnut spolu s dalšími podpůrnými dokumenty (účtenky, šeky atd.).

V jaké měně by měly být vydávány denní diety za zahraniční pracovní cesty?

Denní náhrady podle odstavce 10 vyhlášky č. 749 musí být zaměstnanci vyplaceny před zahájením pracovní cesty. Dále mu musí být vyplacena peněžní záloha na úhradu cestovních výdajů, nájemního bydlení a dalších výdajů souvisejících s plněním jeho služebních úkolů. Vydání požadovaných prostředků může být provedeno v rublech nebo v cizí měně.

Postup pro vydávání prostředků na úhradu výdajů na zahraniční pracovní cestě a vrácení nespotřebované části zálohy je stanoven federálním zákonem č. 173-FZ „O regulaci měny a kontrole měny“ ze dne 10. prosince 2003. Tento regulační akt obsahuje zákaz provádění měnových transakcí mezi rezidenty.

Existují však výjimky, jejichž výčet je zakotven v článku 9 tohoto Federální zákon. Jedná se o náhradu výdajů spojených se zahraničními pracovními cestami a vrácení části nevyužitých prostředků.

Nařízení č. 812 stanoví normy denních příspěvků na zahraniční pracovní cesty v roce 2017 v amerických dolarech. Zálohy a denní dávky v cizí měně lze vystavit pouze v případě, že má společnost cizoměnový účet. V nepřítomnosti jednoho potřebné finanční prostředky jsou převedeny v ekvivalentu rublů.

Po obdržení peněz zaměstnanec samostatně nakoupí potřebnou měnu ve směnárně nebo pobočce banky. Zároveň je povinen získat od pokladníka účtenku nebo jiný doklad potvrzující provedení příslušných měnových transakcí. Následné výpočty a kompenzace výdajů budou provedeny na základě platebních dokladů, které pracovník obdrží při nákupu.

V této situaci by měl být převod měny považován výhradně za transakci mezi jednotlivci. To je způsobeno skutečností, že když se provádí, konkrétní občan (cestující zaměstnanec) nakupuje hotovost v cizí měně svým jménem, nikoli jménem podniku.

Při plnění úkolů uložených zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě tyto prostředky vynaloží na pronájem bydlení, úhradu telefonních výdajů a dalších výdajů vynaložených v zájmu společnosti. Všichni musí mít povinné listinné důkazy.

Postup výpočtu denních náhrad při zahraničních pracovních cestách

Výpočet denních náhrad za zahraniční pracovní cesty v roce 2017 se provádí způsobem stanoveným v odstavcích 16 - 18, 20 předpisu č. 749. Podle těchto norem se náhrada cestovních nákladů poskytuje:

Na území naší země - při cestách do zahraničí se platby provádějí v cizí měně a při návratu zpět (po překročení hranice) - v rublech.
V zahraničí - způsobem stanoveným vyhláškou č. 812 nebo jinak stanoveným místními předpisy podniku,

Datum překročení státní hranice se určuje podle značek pohraniční služby, které jsou umístěny v mezinárodním pasu zaměstnance. Pokud ve státě, kam je vyslaný zaměstnanec vyslán, takové značky nejsou, pak se datum překročení hranice určí na základě cestovních dokladů.

V případě, kdy oficiální přidělení vyžaduje, aby se vyslaný pracovník nacházel v několika cizích zemích, je v den, kdy byla překročena hranice mezi nimi, vyplácena mzda podle norem země, do které je nyní vyslán.

Může se také stát, že zaměstnanec odjel na zahraniční pracovní cestu, ale po splnění zadaných úkolů se ještě téhož dne vrátil. V tomto případě bude denní dávka vyplácena v cizí měně, ale ve výši 50 % normy.

Denní náhrady za pracovní cesty v roce 2017 o víkendech jsou vypláceny podle stejných pravidel jako práce na hlavním pracovišti, tedy ve dvojnásobné sazbě. V tomto případě nezáleží na tom, zda byl zaměstnanec na pracovní cestě nebo na cestě, protože v tomto případě ztrácí svůj osobní čas. Ve druhém případě podléhá dvojí platbě nejen denní dieta, ale i jízdné.

Pokud nastane situace, kdy se zaměstnanec zdrží na cestě, výplata denního příspěvku za tuto dobu se provádí z rozhodnutí zaměstnavatele. Zaměstnanec musí předložit důkazy potvrzující, že zpoždění bylo způsobeno nutností výroby a bylo nezbytné k vyřešení úkolů, které mu byly přiděleny.

Místní akty organizace mohou stanovit postup pro výpočet denních náhrad za zahraniční pracovní cesty, příklad jeho provedení, výši denních plateb a pravidla pro výpočet nezbytných částek obchodním cestujícím. Schopnost podniku nezávisle určit tyto body dává právo stanovit si vlastní pravidla, která by však neměla odporovat normám platné legislativy.

Placení daně z příjmu fyzických osob za denní diety při zahraničních pracovních cestách

Podle odstavce 12, odstavce 1 článku 264 daňového řádu Ruské federace se při výpočtu berou v úvahu všechny výdaje související s úhradou výdajů cestujících zaměstnanců. základ daně. Na rozdíl od daně z příjmu, která se musí platit, jsou denní dávky osvobozeny od daně z příjmu fyzických osob. Ovšem pouze v mezích stanovených zákonem. Podle odstavce 3 článku 217 daňového řádu Ruské federace jsou pracovní cesty osvobozeny od daně z příjmu fyzických osob:

Na území Ruské federace - do 700 rublů. za den;
V zahraničí - až 2500 rublů. za den.

Vzhledem k tomu, že soukromé podniky mají právo nezávisle určovat výši denního příspěvku, může být jejich výše vyšší než stanovené limity. V tomto případě jsou částky přijaté nad rámec norem považovány za příjem zaměstnance, takže z nich musí být odvedena daň.

Při určování data přijetí tohoto zisku byste se měli zaměřit na měsíc, ve kterém byla zálohová zpráva schválena vedoucím podniku. Toto pravidlo je zakotveno v ustanovení 6, ustanovení 1, článek 223 daňového řádu Ruské federace. Daň z příjmu fyzických osob se v souladu s postupem stanoveným v článku 226 daňového řádu Ruské federace sráží zaměstnanci z příští výplaty mzdy a musí být převedena nejpozději následující den poté, co obdrží dlužné částky. .

Výpočet základu daně pro daň z příjmů fyzických osob z peněžních prostředků přijatých nad stanovené limity se vypočte vynásobením výše překročení normativu počtem dnů na pracovní cestě.

Protože jsou limity stanoveny v rublech, mohou vzniknout při výpočtu denních povolenek v cizí měně. V této situaci závisí postup provádění plateb na měně, ve které zaměstnanec obdrží zálohu. Pokud je během zahraniční pracovní cesty vyplácen v cizích bankovkách, ale jsou mu přidělovány denní diety v rublech (například pokud společnost nemá účet v cizí měně), neměl by se provádět přepočet.

Pokud zaměstnanec obdrží zálohu v cizí měně, vedení podniku bude muset přepočítat částku, která mu byla poskytnuta, v rublech, aby určila daňový základ. V tomto případě byste měli použít sazbu CBRF stanovenou v měsíci, kdy byla schválena předběžná zpráva. Z přijaté částky se odečte limit 2 500 rublů. Všechny zbývající prostředky se vynásobí počtem dnů cesty. Konečná částka je daňový základ, ze kterého se platí daň z příjmů fyzických osob.

Daň z příjmu z denních náhrad za zahraniční pracovní cesty

Jak bylo uvedeno výše, v odstavci 12 odstavce 1 článku 264 daňového řádu Ruské federace je celá částka denního příspěvku zahrnuta do nákladů podniku spojených s pracovními cestami a ovlivňuje výpočet základu daně z příjmu. Navíc, pokud byly finanční prostředky vydány v rublech, jsou zahrnuty do „ziskových“ nákladů společnosti.

Pokud byly denní příspěvky vypláceny v cizí měně, musí být podle ustanovení 10 článku 272 daňového řádu Ruské federace přepočítány podle směnného kurzu Centrální banky Ruska, který byl stanoven v den jejich doručení vyslaného zaměstnance. Celková částka se také vynásobí počtem dnů pracovních cest a odepíše se jako firemní náklady.

Výpočet pojistného z denních náhrad za zahraniční pracovní cesty

Podle článku 168 zákoníku práce Ruské federace a článku 11 nařízení č. 749 se denní diety vyplácejí zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu v délce dvou nebo více dnů. Zároveň v souladu s částí 2 článku 9 zákona č. 212-FZ ze dne 24. července 2009. denní příspěvky se týkají plateb, ze kterých nejsou vypláceny pojistné do mimorozpočtových fondů.

I v tomto případě existuje určité omezení. Jejich výše by neměla překročit normu stanovenou pro vyslané zaměstnance v místních předpisech tohoto podniku. Pokud je potřeba nashromáždit více denních náhrad, stačí zaměstnavateli uvést požadovanou částku v objednávce pracovní cesty.

Každá účetní ví, jak je důležité správně vyřídit pracovní cestu, vyplnit všechny cestovní doklady a zkontrolovat správnost účtování cestovních výdajů pro daňové účely. Pomohou vám doporučení a také výběr dopisů regulačních úřadů na téma služebních cest.

Podmínkou pro uznání denního příspěvku jako výdajů je potvrzení:

výrobní charakter pracovní cesty;
dobu pobytu zaměstnance mimo místo jeho trvalého bydliště v souladu s (bod 7 Řádu o pracovních cestách)

Určeno na základě:

Cestovní doklady.
Doklady potvrzující pronájem ubytování v místě pracovní cesty, pokud zaměstnanec cestoval osobní dopravou a nemá jízdenky.
Úřední potvrzení, potvrzení nebo jiný dokument od přijímající strany, který potvrzuje datum příjezdu a odjezdu vyslaného pracovníka.
Výpočet výše denního příspěvku (například potvrzení účetního), skutečnost, že zaměstnanec obdržel finanční prostředky (výdajový pokladní příkaz).

Důležité: Cestovní výdaje spojené s vysláním pracovníka na dálku na pracovní cestu se zohledňují k dani z příjmu obecně, protože kapitola 25 daňového řádu Ruské federace nezakládá závislost na způsobu zaměstnance. práce (Dopis Ministerstva financí Ruské federace ze dne 14. dubna 2014 č. 03- 03-06/1/16788).

Ostatní náklady na služební cestu

Regulační úřady nemají námitky proti zahrnutí následujících nákladů do nákladů (podmínkou je, že kompenzace těchto nákladů je stanovena v místním normativní akt organizace a existuje příkaz vedoucího organizace ohledně kompenzace):

Platba za služby letištního VIP salonku (Dopisy Ministerstva financí Ruské federace ze dne 3. 5. 2014 č. 03-03-10/9545; ze dne 9. 10. 2013 č. 03-03-06/1/37238 );
Náklady na rezervaci hotelového pokoje, poplatek za objednávku a vrácení vstupenek (dopis Ministerstva financí Ruské federace ze dne 18. října 2011 č. 03-03-06/1/672);
Platba za pronájem automobilu pro vedoucího pracovníka na služební cestě (usnesení Federální antimonopolní služby Západosibiřského okruhu ze dne 23. ledna 2006 č. F04-9850/2005(19018-A27-15)).
Částky za cestu taxíkem na místo az místa pracovní cesty, včetně na letiště, vlakové nádraží, jakož i přímo v místě pracovní cesty (Dopisy Ministerstva financí Ruska ze dne 14. června 2013 č. 03-03 -06/1/22223, ze dne 27. června 2012 č. 03-11-04/2/80, ze dne 07.11.2012 č. 03-03-07/33, ze dne 11.08.2011 č. 03- 03-06/1/720). Náklady na taxi jsou zohledněny ve výdajích za předpokladu, že jsou ekonomicky odůvodněné (např. předčasný příjezd/odjezd atd.). Potvrzení o výdajích za taxi: pokladní doklad nebo účtenka ve formě strohého ohlašovacího formuláře s podrobnostmi stanovenými v nařízení vlády Ruské federace ze dne 14. února 2009 č. 112 „O schválení pravidel pro přepravu cestujících a zavazadel silniční dopravou a městskou pozemní elektrickou dopravou."
Platba za cestu při služební cestě veřejnou dopravou v rámci hranic vyrovnání, ale Řád služebních cest nestanoví náhradu těchto výdajů. Podle regulačních úřadů však lze takové náklady zohlednit jako součást cestovních výdajů. K tomu musí kolektivní smlouva nebo jiný místní regulační akt organizace stanovit povinnost zaměstnavatele uhradit zaměstnanci cestovní výdaje ve veřejné dopravě, pokud jsou způsobeny účelem pracovní cesty (Dopisy Ministerstva financí Ruska ze dne 21. července 2011 č. 03-03-06/4/80, Federální daňová služba Ruska ze dne 12. července 2011 č. ED-4-3/11246).
Servisní (provizní) poplatek zprostředkující organizaci, výdaje za registrace a vydávání víz, pasů, voucherů, pozvánek a jiných podobných dokumentů(Dopis Federální daňové služby Ruska pro Moskvu ze dne 1. července 2010 č. 16-15/069225@).

Jaké náklady je rizikové účtovat jako výdaje na daň z příjmu?

První. Úhrada dobrovolného úrazového pojištění při nákupu letenek a železničních jízdenek, které jsou přílohou těchto jízdenek pro vyslané pracovníky.

Výdaje na dobrovolné pojištění pro případ úrazu v letecké a železniční dopravě pro vyslané pracovníky lze rovněž zohlednit jako cestovní výdaje, pokud kolektivní smlouva nebo místní předpisy stanoví náhradu těchto výdajů.

Způsob evidence placení pojistného (na základě samostatného pojistku, který je přílohou jízdenky, nemá zahrnutí částek příspěvku do nákladů na jízdní doklad) zásadní význam. Ve stejnou dobu daňové úřady nemusí souhlasit s tímto způsobem účtování nákladů na dobrovolné pojištění pro případ úrazu v letecké a železniční dopravě při výpočtu základu daně pro daň z příjmů.

Druhý. Výdaje, které zaměstnanci vznikly v souvislosti s cestou osobním automobilem do místa pracovní cesty a zpět (které zahrnují výdaje na pohonné hmoty a maziva) a jemu kompenzované, lze pro účely daně z příjmů zohlednit pouze v mezích stanovených zákonem č. Nařízení vlády Ruské federace ze dne 2. 8. 2002 č. 92 „O stanovení norem výdajů organizací na výplatu náhrad za použití osobních automobilů a motocyklů při pracovních cestách, v jehož rámci při stanovení základu daně u daně z příjmu právnických osob jsou takové výdaje klasifikovány jako ostatní náklady spojené s výrobou a prodejem“ (dopis Federální daňové služby RF ze dne 21. května 2010 č. ШС-37-3/2199).

Třetí. Denní dávka vyplácená zaměstnanci vyslanému na dlouhou pracovní cestu (více než šest měsíců).

Stanovisko 1: pokud je stanovena většina pracovní doby a většina pracovních povinností pracovní smlouvu, pracovníci vykonávají v cizí zemi, skutečné místo výkonu práce pracovníků bude v cizí zemi a nelze takové pracovníky považovat za pracovníky na pracovní cestě (Dopisy Ministerstva financí Ruské federace ze dne 28. 2010 č. 03-03-06/1/304, Federální daňová služba Ruska pro Moskvu ze dne 30. září 2010 č. 16-15/102339@).

2. názor: dobu pobytu na pracovní cestě určuje zaměstnavatel s přihlédnutím k objemu, složitosti a dalším znakům služebního úkolu (Nařízení o zvláštnostech vysílání zaměstnanců na pracovní cesty, schválené nařízením vlády ze dne 20. 12. 2002, s. Ruské federace ze dne 13. října 2008 č. 749) a není omezena maximálním limitem. Zaměstnavatel má tedy právo bez ohledu na dobu trvání pracovní cesty zohlednit do výdajů na daň z příjmů z hlediska výplaty denních diet celou částku stanovenou místním zákonem organizace (usnesení Rozhodčí soud Moskevského distriktu ze dne 23. září 2015 č. F05-12177/2015 č. A40-167292/2014).

Čtvrtý. Náklady na živobytí pro vyslaného zaměstnance v místě přidělení v pronajatém bytě, ale náklady se nedokládají.

Existuje však soudní praxe, která jako alternativu umožňuje zohlednit částku 700 rublů ve výdajích. (v Rusku) nebo 2 500 rublů. (o zahraničních pracovních cestách) (Usnesení odvolacího 5. rozhodčího soudu ze dne 11.12.2009 č. j. 05AP-5540/2009 ve věci A59-2701/2009; FAS Severozápadní okres ze dne 9. února 2007 sp. A26-5126/2006-28, Odvolací čtrnáctý rozhodčí soud ze dne 2. června 2008 ve věci A05-4612/2007).

Pátý. Výdaje na úhradu nákladů na jízdenky do místa pracovní cesty a zpět, pokud se termín cesty neshoduje s dobou trvání pracovní cesty.

Existují vysvětlení regulačních orgánů a soudní praxe, která jsou pro daňového poplatníka pozitivní (Dopisy Ministerstva financí Ruska ze dne 11. srpna 2014 č. 03-03-10/39800, ze dne 30. července 2014 č. 03-04- 06/37503 usnesení Federální antimonopolní služby Uralského distriktu ze dne 19. června 2007 č. F09 -3838/07-C2), nicméně finanční úřady mají právo podat stížnost a požadovat vysvětlení. V této situaci bude hodně záležet na příčině a počtu dní nesouladu.

Šestý. Organizace si k provedení práce najala zaměstnance protistrany a proplatila mu cestovní a jiné cestovní výlohy. Podle upřesnění Ministerstva financí Ruska (dopis č. 03-03-06/1/54684 ze dne 24. září 2015) se náhrady cestovních výdajů fyzickým osobám, které nejsou zaměstnanci společnosti, neberou v úvahu při výdaje na daň z příjmů z důvodu, že cesta cizího specialisty se nepovažuje za pracovní cestu .

Náklady spojené se zahraničními pracovními cestami mají ve srovnání s tuzemskými pracovními cestami své vlastní charakteristiky. Tyto vlastnosti jsou způsobeny především tím, že zahraniční služební cesty vyžadují dodatečné náklady (registrace zahraničního pasu, víza, povinné zdravotní pojištění, konzulární poplatky). Mnoho výdajů je navíc realizováno v cizí měně, což znamená, že v účetnictví a daňovém účetnictví vznikají kurzové rozdíly. V tomto článku vám řekneme, jak správně vypočítat denní náhrady za zahraniční pracovní cesty a jak zohlednit kurzové rozdíly, pokud je záloha vystavena zaměstnanci v cizí měně (v rublech).

Předpisy o specifikách vysílání zaměstnanců na pracovní cesty

Jsou zakotvena pravidla pro vysílání zaměstnanců firem na pracovní cesty na území Ruské federace i do zahraničí Předpisy o specifikách vysílání zaměstnanců na pracovní cesty(dále - Pozice).

Zaměstnanci jsou podle tohoto dokumentu vysíláni na pracovní cesty na základě rozhodnutí zaměstnavatele na dobu určitou k plnění služebního úkolu mimo své trvalé pracoviště ( klauzule 3). Délku pracovní cesty v tomto případě stanoví zaměstnavatel s přihlédnutím k objemu, složitosti a dalším vlastnostem služebního úkolu ( klauzule 4).

V platnosti článek 11 Pravidel vyslaní pracovníci jsou kompenzováni za:

cestovní a nájemné;
další výdaje spojené s bydlením mimo vaše trvalé bydliště (denní příspěvek);
další výdaje, které pracovník vynaložil se svolením vedoucího organizace.

Při vyslání zaměstnance na pracovní cestu na území cizího státu se poskytuje další náhrada ( článek 23 Pravidel):

výdaje na získání zahraničního pasu, víza a jiných cestovních dokladů;
povinné konzulární a letištní poplatky;
poplatky za právo vjezdu nebo průjezdu motorových vozidel;
výdaje na získání povinného zdravotního pojištění;
další povinné platby a poplatky.

Všechny uvedené výdaje se zohledňují při výpočtu základu daně z příjmů na základě pp. 12, bod 1, čl. 264 Daňový řád Ruské federace.

Postup a výši náhrad výdajů spojených s pracovními cestami pro obchodní organizace stanoví kolektivní smlouva nebo místní předpisy (v souladu s ust. Umění. 168 zákoníku práce Ruské federace).

Vezměte prosím na vědomí

Skutečná délka pobytu zaměstnance v místě pracovní cesty je určena cestovními doklady předloženými tímto zaměstnancem při návratu z pracovní cesty.

Pokud zaměstnanec cestuje do místa pracovní cesty a (nebo) zpět do místa výkonu práce osobní dopravou (auto, motocykl), je skutečná délka pobytu v místě pracovní cesty uvedena v zápisu, který předkládá tohoto zaměstnance po návratu z pracovní cesty k zaměstnavateli spolu s doklady potvrzujícími použití této dopravy k cestě do místa pracovní cesty a zpět (nákladní listy, faktury, účtenky, pokladní doklady apod.) ( bod 7 Pravidel).

Vezměte prosím na vědomí, že do 01.08.2015 (od tohoto data změny provedené v Pozice) v případech vysílání zaměstnanců do členských států SNS, se kterými jsou uzavřeny mezivládní dohody, na základě kterých pohraniční orgány nečiní poznámky o překročení státní hranice do vstupních a výstupních dokladů, bylo nutné vystavit cestovní potvrzení. Od 01.08.2015 byl tento požadavek zrušen.

Dodejme: vyslání zaměstnance na pracovní cestu do zemí nesouvisejících s uvedenými státy a před tímto datem bylo provedeno na příkaz zaměstnavatele bez vystavení cestovního potvrzení.

Podle Umění. 26 Ustanovení při návratu z pracovní cesty je zaměstnanec povinen předložit zaměstnavateli do tří pracovních dnů předem hlášení o částkách vynaložených v souvislosti s pracovní cestou a doplatit hotovostní zálohu, která mu byla vydána před odjezdem na pracovní cestu. výlet za cestovní výdaje. Přílohou zálohové zprávy jsou doklady o pronájmu ubytování, skutečné cestovní náklady (včetně úhrady za služby za vystavení jízdních dokladů a zajištění lůžkovin ve vlacích) a další výdaje spojené s pracovní cestou. Do 01.08.2015 toto ustanovení upravovalo i nutnost vyhotovení protokolu o vykonané práci na pracovní cestě.

Denní náhrady při zahraničních pracovních cestách

Pravidla pro výpočet denních náhrad při zahraniční pracovní cestě jsou uvedena v odstavec 17, 18 A 20 Ustanovení.

Podle těchto norem se během cestovní doby zaměstnance vyslaného na služební cestu mimo území Ruské federace vyplácejí denní příspěvky:

při cestování přes území Ruské federace - způsobem a částkami, které jsou poskytovány pro pracovní cesty na území Ruské federace;
při cestách přes území cizího státu - způsobem a částkami stanovenými pro pracovní cesty na území cizích států.

Den překročení státní hranice Ruské federace se započítává do dnů, za které se vyplácejí denní příspěvky:

v cizí měně - když zaměstnanec cestuje z území Ruské federace;
v rublech - při cestování na území Ruské federace.

Data překročení státní hranice Ruské federace jsou určena značkami pohraničních orgánů v cestovním pasu.

Při vyslání zaměstnance na pracovní cestu na území dvou nebo více cizích států se denní diety za den přechodu státní hranice mezi státy vyplácejí v cizí měně podle norem stanovených pro stát, do kterého je zaměstnanec vyslán.

Odjel-li zaměstnanec na pracovní cestu na území cizího státu a vrátil se téhož dne, vyplácejí se denní diety v cizí měně ve výši 50 % sazby výdajů na výplatu denních diet stanovené kolektivní smlouvy nebo místních předpisů pro pracovní cesty na území cizích států.

V kolektivní smlouvě nebo jiném místním předpisu tedy můžete stanovit libovolnou výši denního příspěvku a také tuto částku rozlišit podle země, do které je zaměstnanec vyslán.

V případě nuceného zpoždění tranzitu jsou denní příspěvky za zpoždění vypláceny rozhodnutím vedoucího organizace po předložení dokumentů potvrzujících skutečnost takového zpoždění ( bod 19 Pravidel).

Příklad 1

Zástupce ředitele Kozyrev S.N. (Moskva) byl vyslán na zahraniční služební cestu. Nejprve musel navštívit Rakousko, poté Maďarsko a vrátit se do Moskvy.

Podle kolektivní smlouvy je denní příspěvek organizace stanoven na služební cesty v Rusku - 700 rublů; pro služební cesty do Rakouska a Maďarska - 120 eur a 80 eur, resp.

Dne 27. března 2015 ve 23.20 odletěl Kozyrev S.N do Rakouska a dorazil tam 28. března. Překročení hranice Ruské federace 27. března je potvrzeno značkou v zahraničním pasu.

Výše denního příspěvku vypláceného tomuto zaměstnanci bude:

za 27. března (den překročení státní hranice Ruské federace, když zaměstnanec cestuje z území Ruské federace) - 120 eur;
za 28. března (den pobytu v Rakousku) - 120 eur;
za 29. března (den příjezdu do Maďarska) - 80 eur;
za 30. března (den pobytu v Maďarsku) - 80 eur;
za 31. března (den příjezdu do Ruska) - 700 rublů.

Celková výše denního příspěvku náležejícího zaměstnanci v eurech byla 400 eur (120 + 120 + 80 + 80).

Pokud je záloha vystavena v cizí měně

Podle bod 10 Pravidel Při vyslání zaměstnance na pracovní cestu se mu poskytuje peněžní záloha na úhradu cestovních výdajů a nájemného a vícenákladů spojených s bydlením mimo místo trvalého bydliště (denní příspěvek). V tomto případě může být záloha vystavena v hotovosti, a to jak v rublech, tak v cizí měně.

V platnosti odstavec 16Ustanovení výplata a (nebo) náhrada výdajů zaměstnance v cizí měně související s pracovní cestou mimo území Ruské federace, včetně výplaty zálohy v cizí měně, jakož i vrácení nevyčerpané zálohy v cizí měně vydané zaměstnanci v souvislosti s pracovní cestou, jsou prováděny v souladu s Federální zákon č. 173-FZ .

V odstavec 1 čl. 9 Tento zákon na jedné straně uvádí obecné pravidlo o zákazu měnových transakcí mezi rezidenty a na druhé straně jsou stanoveny výjimky z tohoto pravidla. Zejména je povoleno provádět transakce v cizí měně při platbě a (nebo) náhradě výdajů fyzické osoby související s pracovní cestou mimo území Ruské federace, jakož i transakce při vrácení nevyčerpané zálohy vydané v souvislosti se služební cestou ( pp. 9 str jmenovaného článku).

Jak vyplývá z bod 2.1 Pokyny Centrální banky Ruské federace č. 2054-U, vydání právnická osoba hotovost v cizí měně se provádí ze svého bankovního devizového účtu na základě dopisu o jejím přijetí.

Při provádění transakcí v cizí měně v účetnictví se odrážejí v měně plateb a v rublech ( klauzule 4,20 PBU 3/2006 „Účtování majetku a závazků, jejichž hodnota je vyjádřena v cizí měně“). Přepočet cizí měny na pokladně organizace se provádí kurzem Centrální banky Ruské federace platným v den transakce ( body 5 - 7 PBU 3/2006).

Stává se, že příjem peněz na pokladně organizace z cizoměnového účtu a jejich výběr z pokladny jako záloha vyslanému pracovníkovi dochází v různých dnech. Zároveň se mění směnný kurz cizí měny vůči rublu. V tomto případě vznikají kurzové rozdíly. K těmto rozdílům dochází i při vrácení části nevyčerpané částky zálohy v cizí měně, pokud je kurz v den vrácení jiný než kurz v den vystavení zálohy.

V účetnictví se kurzové rozdíly promítají do ostatních výnosů ( bod 7 PBU 9/99 „Příjmy organizace“) nebo jiné výdaje ( bod 11 PBU 10/99 „Výdaje organizace“), v daňovém účetnictví - jako součást neprovozních výnosů ( článek 11 čl. 250, pp. 7 odst. 4 čl. 271 Daňový řád Ruské federace) nebo neprovozní náklady ( pp. 5 str. 1 čl. 265, pp. 6 bod 7 čl. 272 Daňový řád Ruské federace).

K jakému datu je směnný kurz cizí měny k rublu převzat za účelem přijetí nákladů v účetnictví a daňovém účetnictví?

Podle bod 3 PBU 3/2006 datem transakce v cizí měně je den, kdy má organizace právo v souladu s právními předpisy Ruské federace nebo dohodou přijmout k zaúčtování aktiva a závazky, které jsou výsledkem této transakce.

Pro výdaje organizace v cizí měně související s pracovními cestami mimo území Ruské federace bude toto datum dnem schválení předběžná zpráva(příloha k PBU 3/2006).

Výdaje vyjádřené v cizí měně se pro daňové účely přepočítávají na rubly oficiálním směnným kurzem stanoveným Centrální bankou Ruské federace v den jejich uznání ( bod 10 čl. 272 Daňový řád Ruské federace). U cestovních výdajů je to datum schválení výkazu výdajů ( pp. 5 odst. 7 čl. 272 Daňový řád Ruské federace).

Při účtování výdajů na zahraniční pracovní cesty v cizí měně do nákladů tedy nedochází k rozdílům mezi účetnictvím a daňovým účetnictvím.

Příklad 2

Dne 27. ledna 2015 byla z cizoměnového účtu vybrána částka 1 000 eur. Tentýž den byly peníze předány zaměstnanci na účet.

Zaměstnanec se vrátil z pracovní cesty 31. ledna a 2. února podal zálohové hlášení ve výši 990 eur a předal nevyčerpané valuty ve výši 10 eur.

Směnný kurz eura k rublu stanovený Centrální bankou Ruské federace byl:

27.01.2015 - 73,5633 rublů/euro;

02.02.2015 - 78,1105 rublů/euro.

Obsah operace	Debetní	Kredit	Částka, rub.
27.01.2015
Cizí měna přijatá z banky k vystavení na účet	50 palců*	52	73 563,3
Měna vydaná vyslanému zaměstnanci k vykazování (1 000 eur x 73,5633 rublů/euro)	71	50-1	73 563,3
02.02.2015
Promítá se výše cestovních nákladů (990 eur x 78,1105 rublů/euro)	26	71	77 329,4
Nevyčerpaná částka zálohy byla účetní vrácena zpět do pokladny (10 eur x 78,1105 rublů/euro)	50-1	71	781,1
Odráží kladný kurzový rozdíl z přepočtu měn (1 000 eur x (78,1105 – 73,5633) rublů/euro)	71	91-1	4 547,2

*
K účtu 50 „Pokladna“ je zřízen podúčet „Pokladna v cizí měně“. V tomto případě se analýza provádí pro každou použitou měnu.

Daňové účetnictví organizace bude odrážet:

ostatní výdaje spojené s výrobou a prodejem - 77 329,4 rublů;
neprovozní příjem - 4 547,2 rublů.

Pokud je záloha vydána v rublech

V situacích, kdy organizace nemá účet v cizí měně, může zaměstnanci jedoucímu na služební cestu vystavit zálohu v rublech. Zaměstnanec samostatně nakupuje oběživo od příslušné bankovní divize (směnárny), jejíž pokladna je povinna vydat této osobě doklad potvrzující transakci v hotovosti v cizí měně a šeky.

V tomto případě by všechny operace směny měn prováděné prostřednictvím směnáren (odpovídajících divizí bank) měly být považovány pouze za transakce fyzických osob. Při nákupu peněžní měny (tato skutečnost musí být zdokumentována) vyslaný zaměstnanec utratí konkrétní množství rublů na nákup konkrétního množství měny jménem jednotlivce. Poté na území cizího státu utratí určitou částku měny na bydlení, telefonní hovory a další výdaje v zájmu organizace, což bude potvrzeno primárními doklady o výdajích.

V této souvislosti se nabízí otázka, v jaké výši by se měly výdaje zaměstnance vynaložené na zahraniční pracovní cestu promítnout do účetnictví a daňové evidence:

dnem schválení předběžné zprávy;
dnem zaplacení zúčtovatelných částek;
v den, kdy zaměstnanec vyměnil přijaté rubly za cizí měnu?

Regulační orgány poskytly k této záležitosti vysvětlení (viz. Dopis Ministerstva financí Ruska ze dne 31. března 2011 č. 03‑03‑06/1/193 A Federální daňová služba Ruska ze dne 21. března 2011 č. KE-4-3/4408).

Jejich podstata se scvrkává na následující: výdaje organizace by měly být určeny na základě množství měny vynaložené zaměstnancem podle primárních dokumentů ve směnném kurzu, který je určen potvrzením o nákupu cizí měny uvedenou osobou. Zároveň kvůli pp. 5 odst. 7 čl. 272 Daňový řád Ruské federace Datum cestovního výlohy je datum schválení zálohové zprávy.

Organizace tak podle úředníků zaměstnanci odškodní výši jeho aktuální výdaje, to znamená částku v kurzu uvedeném v dokladech potvrzujících nákup měny, s přihlédnutím k prodeji nevyčerpaného zůstatku v měně (domníváme se, že pro účely účetnictví Tato částka by se měla promítnout do výdajů). A pro účely výpočtu daně z příjmu bude přepočet měny na rubly proveden kurzem platným ke dni schválení zálohové zprávy.

Příklad 3

Organizace vyslala svého zaměstnance na zahraniční pracovní cestu od 27. ledna do 31. ledna 2015.

Ve stejný den nakoupil ve směnárně 1 000 eur v kurzu 75 rublů/euro.

Na služební cestě zaměstnanec utratil 990 eur, což potvrzují příslušné dokumenty.

Po návratu ze služební cesty směnil ve směnárně zůstatek zálohy ve výši 10 eur v kurzu 80 rublů/euro.

Nákup a prodej cizí měny je potvrzen bankovním certifikátem.

Dne 2. února zaměstnanec předložil zálohovou zprávu ve výši 990 eur (která byla schválena ve stejný den) a vrátila zůstatek v rublech do pokladny.

Směnný kurz Centrální banky Ruské federace k 2.2.2015 odpovídá 78,1105 rublů/euro.

Vyslaný zaměstnanec utratil 75 000 rublů na nákup cizí měny. (1 000 eur x 75 rublů/euro), obdržené z prodeje zůstatku zálohové platby 800 rublů. (10 eur x 80 rublů/euro).

Celkem zaměstnanec skutečně utratil 74 200 rublů v rublech. (75 000 - 800). V účetnictví by se tato částka měla projevit jako výdaje.

Zaměstnanec by měl vrátit 1 800 rublů do pokladny organizace. (76 000 - 74 200).

Pro účely výpočtu daně z příjmu budou cestovní výdaje vypočteny směnným kurzem platným v den schválení zálohové zprávy a budou činit 77 329,4 RUB. (990 eur x 78,1105 rublů/euro).

Konstantní rozdíl se rovná 3 129,4 RUB. (77 329,4 - 74 200). Stálá daňová aktiva (PTA) bude 625,88 rublů. (3 129,4 RUB x 20 %).

V účetnictví organizace budou provedeny následující zápisy:

Obsah operace	Debetní	Kredit	Částka, rub.
27.01.2015
	71	50	76 000
02.02.2015
	26	71	74 200
Nevyčerpaná částka zálohy byla účetní vrácena zpět do pokladny	50	71	1 800
PNA odráží	68	99	625,88

Ve výše uvedených dopisech Ministerstva financí ( № 03‑03‑06/1/193 ) a Federální daňová služba ( № KE-4-3/4408) dochází také k situaci, kdy vyslaný zaměstnanec nemůže potvrdit směnný kurz rublu na cizí měnu z důvodu chybějícího primárního dokladu pro směnu. Výše výdajů zaměstnance souvisejících s pracovní cestou podléhajících náhradě zaměstnavatelem bude v tomto případě stanovena částkou v cizí měně podle prvotních dokladů o výdajích. Pak podle pp. 5 odst. 7 čl. 272 Daňový řád Ruské federace výši výdajů v rublech uznaných jako snížení základu daně pro daň z příjmu stanoví organizace přepočtem částky v cizí měně ke dni uznání výdajů, to znamená schválení zálohové zprávy.

Domníváme se, že Ministerstvo financí mělo na mysli, že výše náhrady zaměstnanci bude přepočtena oficiálním směnným kurzem Centrální banky Ruské federace ke dni schválení zprávy. To znamená, že mezi účetním a daňovým účetnictvím nebudou žádné rozdíly.

Příklad 4

Využijme podmínky příkladu 3. Zároveň počítejte s tím, že zaměstnanec nedoložil potvrzení o nákupu oběživa a prodeji zůstatku zálohy.

V účetnictví organizace budou provedeny následující zápisy:

Obsah operace	Debetní	Kredit	Částka, rub.
27.01.2015
Vyslanému zaměstnanci byla vydána záloha v rublech	71	50	76 000
02.02.2015
Cestovní náklady se promítají podle zálohové zprávy	26	71	77 329,4
Konečné vypořádání bylo provedeno s odpovědnou osobou (77 329,4 - 76 000) rub.	71	50	1 329,4

Jak je vidět z výše uvedeného příkladu, oficiální směnný kurz Centrální banky Ruské federace k datu schválení předběžné zprávy je vyšší než kurz, za který byla měna ve směnárně nakoupena. Zaměstnanec, který nepředložil bankovní potvrzení potvrzující nákup (prodej) měny, tedy dostane náhradu ve větší částce, než kterou skutečně utratil. To znamená, že v situaci neustálého růstu směnných kurzů (který byl v zemi pozorován v posledních několika měsících) je pro zaměstnance výhodnější „ztratit“ doklady potvrzující kurz nákupu měny a také odložit odevzdání hlásit předem co nejdéle.

Organizace by proto měly být v takové situaci obezřetné a nezapomínat na jeden ze základních principů uznávání výdajů pro daňové účely, stanovený v Umění. 252 Daňový řád Ruské federace: Doloženými výdaji se rozumí výdaje potvrzené doklady vyhotovenými v souladu s právními předpisy Ruské federace. V této souvislosti připomínáme, že podle Umění. 26 Ustanovení při návratu z pracovní cesty je zaměstnanec povinen předložit zaměstnavateli zálohové hlášení o částkách vynaložených v souvislosti s pracovní cestou do tří pracovních dnů .

Schváleno nařízením vlády Ruské federace ze dne 13. října 2008 č. 749.

Úpravy byly zavedeny nařízením vlády Ruské federace č. 1595 ze dne 29. prosince 2014. Více informací naleznete v článku „Výdaje na služební cestu musí být odůvodněné a doložené“, č. 2, 2015.

Federální zákon ze dne 10. prosince 2003 č. 173-FZ „O měnové regulaci a kontrole měny“.

Směrnice Centrální banky Ruské federace ze dne 14. srpna 2008 č. 2054-U „O postupu při provádění hotovostních transakcí s hotovostní cizí měnou v autorizovaných bankách na území Ruské federace“.

Schváleno nařízením Ministerstva financí Ruska ze dne 27. listopadu 2006 č. 154n.

Schváleno výnosem Ministerstva financí Ruska ze dne 05.06.1999 č. 32n.

Schváleno výnosem Ministerstva financí Ruska ze dne 6. května 1999 č. 33n.

V takových případech skutečnost nákupu cizí měny jednotlivec se nepromítá do účetnictví organizace, protože převod měny ve směnárně se provádí jménem jednotlivce.