นักเก็บเอกสารทำอะไร? ใครคือนักเก็บเอกสารและเขาทำอะไร? ความรับผิดชอบของผู้จัดเก็บเอกสาร

เยาวชนบาไฮหลายคน เมื่อเลือกอาชีพ มองหาอาชีพที่จะผสมผสานความปรารถนาของพวกเขาที่จะทิ้งร่องรอยไว้ในประวัติศาสตร์และรักษาประวัติศาสตร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งประวัติศาสตร์ของบาไฮ และมอบโอกาสพิเศษในการรับใช้ผู้ศรัทธา ท่านโชกิ เอฟเฟนดิมักแนะนำคนหนุ่มสาวให้ศึกษาและตระหนักถึงบทบาทสำคัญของประวัติศาสตร์ เขาบันทึกไว้ในจดหมายถึงผู้เชื่อแต่ละคนว่าศรัทธาบาไฮสามารถให้แสงสว่างใหม่แก่การศึกษาประวัติศาสตร์ และการศึกษาดังกล่าวทำให้ความเข้าใจในศรัทธาบาไฮดีขึ้น (ดู Bahá'í Youth: A Compilation, p. 15 ). งานเขียนของท่านโชกิ เอฟเฟนดิ เน้นความเข้าใจเหตุการณ์ในยุคบาไฮอย่างต่อเนื่องในบริบททางประวัติศาสตร์ นอกจากนี้ เขายังมอบงานประวัติศาสตร์สำคัญสองชิ้นแก่โลกบาไฮ - งานแปลคำบรรยาย "ผู้ประกาศแห่งรุ่งอรุณ" ของนาบิล และผลงานแปลของเขาเอง - พระเจ้าผ่านไป.

อย่างไรก็ตาม วิทยาศาสตร์เชิงประวัติศาสตร์นั้นขึ้นอยู่กับการทำงานของผู้คนที่พยายามรักษาเอกสารทางประวัติศาสตร์ไว้เป็นหลัก คนเหล่านี้เป็นนักเก็บเอกสารมืออาชีพ การทำงานกับหอจดหมายเหตุเป็นสาขาการศึกษาจะช่วยให้ชาวบาไฮมีการติดต่ออย่างใกล้ชิดกับประวัติศาสตร์ และทำให้พวกเขามีความรู้และทักษะที่เป็นที่ต้องการเพิ่มขึ้นทั่วโลก ทั้งภายในและภายนอกชุมชนบาไฮ ส่วนต่อไปนี้ให้คำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเก็บถาวรในฐานะอาชีพ

นักเก็บเอกสารทำอะไร?

นักเก็บเอกสารคือบุคคลที่มีอาชีพเกี่ยวข้องกับการได้มา การเก็บรักษา และการจัดหาสำหรับการวิจัยวัสดุทางประวัติศาสตร์เบื้องต้นที่เป็นต้นฉบับ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นเอกสารของสถาบันและองค์กรรวมถึงเอกสารส่วนบุคคล บุคคล. เอกสารและกระดาษเหล่านี้เป็นหลักฐานที่สำคัญเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในอดีตและ ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกิดอะไรขึ้นและทำไม ที่เก็บถาวรคือชุดของเอกสารที่คัดสรรมาอย่างดีสำหรับพวกเขา คุณค่าทางประวัติศาสตร์. เอกสารเหล่านี้โดยทั่วไปจะไม่เผยแพร่และรวมถึงเอกสารการทำงานจากสถาบันและองค์กรต่างๆ จดหมายโต้ตอบส่วนตัว ต้นฉบับ บันทึกย่อและคลิป; ภาพถ่าย แผนที่ ภาพยนตร์ บันทึก สิ่งพิมพ์ทางประวัติศาสตร์ และข้อมูลดิจิทัล

นักเก็บเอกสารค้นหาว่ามีเอกสารและเอกสารทางประวัติศาสตร์ใดบ้างและตั้งอยู่ที่ใด นอกจากนี้ยังกำหนดว่าเอกสารเหล่านี้ควรค่าแก่การเก็บรักษาหรือไม่ ในการทำเช่นนี้ ผู้เก็บเอกสารต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับภูมิหลังทางประวัติศาสตร์ของเอกสารเหล่านี้ สถานการณ์ที่เอกสารเหล่านี้ถูกสร้างขึ้น และความเกี่ยวข้องกับแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่มีอยู่อย่างไร ความเข้าใจนี้ทำให้เขาสามารถกำหนดได้ว่าเอกสารเหล่านี้จะมีประโยชน์ต่อนักวิจัยเพียงใด และด้วยเหตุนี้จึงตัดสินใจว่าเอกสารเหล่านี้มีความสำคัญเพียงพอที่จะเก็บรักษาไว้หรือไม่ หากวัสดุเสียหาย เขาต้องใช้มาตรการเพื่อฟื้นฟูและปกป้องวัสดุเหล่านั้นเพื่อความปลอดภัยทางกายภาพ ผู้เก็บเอกสารต้องจัดระเบียบและอธิบายเอกสารเพื่อช่วยนักวิจัยในการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้อง อีกทั้งต้องเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับกองทุนให้นักวิจัยทราบว่ากองทุนนี้มีมูลค่าเท่าใดและนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างไร ผู้เก็บเอกสารมักทำงานอย่างใกล้ชิดกับนักวิจัยเพื่อให้ผู้วิจัยสามารถเข้าถึงเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดได้อย่างเต็มที่

การให้บริการผู้อื่นในการแสวงหาข้อมูลและความรู้เป็นภารกิจหลักของวิชาชีพผู้จัดเก็บเอกสาร ความพึงพอใจในงานดังกล่าวมาจากการตระหนักถึงความช่วยเหลือที่นักเก็บเอกสารมอบให้กับผู้คนที่หลากหลาย รวมถึงนักประวัติศาสตร์ นักสังคมวิทยา นักเรียน นักศึกษา ผู้บริหาร นักข่าว และนักลำดับวงศ์ตระกูล งานนี้ยังช่วยให้ผู้เก็บเอกสารได้เพิ่มพูนความรู้เกี่ยวกับประวัติศาสตร์ นักเก็บเอกสารหลายคนใช้ทรัพยากรประวัติศาสตร์ที่มีให้เผยแพร่ บทความวิทยาศาสตร์และหนังสือ

นักเก็บเอกสารทำงานที่ไหน

นักเก็บเอกสารสามารถหางานในหอจดหมายเหตุและคอลเลกชันของคอลเล็กชันต้นฉบับของวิทยาลัยและมหาวิทยาลัย เช่นเดียวกับห้องสมุดการวิจัย ในสถาบันจดหมายเหตุของรัฐในระดับรัฐบาลกลาง ระดับภูมิภาค และระดับท้องถิ่น ในเอกสารสำคัญขององค์กรขนาดใหญ่และองค์กรแรงงาน และองค์กรเอกชน เช่น สถาบันศาสนา องค์กรชาติพันธุ์ และสมาคมวิชาชีพ พวกเขามักจะเป็นส่วนหนึ่งของชุมชนมืออาชีพของห้องสมุด สมาคมประวัติศาสตร์ พิพิธภัณฑ์ และศูนย์เอกสาร เนื่องจากสถาบันจดหมายเหตุมีขนาด โครงสร้าง และประเภทของการถือครองแตกต่างกัน ผู้จัดเก็บอาจทำงานในแผนกขนาดใหญ่ร่วมกับผู้จัดเก็บเอกสารอื่นๆ และบุคคลที่เกี่ยวข้องในแง่มุมต่างๆ ของการวิจัยทางประวัติศาสตร์ หรืออาจเป็นผู้รับผิดชอบแต่เพียงผู้เดียวในการอนุรักษ์ประวัติศาสตร์ขององค์กร บริษัทหรือสถาบันต่างๆ

นักเก็บเอกสารควรมีคุณสมบัติส่วนบุคคลอะไรบ้าง?

ผู้เก็บเอกสารต้องรวมความปรารถนาที่จะรับใช้ผู้อื่นด้วยพรสวรรค์ขององค์กรและความสามารถในการแสดงความคิดอย่างถูกต้องทั้งด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษร เขาต้องมีความสนใจอย่างจริงจังในประวัติศาสตร์และความสามารถของนักสืบในการเปิดเผยข้อเท็จจริงที่ดูเหมือนจะถูกซ่อนไว้อย่างดี

นักเรียนจะเริ่มต้นการเตรียมตัวสำหรับอาชีพในการเก็บถาวรได้อย่างไร

นักศึกษามหาวิทยาลัยหรือเพียงแค่วางแผนที่จะเข้ามหาวิทยาลัยโดยตั้งใจที่จะทำงานในอนาคตในเอกสารสำคัญ ควรคิดอย่างจริงจังเกี่ยวกับการเรียนพิเศษที่เกี่ยวข้องกับประวัติศาสตร์หรือสังคมศาสตร์อย่างใดอย่างหนึ่ง ไม่ว่านักเรียนจะเลือกเรียนประวัติศาสตร์อเมริกา ยุโรป แอฟริกาหรือเอเชีย หรือศิลปะ ดนตรี เศรษฐกิจ ประวัติศาสตร์สังคมหรือการเมือง จะขึ้นอยู่กับความสนใจและความเชี่ยวชาญของงานจดหมายเหตุที่เขาต้องการจะทำงาน การศึกษาประวัติศาสตร์จะช่วยให้นักเรียนมีพื้นฐานที่จำเป็นเพราะ การฝึกอบรมและประสบการณ์ในการวิจัยทางประวัติศาสตร์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการศึกษาต่อเนื่องในสาขาวิทยาศาสตร์จดหมายเหตุ

ผู้เก็บเอกสารต้องการการฝึกอบรมอะไรบ้าง?

การฝึกอบรมวิชาชีพสำหรับการทำงานในเอกสารสำคัญมักเกิดขึ้นในระดับบัณฑิตศึกษา ในอดีต นักเก็บเอกสารส่วนใหญ่เรียนรู้จากงาน แต่ยิ่งได้รับความรู้จากมหาวิทยาลัยมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งดีสำหรับนักเก็บเอกสารที่ต้องการ น้อยมาก สถานศึกษาเสนอหลักสูตรปริญญาอย่างเป็นทางการในการจัดการจดหมายเหตุ อย่างไรก็ตาม จำนวนของสถาบันที่เสนอการฝึกอบรมจดหมายเหตุนั้นเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ การฝึกอบรมนี้มักจะเป็นส่วนหนึ่งของหลักสูตรปริญญาโทสาขาบรรณารักษศาสตร์หรือประวัติศาสตร์ ระดับของการฝึกอบรมมีตั้งแต่หลักสูตรภาพรวมเดียวไปจนถึงหลักสูตรต่อเนื่อง รวมถึงการฝึกงานและการวิจัยในสาขานั้น แม้ว่าในปัจจุบันจะยังไม่มีมาตรฐานที่ยอมรับกันทั่วไปสำหรับคุณสมบัติขั้นต่ำและการเตรียมตัวสำหรับงานจดหมายเหตุ แต่นักเรียนที่ต้องการเป็นนักจัดเก็บเอกสารสามารถเตรียมตัวให้พร้อมที่สุดโดยเลือกการศึกษาเพิ่มเติมที่จะให้โอกาสสูงสุดในการศึกษาทั้งทฤษฎีและการปฏิบัติในการเก็บถาวร การศึกษาในกรอบของหลักสูตรปริญญาโทในสาขาประวัติศาสตร์หรือบรรณารักษศาสตร์ขึ้นอยู่กับความสนใจของนักเรียนเป็นหลัก นักเรียนบางคนตัดสินใจเลือกเรียนทั้งสองโปรแกรม และมีมหาวิทยาลัยหลายแห่งที่อนุญาตให้นักเรียนรวมการเรียนด้วยวิธีนี้ นักศึกษาเต็มเวลาสามารถสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาโทด้านบรรณารักษศาสตร์ได้ภายใน 12 เดือนจากมหาวิทยาลัยส่วนใหญ่ในสหรัฐอเมริกา และปริญญาโทด้านประวัติศาสตร์ภายใน 12-18 เดือน ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของแต่ละสถาบัน

นักเรียนบางคนรวมการฝึกอบรมทางวิชาการเข้ากับงานจดหมายเหตุ บางสถาบันจ้างนักศึกษาเป็นรายบุคคล ในขณะที่บางสถาบันจ้างงานนักศึกษาพิเศษ ขึ้นอยู่กับจำนวนชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่นักเรียนทำงาน งานดังกล่าวอาจเพิ่มเวลาที่ต้องใช้ในการสำเร็จการศึกษาระดับปริญญา แต่ประสบการณ์ที่งานมอบให้อาจเป็นส่วนล้ำค่าในการเตรียมนักเรียนสำหรับงานจดหมายเหตุ

มีโอกาสอื่นใดอีกบ้างที่จะมีส่วนร่วมในการทำงานกับเอกสารสำคัญ

นอกจาก หลักสูตรการฝึกอบรมในการจัดการจดหมายเหตุซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของหลักสูตรปริญญาทางวิชาการอย่างเป็นทางการ สถาบันและมหาวิทยาลัยด้านจดหมายเหตุบางแห่งยังมีการสัมมนาและหลักสูตรแบบสแตนด์อโลนในการจัดการเอกสารสำคัญอีกด้วย โปรแกรมเหล่านี้มีระยะเวลาตั้งแต่หนึ่งถึงหกสัปดาห์ มอบประสบการณ์จริงตลอดจนความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับหลักการพื้นฐานของการเก็บถาวร บ่อยครั้งที่ลงทะเบียนเฉพาะผู้ที่ทำงานในหอจดหมายเหตุและห้องสมุดเท่านั้น

ฉันสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ไหน?

รายการโอกาสทางการศึกษาในสาขาจดหมายเหตุได้รับการรวบรวมโดย Society of American Archivists สามารถดูได้บนเว็บไซต์ของสมาคม www.archivists.com
ผู้ที่สนใจควรติดต่อสถาบันที่ระบุไว้เพื่อขอข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับโปรแกรมของพวกเขา เนื่องจากรายการใหม่ปรากฏขึ้นทุกปี Society จึงแก้ไขรายการอยู่บ่อยครั้ง

ข้อมูลเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการได้รับการศึกษาในมหาวิทยาลัยต่างประเทศสามารถดูได้จากเว็บไซต์ของสมาคมจดหมายเหตุแห่งชาติ แหล่งข้อมูลที่ดีคือเว็บไซต์ของ International Council of Archives www.ica.org มหาวิทยาลัยในสหราชอาณาจักรที่มีการฝึกอบรมเกี่ยวกับหอจดหมายเหตุ โปรดดู: www.archives/org.uk/training/

บทสรุป

ชาวบาไฮที่เลือกอาชีพนักเก็บเอกสารจะพบว่าสายงานนี้เปิดโอกาสให้พวกเขาได้รับใช้ผู้อื่นในขณะที่มีส่วนร่วมโดยตรงในการอนุรักษ์ประวัติศาสตร์ ทั้งในอดีตและปัจจุบัน พวกเขาจะสามารถนำเสนอความสามารถของตนแก่ชุมชน Baha'i ช่วยรักษาประวัติศาสตร์ Baha'i ในระดับท้องถิ่น ระดับภูมิภาค ระดับชาติ และระดับนานาชาติ

ผู้จัดเก็บเอกสารคือผู้ดูแลหรือพนักงานของเอกสารสำคัญ งานหลักซึ่งมุ่งเป้าไปที่อาชีพของนักเก็บเอกสาร (นักเก็บเอกสาร) คือองค์กรที่ถูกต้องของงานเก็บถาวรและเวิร์กโฟลว์ในนั้น

สถานที่ทำงาน

นักเก็บเอกสารเป็นที่ต้องการในทุกที่ที่มีการไหลเวียนของเอกสารจำนวนมาก: ในบริษัทประกันภัยและการเงิน ธนาคาร รัฐวิสาหกิจ

ประวัติของอาชีพ

เพื่อให้เข้าใจได้ดีขึ้นว่าใครคือผู้เก็บเอกสารและสิ่งที่เขาทำ เรามาเปิดประวัติศาสตร์กัน ในปี 1720 ปีเตอร์ฉันลงนามใน "กฎทั่วไปหรือกฎบัตร" ซึ่งกำหนดรากฐานขององค์กรรัฐประศาสนศาสตร์ในประเทศและกำหนดให้แนะนำในทุก หน่วยงานของรัฐเอกสารสำคัญทางการ ในขณะเดียวกันก็มีการแนะนำตำแหน่งใหม่ของ "นักคณิตศาสตร์ประกันภัย" - ผู้พิพากษาตุลาการซึ่งไม่เพียง แต่เข้าสู่การกระทำที่ยื่นต่อศาลในทะเบียนเท่านั้น แต่ยังเขียนถึงพวกเขาด้วย

เมื่อเวลาผ่านไป หน้าที่ของนักคณิตศาสตร์ประกันภัยอยู่นอกเหนือขอบเขตของกระบวนการทางกฎหมาย และตำแหน่งนี้เรียกว่าคำว่า "นักเก็บเอกสาร" ในกระบวนการของการก่อตัวของวิทยาศาสตร์จดหมายเหตุในฐานะระเบียบวินัยทางวิทยาศาสตร์ที่แยกจากกัน คำศัพท์เหล่านี้ซึ่งมีความหมายเหมือนกันในตอนต้นของศตวรรษที่ 20 ค่อยๆ ถูกแทนที่ด้วยชื่อที่ทันสมัยกว่า - ผู้เก็บเอกสาร

ความรับผิดชอบของผู้จัดเก็บเอกสาร

หน้าที่ความรับผิดชอบหลักของผู้จัดเก็บเอกสาร (ผู้จัดเก็บเอกสาร):

• การจัดระเบียบเอกสารสำคัญในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และ / หรือกระดาษ
• รับและจัดเก็บเอกสารขาเข้า
• การออกเอกสารจดหมายเหตุหรือสำเนาเพื่อใช้ชั่วคราว
• การจัดทำรายงานการไหลของเอกสารในคลัง

บางครั้งหน้าที่ของผู้เก็บเอกสารรวมถึง:

• จัดส่ง เอกสารจดหมายเหตุในองค์กรที่ได้รับคำขอ
• การควบคุมกฎ ความปลอดภัยจากอัคคีภัยในไฟล์เก็บถาวร

ข้อกำหนดสำหรับผู้จัดเก็บเอกสาร

ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับผู้จัดเก็บเอกสาร (ผู้จัดเก็บเอกสาร):

• ความรู้เกี่ยวกับระเบียบ ข้อบังคับ คำแนะนำในการจัดเก็บ
• ทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ในระดับมืออาชีพ (Word, Excel, Internet, e-mail, ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์)
• ความรู้เกี่ยวกับอุปกรณ์สำนักงาน
• ความสามารถในการทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก
• อุดมศึกษา.
• ภาษาพูดและภาษาเขียนที่ถูกต้อง

ตัวอย่างประวัติย่อสำหรับผู้เก็บเอกสาร

จะเป็นนักเก็บเอกสารได้อย่างไร

บุคคลที่มีการศึกษาสูงกว่า (อาจไม่สมบูรณ์) ในสาขา "เอกสารวิทยา" หรือ "ธุรกิจจดหมายเหตุ" พิเศษสามารถเป็นผู้จัดเก็บเอกสารได้ บางครั้งสามารถรับทักษะที่จำเป็นได้ในหลักสูตรระยะสั้น (บางทีอาจมีให้ฟรีจากการแลกเปลี่ยนแรงงาน)

เงินเดือนผู้เก็บเอกสาร

เงินเดือนของผู้จัดเก็บเอกสารแตกต่างกันไปตั้งแต่ 20 ถึง 70,000 รูเบิลต่อเดือน ภูมิภาค ขอบเขตของหน้าที่ และความแตกต่างอื่น ๆ ส่งผลต่อค่าจ้าง เงินเดือนเฉลี่ยของผู้จัดเก็บเอกสาร (ผู้จัดเก็บเอกสาร) คือ 45,000 รูเบิลต่อเดือน

อบรมที่ไหน

นอกเหนือจากการศึกษาระดับอุดมศึกษาแล้ว ยังมีการศึกษาระยะสั้นจำนวนมากเกี่ยวกับตลาดซึ่งกินเวลายาวนานตั้งแต่หนึ่งสัปดาห์ถึงหนึ่งปี

Interregional Academy of Construction และ คอมเพล็กซ์อุตสาหกรรมและหลักสูตรทิศทางของเธอ ""

สถาบันการอาชีวศึกษา "IPO" ขอเชิญคุณเรียนหลักสูตรทางไกลในทิศทาง "" (มีตัวเลือก 256, 512 และ 1024 ชั่วโมงการศึกษา) พร้อมประกาศนียบัตรหรือใบรับรองที่ออกโดยรัฐ เราได้ฝึกอบรมผู้สำเร็จการศึกษามากกว่า 8,000 คนจากเกือบ 200 เมือง เรียนนอกสถานที่ได้ ผ่อนสบายๆ ไร้ดอกเบี้ย

เมื่อฉันได้ยินคำว่า "จดหมายเหตุหนู" แน่นอนเธอหัวเราะ และทั้งหมดเป็นเพราะฉันไม่เคยเจอเอกสารสำคัญและคนที่ทำงานในนั้น จินตนาการที่ไม่สามารถควบคุมได้วาดภาพให้ฉันอย่างรวดเร็ว - หนูสวมหมวกกำลังอ่านหนังสือ ยอมรับว่าตลก?!

ไม่กี่ปีต่อมา เพื่อนของฉันคนหนึ่งซึ่งกำลังจะเกษียณต้องการเอกสารยืนยันความอาวุโสของเธอ ดูเหมือนว่าอะไรจะง่ายกว่านี้: หนังสือทำงานในมือและในนั้น - บันทึก ฉันไล่ดูที่อยู่ต่างๆ และนี่คือข้อมูลอ้างอิง! ไม่นะ! ในช่วงทศวรรษที่ 90 เธอทำงานใน บริษัท ต่างประเทศซึ่งปรากฏเป็นจำนวนมากในเมืองของเราเช่นเดียวกับเห็ดหลังฝนตก ในช่วงทศวรรษที่ 2000 พวกเขาหายตัวไปอย่างรวดเร็วและปรากฏว่าไร้ร่องรอย

นั่นคือเวลาที่จำเป็นต้องใช้เอกสารสำคัญ ฉันจะบอกว่าคนงานทุกคนที่นั่นเป็นคนดีและเป็นมืออาชีพ แต่อนิจจา ฉันทำไม่ได้ นั่นจะเป็นการโกหกที่ชั่วช้า แต่สิ่งหนึ่งที่แน่นอนคืองานของพวกเขาจำเป็นมาก และไม่เพียง แต่สำหรับผู้ที่รวบรวมใบรับรองเงินบำนาญ ทุกองค์กรมีไฟล์เก็บถาวร โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับรัฐบาลและองค์กรทางการเงินทั้งหมด

และคุณคิดอย่างไรที่ยืนอยู่ที่ต้นกำเนิดของการเก็บถาวรในรัสเซีย ใช่แล้ว ปีเตอร์มหาราช! ย้อนกลับไปในปี 1720 เขาได้ออกพระราชกฤษฎีกาที่กำหนดระบบองค์กรของสถาบันของรัฐทุกแห่งในจักรวรรดิ เขาเรียกมันว่า "ระเบียบทั่วไป" ส่วนใหญ่มักจะเรียกง่ายๆ ว่า "พระราชกฤษฎีกา" เหนือสิ่งอื่นใด มันถูกสั่งให้เก็บเอกสารไว้ในโครงสร้างอำนาจทั้งหมด

พนักงานเก็บเอกสารเรียกว่านักคณิตศาสตร์ประกันภัย เนื่องจากตำแหน่งนี้มักถูกกำหนดให้กับอาลักษณ์ฝ่ายตุลาการซึ่งเขียนการกระทำแล้วป้อนลงในทะเบียนการพิจารณาคดี ที่นี่ราก "การกระทำ" กลายเป็นหลักในองค์ประกอบของคำนี้ จากนั้นปรากฎว่าไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารสำคัญเฉพาะในศาลเท่านั้น ไม่จำเป็นต้องเขียนเอกสาร จากนั้นผู้เก็บเอกสารก็เริ่มถูกเรียกว่าผู้เก็บเอกสาร ทุกคนโดยไม่มีข้อยกเว้น

ฉันต้องพูดอย่างตรงไปตรงมาว่างานของพนักงานจดหมายเหตุนั้นน่าเบื่อเมื่อมองแวบแรกและแม้แต่วินาทีที่สอง เมื่อได้รับเอกสารแล้วพนักงานจะต้องป้อนลงในทะเบียนนั่นคือลงทะเบียน วันนี้ไม่เพียงทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น แต่ยังทำในรูปแบบกระดาษด้วย จากนั้นเอกสารจะถูกส่งไปยังตำแหน่งที่ต้องการบนชั้นวางของชั้นวางและรออยู่ที่ปีก

พนักงานเก็บถาวรไม่เพียง แต่ยอมรับเอกสารสำหรับการจัดเก็บเท่านั้น แต่ยังออกเอกสารเหล่านั้นด้วย แน่นอนชั่วขณะและสำหรับการทำงานเท่านั้น บางครั้งไม่ได้ออกเอกสารเอง แต่เป็นเพียงสำเนาเท่านั้น และจะทำก็ต่อเมื่อไม่มีตราประทับ "ความลับ" ในกรณีนี้ คุณควรตรวจสอบความพร้อมของสิทธิ์ในการทำงานกับเอกสารลับ กิจกรรมการจัดการเอกสารทั้งหมดต้องรับผิดชอบอย่างเคร่งครัด มีการเก็บสมุดรายวันพิเศษซึ่งมีการบันทึก "การเคลื่อนไหว" ของเอกสาร

งานดังกล่าวต้องใช้อักขระบางประเภท คนเจ้าอารมณ์ไม่สามารถนั่งในเอกสารสำคัญได้ ให้สิ่งที่สร้างสรรค์แก่เขา นอกจากนี้ยังมีเอกสารกำกับดูแลจำนวนมากที่คุณต้องรู้ด้วยใจจริง เพิ่มให้กับพวกเขา ระเบียบคำแนะนำและข้อกำหนดต่างๆ แน่นอนว่าเราไม่สามารถทำได้หากไม่มีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงาน

มันได้อะไร? ซึ่งหมายความว่าคนที่จริงจังมากทำงานในที่เก็บถาวรซึ่งเป็นผู้จัดทำ งานสำคัญ. และพวกเขาเรียกว่า "นักเก็บเอกสาร" หรือ "นักเก็บเอกสาร" คำสุดท้ายปรากฏในพจนานุกรมเมื่อต้นศตวรรษที่ 20 และพวกเขาบอกว่ามันทำขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกในการออกเสียง นั่นคือคำว่า "ผู้เก็บเอกสาร" ฟังดูผิดยุคสมัยเกินไป ดังนั้นจึงได้รับการปรับปรุงให้ทันสมัย

แต่ฉันจะบอกความลับให้คุณฟังว่าคนงานเรียกหัวหน้าหน่วยเก็บเอกสารว่าผู้เก็บเอกสารและพนักงานคนอื่น ๆ ทั้งหมดเรียกว่าผู้เก็บเอกสาร และถ้าคุณเปิดพจนานุกรมก็ไม่มีความแตกต่างกันในความหมายทางศัพท์ของคำเหล่านี้

นักจัดเก็บเอกสาร (หรือที่เรียกว่านักจัดเก็บเอกสาร, นักคณิตศาสตร์ประกันภัย) เป็นพนักงานจัดเก็บเอกสาร, ผู้ดูแลทรัพย์สิน งานหลักของผู้จัดเก็บเอกสารคือการจัดระเบียบงานของเอกสารเก็บถาวรและจัดการโฟลว์เอกสารอย่างเหมาะสม ตามลักษณะของงานผู้จัดเก็บเอกสารอยู่ในหมวดหมู่ของนักแสดงตามหัวข้อของงาน - ไปยังหมวดหมู่ "ระบบคน - เซ็น"

ประวัติของอาชีพ

อาชีพของ "นักเก็บเอกสาร" ได้รับการแนะนำในรัสเซียโดยซาร์ปีเตอร์ที่ 1 และประดิษฐานอยู่ใน "กฎทั่วไป" ของปี 1720 ระเบียบดังกล่าวได้จัดตั้งหอจดหมายเหตุในหน่วยงานของรัฐและแนะนำตำแหน่งของข้าราชการพลเรือน ซึ่งควรจะ "รวบรวมจดหมายอย่างขยันขันแข็ง แก้ไขทะเบียน และทำเครื่องหมายใหม่ ... " ตั้งแต่ปี 2545 วันหยุดมืออาชีพนักเก็บเอกสารเฉลิมฉลองในวันที่ 10 มีนาคม

ความรับผิดชอบต่อหน้าที่

ผู้เก็บเอกสารมีหน้าที่รับผิดชอบในการรับ ลงทะเบียน จัดเก็บ ตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร ออกเอกสารตามคำร้องขอของนิติบุคคลและบุคคล และทำลายเอกสารเหล่านั้นหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาการจัดเก็บ บางครั้งนักเก็บเอกสารจะส่งเอกสารจดหมายเหตุเมื่อมีการร้องขอ นิติบุคคลและหน่วยงานของรัฐ

สภาพการทำงาน

นักเก็บเอกสารทำงานในห้องเก็บเอกสาร ในพื้นที่ทำงานมีโต๊ะทำงาน คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล เครื่องพิมพ์ ชั้นวางเอกสาร อุปกรณ์สำนักงานขนาดเล็ก และ แสงสว่าง. ในการปฏิบัติหน้าที่ ผู้จัดเก็บเอกสารโต้ตอบกับผู้คน ในขณะที่การสื่อสารอย่างมืออาชีพจะเกิดขึ้นผ่านการติดต่อโดยตรง

ความเชี่ยวชาญ

ในหอจดหมายเหตุขนาดใหญ่ การทำงานกับเอกสารจะดำเนินการในลักษณะกระจายอำนาจ ในขณะที่นักจัดเก็บเอกสารบางคนเชี่ยวชาญในการรับและลงทะเบียนเอกสาร คนอื่นๆ ในการเข้าเล่มและติดกาว คนอื่นๆ สร้างไฟล์อ้างอิงทางวิทยาศาสตร์ คนอื่นๆ ให้ยืมเอกสารเพื่อใช้ชั่วคราว เป็นต้น ในเอกสารสำคัญขนาดเล็ก ผู้จัดเก็บเอกสารจะทำหน้าที่ทั้งหมดในคราวเดียวหรือหลายหน้าที่ที่คล้ายคลึงกัน

คุณสมบัติส่วนบุคคล

นักเก็บเอกสารต้องการคุณสมบัติส่วนบุคคล เช่น ความแม่นยำ ความรับผิดชอบ ความมีระเบียบวินัย ความเฉลียวฉลาด ความอุตสาหะ ความจำดี การคิดเชิงวิเคราะห์ และความสามารถในการมีสมาธิ

ต้องรู้

ผู้เก็บเอกสารต้องรู้บรรทัดฐาน นิติกรรมคำแนะนำและข้อบังคับสำหรับองค์กรของเอกสารสำคัญ เขาต้องมีคำพูดที่มีความสามารถใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลอย่างมั่นใจรู้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และแอปพลิเคชันสำหรับการทำงานกับข้อมูลที่เป็นข้อความและตัวเลข Microsoft Word และ Microsoft Excel

ข้อกำหนดด้านการศึกษา

ผู้เก็บเอกสารอาจมีจุดเริ่มต้น การศึกษาระดับมืออาชีพหรือการศึกษาระดับมืออาชีพที่สูงขึ้นในสาขาพิเศษ "เอกสาร", "ธุรกิจจดหมายเหตุ", "เอกสารสนับสนุนการจัดการ" ข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการศึกษาของผู้สมัครตำแหน่งผู้จัดเก็บเอกสารนั้นนำเสนอโดยนายจ้าง

ผู้จัดเก็บเอกสารสามารถเป็นผู้จัดเก็บเอกสารหรือผู้ดูแลเอกสาร ความรับผิดชอบต่อหน้าที่ผู้จัดเก็บเอกสารในองค์กรมุ่งเป้าไปที่การจัดระเบียบงานและเวิร์กโฟลว์ที่มีความสามารถในที่เก็บถาวร เรามาพูดถึงรายละเอียดในบทความนี้กันดีกว่า

นักจัดเก็บเอกสารสามารถทำงานได้ที่ไหน?

หน้าที่ของผู้เชี่ยวชาญนี้ยิ่งใหญ่ พนักงานที่มีอาชีพดังกล่าวเป็นที่ต้องการเมื่อมีเอกสารจำนวนมาก อาจเป็นประกัน องค์กรทางการเงิน,ธนาคาร,หน่วยงานราชการ.

นอกจากนี้ยังมีตำแหน่งเช่นผู้เก็บเอกสารในศาล หน้าที่ของเขาคือดูแลการไหลเวียนของเอกสารในสถาบันนี้

อาชีพนี้มีที่มาอย่างไร?

ในช่วงศตวรรษที่ 20 ปีเตอร์ฉันออกกฎทั่วไปซึ่งระบุพื้นฐานสำหรับการจัดตั้งรัฐบาลในประเทศและระบุการก่อตัวของเอกสารสำคัญในสถาบันแผนกทั้งหมด ในขณะเดียวกันก็มีการสร้างตำแหน่งนักคณิตศาสตร์ประกันภัย มันเป็นอาลักษณ์ในศาลซึ่งเขียนการกระทำต่าง ๆ ลงทะเบียนในทะเบียน

เมื่อเวลาผ่านไป การทำงานของเขาก้าวข้ามกรอบการพิจารณาคดี และอาชีพนี้เริ่มถูกเรียกว่า "นักเก็บเอกสาร" ในศตวรรษที่ 20 คำนี้ล้าสมัยและตำแหน่ง "ผู้เก็บเอกสาร" เข้ามาแทนที่

ประเด็นสำคัญ

ผู้จัดเก็บเอกสารเป็นผู้ดำเนินการด้านเทคนิค ตำแหน่งนี้สามารถครอบครองโดยบุคคลที่มีการศึกษาระดับอาชีวศึกษาหรือมัธยมศึกษาและหลักสูตรที่สำเร็จการศึกษาในพื้นที่นี้

พนักงานสามารถเลื่อนตำแหน่งเป็นตำแหน่งว่างและถูกไล่ออกโดยผู้บริหารของบริษัท

ความรับผิดชอบของผู้เก็บเอกสารคืออะไร?

หน้าที่ของเจ้าหน้าที่นี้มีดังนี้

• การก่อตัวของไฟล์เก็บถาวร: สามารถเป็นได้ทั้งบนกระดาษและในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
• รับจดหมายโต้ตอบที่มาถึงบริษัท แก้ไข และจัดเก็บในเอกสารสำคัญ;
• การออกสำเนาเอกสารจดหมายเหตุหรือการใช้ชั่วคราวของไฟล์ต้นฉบับที่อยู่ในเอกสารเก็บถาวร
• สร้างรายงานเกี่ยวกับกิจกรรมของพวกเขา

นอกจากนี้ ความรับผิดชอบของผู้จัดเก็บเอกสารในองค์กรมีดังนี้:

• จัดเตรียมเอกสารให้กับบริษัทที่ทำการร้องขอ;
• การปฏิบัติตามกฎความปลอดภัยในสถานที่เก็บถาวรและการควบคุม

นักจัดเก็บเอกสารควรมีทักษะอะไรบ้าง? หน้าที่ของพนักงานนี้คือต้องทราบข้อมูลต่อไปนี้:

• พระราชบัญญัติประเภทต่าง ๆ บทบัญญัติเกี่ยวกับงาน
• ขั้นตอนในการรับและจัดส่งเอกสารไปยังที่เก็บถาวร วิธีการและวิธีการจัดเก็บและใช้งาน
• ระบบการจัดการสำนักงานแบบครบวงจรที่นำมาใช้ในระดับรัฐ
• วิธีการสร้างรายการเอกสารของพวกเขา คำอธิบายสั้น, ทำหน้าที่ทำลายเอกสาร;
• ขั้นตอนการเตรียมเอกสารเพื่อการจัดเก็บและใช้งาน
• ขั้นตอนการบัญชีและการรายงาน
• โครงสร้างองค์กรของบริษัท
• ทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ในระดับมืออาชีพ
• วิธีการทำงานกับอุปกรณ์สำนักงานในระดับผู้ใช้ขั้นสูง
• ทักษะในการทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก
• กฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

นอกจากนี้เขาจะต้องสามารถแสดงความคิดของเขาได้อย่างถูกต้องทั้งเป็นลายลักษณ์อักษรและด้วยปากเปล่า เท่าที่ศึกษามาก็น่าจะได้นะครับ อุดมศึกษาในขณะที่เป็นที่พึงปรารถนาอย่างยิ่งที่จะเป็นงานเฉพาะ ("งานจดหมายเหตุ", "เอกสาร") และการศึกษาระดับอุดมศึกษาที่ยังไม่เสร็จ คุณสามารถประกอบอาชีพนี้ได้โดยจบหลักสูตรเฉพาะทาง

ข้อดีและข้อเสียของตำแหน่ง

อาชีพของ "ผู้เก็บเอกสาร" ซึ่งมีหน้าที่กำหนดไว้ในบทความนี้มีข้อดีและข้อเสีย

ข้อดี:

• งานง่าย ๆ ในระนาบจริง
• ไม่จำเป็นต้องมีการศึกษาพิเศษ

ข้อเสียของอาชีพ:

• คนงานส่วนใหญ่คิดว่าเป็นอาชีพที่น่าเบื่อที่สุด
• ค่าจ้างต่ำ
• แทบไม่มีการเติบโตของอาชีพ

ระดับเงินเดือนของนักจัดเก็บเอกสาร

จำนวนค่าตอบแทนของพนักงานนี้สามารถอยู่ที่ 20,000 ถึง 70,000 รูเบิล ระดับเงินเดือนขึ้นอยู่กับภูมิภาค ปริมาณงาน และความแตกต่างอื่นๆ ขนาดกลาง ค่าจ้าง- 45,000 รูเบิล

บทบัญญัติสุดท้าย

ผู้จัดเก็บเอกสารซึ่งมีหน้าที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัดในรายละเอียดงานของเขา ในการทำงานของเขาไม่เพียงอาศัยมันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงตำแหน่งของเอกสารสำคัญด้วย

หากเราพิจารณาถึงความสามารถที่นักเก็บเอกสารควรมี สิ่งเหล่านี้คือ:

• หน่วยความจำที่ดีเยี่ยม
• ความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก
• ความสามารถในการใส่ใจในรายละเอียด
• ทักษะในการทำงานกับเครื่องเขียน
• ความสามารถในการ ระยะยาวงานเล็ก ๆ ที่น่าเบื่อ
• ทักษะยนต์ปรับด้วยตนเอง

เมื่อพิจารณาจากลักษณะบุคลิกภาพ ความสนใจ เราสามารถแยกแยะได้:

• ความสามารถในการจัดระเบียบ
• ความแม่นยำ;
• ความเพียร;
• ความสามารถในการควบคุมตนเอง
• คำนิยาม;
• ความเพียร;
• คนอวดรู้, ความสงบ.

คุณสมบัติที่จะขัดขวางการปฏิบัติหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพ:

• ความประมาท;
• วิสัยทัศน์แคบ
• ไม่สามารถจัดระเบียบตัวเองได้
• ไม่ตั้งใจ;
• ความหุนหันพลันแล่น

กิจกรรมหลักของอาชีพ "ผู้จัดเก็บเอกสาร":

• ภาระผูกพันในการเก็บรักษาเอกสารให้ปลอดภัย
• ติดตามการใช้เอกสาร
• การออกเอกสารและใบรับรองตามคำขอ
• การจัดทำรายการเอกสารที่จะฝาก
• การรับเอกสารเพื่อจัดเก็บเป็นเวลานาน
• การตรวจสอบความรู้และความถูกต้องของการลงทะเบียนข้อมูลขาเข้า
• การสร้างระบบข้อมูลขาเข้า
• การส่งข้อมูลเกี่ยวกับคดีไปยังคลังของรัฐ
• การก่อตัวของรายการเอกสารที่อยู่ในไฟล์เก็บถาวร

สิทธิของผู้เก็บเอกสาร

พนักงานมีสิทธิดังต่อไปนี้:

• รู้เกี่ยวกับโครงการและการตัดสินใจของผู้บริหารของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับงานของบริษัท
• ให้คำแนะนำในการปรับปรุงฟังก์ชันการทำงาน
• ภายใต้กรอบของตำแหน่งและคำสั่งของเขา ให้แจ้งผู้บริหารระดับสูงในกรณีที่ตรวจพบข้อบกพร่องในระหว่างการทำงาน เสนอข้อเสนอเพื่อกำจัด
• สอบถามผู้บริหารระดับสูงหรือพนักงานคนอื่นๆ เกี่ยวกับเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นต่อการปฏิบัติหน้าที่
• ติดต่อผู้บริหารขององค์กรเพื่อขอความช่วยเหลือและสนับสนุนในการปฏิบัติหน้าที่ตามที่กำหนด

ความรับผิดชอบ

พนักงานนี้มีความรับผิดชอบตามกฎหมายแรงงานในการปฏิบัติหน้าที่อย่างเต็มที่

เมื่อพิจารณาถึงลักษณะการบริหารและอาชญากรรมของกิจกรรม เราสามารถพูดได้ว่าผู้จัดเก็บเอกสารมีหน้าที่รับผิดชอบต่อการละเมิดที่เกิดขึ้นในระหว่างการทำงาน ภายใต้กรอบของประมวลกฎหมายแพ่งและกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย - เพื่อก่อให้เกิดอันตรายทางวัตถุ