Курсовая работа: Автоматизированные системы управления финансами и АРМ. Автоматизация финансового управления Автоматизированные системы управления финансами банка

Как быть успешным?

Ответ прост. Для начала необходимо разработать методологически верную систему управления финансами, которая будет соответствовать индивидуальным потребностям предприятия. У компании должна быть необходимая финансовая структура, разработаны бюджеты и показатели внутреннего анализа, описаны процессы планирования и управленческого учета, созданы необходимые для собственников, топ-менеджеров и инвестора отчетные формы, отражающие состояние дел на предприятии.

Разработка методологи - это только первая задача для создания эффективной корпоративной системы финансового управления, хотя и самая важная, поскольку если не сделан первый шаг или сделан не в ту сторону, дальнейшее движение будет происходить в ложном направлении. Однако вопросы по разработке методологии - это тема отдельного обсуждения. Сейчас представим, что у нас уже имеются разработанные финансовая и бюджетная структура, практика управленческого учета, система планирования и внутреннего анализа. Данные разработки закреплены в приложениях, которые являются регламентными документами для всех сотрудников, участвующих в процессе бюджетного управления. Возникает вопрос: что нужно сделать, чтобы работа началась, а не осталась на бумаге? Вроде бы понятно - начать работать по закрепленным в документах регламентам. Но для этого нам потребуется:

• Сделать эту работу эффективной
• Снизить трудозатраты сотрудников на ведение бюджетирования и управленческого учета
• Повысить оперативность предоставления данных
• Обеспечить полноту и достоверность
• Снизить транзакционные и коммуникативные расходы при взаимодействии участников процесса финансового управления

Большинство из вышеперечисленного волнует нынешних топ-менеджеров и собственников, понимающих особую важность повышения эффективности управления за счет сокращения как материальных, так и информационных расходов, и многие сегодня начинают интенсивно решать данные задачи с использованием информационных технологий.

Автоматизация финансов. Зачем и для чего?

Задумываясь об автоматизации, для начала необходимо определиться с целями данного процесса, а затем, исходя из целей, - предъявить требования к автоматизированной системе управления. Требования, как показывает практика, могут быть различными в зависимости от индивидуальных специфических особенностей деятельности компании. Самое главное, такая информационная система управления в процессе работы должна предоставлять полные, достоверные и оперативные сведения о функционировании предприятия, то есть является такой системой сбора и планирования финансовых результатов, опираясь на которую руководитель смог бы принять обдуманное решение для своего бизнеса. При этом под полнотой понимают весь перечень необходимой информации, который содержится в информационной системе, под достоверностью - то, что сведениям, находящимся в системе, можно доверять без дополнительных проверок и ревизий. Оперативность подразумевает, что информация в автоматизированной системе отражает реалии именно сегодняшнего дня. Далее все требования, цели, критерии успешности и риски проекта по автоматизации, ситуация «как есть» и «как должно быть» с приложением плана работ должны быть зафиксированы в уставе проекта - основном регламентирующем документе, описывающем проект по автоматизации бюджетирования и управленческого учета в компании.

Выбор ИТ решения

С какими задачами сталкиваются сотрудники, ответственные за выбор того или иного информационного решения?

1. Автоматизация всего цикла управления финансами в одном контуре
2. Обеспечение реализации разработанной методологии
3. Гибкость ИТ решения, возможность оперативного внесения изменений
4. Обеспечение информационным решением удобства работы пользователей
5. Интеграция ИТ решения с информационными системами, предоставляющими фактические данные
6. Автоматическое и моментальное получение отчетности
7. Автоматическое планирование бюджетов
8. Возможность ведения бюджетирования по международными стандартам
9. Интеграция финансов с процессами и проектами
10. Возможность удаленного доступа к программному средству
11. Дополнительно: многосценарность и многовалютность планирования и учета, различные варианты бюджетирования.

Остановимся более подробно на каждом пункте.

Автоматизация всего цикла управления финансами в одном контуре. Планирование, учет, внутрихозяйственный контроль и анализ должны проводится в единой информационной среде для возможности в конечном итоге принять обдуманное и системное решение и сформировать управленческое воздействие. Отсутствие единой и комплексной системы управления финансами, объединяющей в себе все этапы финансового цикла (рис.1) приводит к тому, что сотрудники финансовой службы предприятия постоянно вынуждены тратить время на согласование данных разных систем, ИТ-сотрудники компании - прописывать шлюзы передачи данных из одной системы в другую. Данный процесс - прямая причина возникновения транзакционных расходов в компании, выражающихся в виде потери времени и материальных ресурсов.

Обеспечение реализации разработанной методологии. Программный продукт должен всесторонне и гибко реализовывать разработанную методологию ведения бюджетирования и управленческого учета, закрепленного в положениях, с возможностью осуществления оперативных донастроек, связанных с изменением принципов, методики и техники внутреннего планирования и учета. Это очень важная характеристика информационного решения, которая должна приниматься во внимание, в первую очередь, при выборе программного обеспечения, призванного автоматизировать финансовый учет компании, от которого непосредственно зависит величина расходов на внедрение и сопровождение данной системы.

Гибкость ИТ-решений, оперативного внесения изменений. Все составляющие модели бюджетирования и учета должны обладать вариативностью, то есть специалисты финансовой службы обязаны в оперативном режиме донастроить, изменить, скорректировать модель финансового управления (рис 2). Это возможно лишь тогда, когда конкретно сам предметный специалист и создает данные настройки, а также ключевые элементы системы такие как: финансовая структура, модели бюджетов, счета и правила получения фактических данных. Они не являются «зашитыми» на уровне кода константами про-граммы, а могут быть созданы и изменены на пользовательском уровне с учетом требований безопасности системы.

Выполнение данных требований к программным продуктам значительно способствует росту эффективности управления, поскольку позволяет непосредственному владельцу системы, коим в большинстве случаев является финансовый директор, быть настоящим «хозяином» (то есть быть компетентным в настройке) своей финансовой системы.

Пример 1

Рассмотрим случай из практики. В компании, занимающейся производством технического оборудования, бюджетное планирование и управленческий учет были реализованы сотрудниками ИТ в одном из программным продуктов, автоматизирующих бюджетирование, с учетом всех методологических требований специалистов финансового отдела. Удаленные подразделения вели планирование в книгах MS Excel и еженедельно высылали свои планы и отчеты в головную компанию, что значительно усложняло процесс консолидации данных в итоговых бюджетах и приводило к практической невозможности составления управленческого баланса. В компании была разработана система финансовой ответственности через бюджеты, то есть разработаны необходимые формы документов для ввода плана и получения отчетности, принципы автоформирования получения фактических данных и необходимые регламентные процедуры (закрытие счетов, разнесение косвенных расходов и пр.). Спустя два-три месяца изменения ситуации на рынке повлекли за собой необходимость организационных изменений внутри компании и, следовательно, изменение финансовой структуры и методологии ведения управленческого учета. Специалистами компании, внедрявшими систему бюджетного управления около шести месяцев, пришлось заново переписывать всю логику настроек программного продукта. Таким образом, можно сказать, что ведение бюджетирования в таких жестких, оперативно не изменяемых программных продуктах, схоже с реализацией бюджетирования и учета в Excel, когда происходит потеря оперативности и гибкости, а также невозможно полноценно отразить специфику деятельности компании.

Обеспечение информационным решением удобства работы пользователей.Программный продукт должен учитывать требования пользователей, работающих в системе, по содержанию и внешнему виду документов, с которыми приходится работать. Иными словами, ИТ-решение должно поддерживать принцип ведения коллективного планирования в компании, когда специалисты различных отделов вводят свои финансовые планы в единой информационной среде.

Интеграция ИТ-решения с информационными системами, представляющими фактические данные. Очень важно, чтобы программное средство для ведения бюджетирования и управленческого учета имело возможность легкого объединения с источником данных по фактической деятельности компании, коим является бухгалтерский и оперативный учет. От данного свойства ИТ-решения серьезнейшим образом зависят оперативность получения достоверных данных в управленческом учете и возможность проведения планфактного анализа деятельности компании, что влияет в конечном итоге на скорость принятия управленческих решений топ-менеджментом компании.

Пример 2

Компания занимается производством фотопродукции. Бухгалтерия ведется в системе 1С Предприятие 8.2. Существует сильный штат программистов, хорошо знающих свое дело. Руководством компании была поставлена задача «дописать» типовую конфигурацию 1С и создать базу для ведения управленческого учета, в которую бы попадали фактические «очищенные» бухгалтерские данные. Теперь программистами были написаны правила переноса и трансформации данных в управленческий контур, необходимые отчетные формы для целей руководства компании. Планирование ведется в таблицах MS Excel, при этом часть планов компании составляется сотрудниками финансового отдела, часть - сотрудниками других функциональных служб (маркетинг, отдел продаж). Проблемы можно выделить следующие:

1. 1. Двойной ввод фактических данных для целей проведения план-фактного анализа (планирование ведется в таблицах MSExcel, управленческий факт собирается в дописанной 1С).
2. 2. Бизнес компании интенсивно развивается, и от учетной системы постоянно требуются новые данные для анализа, что трудно осуществимо, в связи с отсутствием гибкой информационной системы:

a. тратится время на написание технического задания программистам;

b. перевод задач, стоящими перед сотрудниками финансовой службы, соответственно с языка финансиста на технический язык программистов занимает длительное время;

c. обратная связь от программистов также идет на техническом языке терминов.

3. Сложность консолидации бюджетных данных. В компании был разработан довольно внуши-тельный перечень бюджетов (функциональные), которые необходимо сводить в итоговые бюджеты движения денежных средств, бюджет доходов и расходов. Данный процесс занимал много времени и сил, поскольку требовал постоянной сверки плановых бюджетных данных на их корректность и сопоставимость друг с другом.

4. Не сводился управленческий итоговый баланс. Такой вариант бюджетного управления не может являться образцовым примером, хотя тоже имеет свое право на существование. С этого начинают небольшие компании с несложным видом деятельности, когда штат специалистов еще не такой большой и транзакционные расходы не оказывают прямого и сильного воздействия на функционирование компании. Если же копания динамично развивается на рынке, то такой вариант автоматизации системы финансового управления приводит лишь к росту проблем и потере ориентации в пространстве.

Таким образом, в идеале система финансового управления должна обеспечивать достоверными плановыми данными, так и фактическими данными руководство компании в одной программной среде.

Автоматическое и моментальное получение отчетности. Программное решение должно позволять получать комплексную систему управленческой отчетности в любой момент времени. В любых интересующих разрезах для осуществления оперативного контроля за финансовым состоянием компании. Высшим пилотажем будет автоматическое построение управленческого баланса.

Автоматическое планирование бюджетов. Для сокращения трудозатрат на осуществление планирования, в программном продукте должны быть предусмотрены механизмы автоформирования плановых данных в зависимости от различных условий (планирование приходов от расходов, различные регламентные процедуры и т.д.)

Пример 3

Рассмотрим производственное предприятие агропромышленного сектора, имеющее достаточно сложный производственный цикл с большим количеством хозяйственных операций. Учет данных операций ручным способом занимал львиную долю времени сотрудников финансового отдела. За счет ис-пользования возможности программного обеспечения по автозаполнению статей бюджетов в зависимости от движений по другим статьям были значительно сокращены трудозатраты на ведение управленческого учета и планирования в компании, повысились эффективность планирования учета, что в конечном итоге привело к сокращению материальных затрат на 10 %.

Возможность ведения бюджетирования и учета по международным стандартам. В связи с интенсивными процессами интеграции со странами ммеждународного сообщества и возможностью выхода компаний на международный рынок капитала данное свойство программного продукта играет все большую роль при выборе средства для автоматизации системы управления финансами. Отечественный топ-мененджмент смотрит в будущее, и многие понимают, что через два-три года получать отчетность по стандартам МСФО будет уже насущной необходимостью.

Интеграция финансов с процессами и проектами. Процессное управление становится все более популярным в последнее время. Когда предприятие строит свою деятельность вокруг процессов - это считается верхом мастерства. Таким образом, программный продукт по бюджетированию и управленческому учету должен автоматизировать сам процесс ведения бюджетирования и управленческого учета, ранее разработанный на бумаге. Пример процесса планирования бюджета доходов и расходов предоставлен на рис. 3.

Возможность удаленного доступа к программному средству. Компании с географически распределенной филиальной структурой не всегда имеют финансовые возможности, чтобы приобрести программный продукт для каждого офиса. Да и топ-менеджерам, находящимся в командировках и поездках, необходимо постоянно держать руку на пульсе управления компанией. Поэтому сегодня одним из значимых качеств программного решения является его возможность обеспечить удаленный доступ через Интернет к базе данных организации.

Многосценарность и многовалютность планирования и учета, различные варианты бюджетирования. У предприятия обычно существует несколько вариантов развития на будущее, то есть не-сколько сценариев планов, например, оптимистический, реалистический и пессимистический. При этом чем дальше временной горизонт планирования, тем больше может быть различных вариантов. Плюс ко всему значительное число компаний осуществляет свою деятельность не только в отечественной валюте, но и в других национальных валютах. Следовательно, для оптимального ведения автоматизированного планирования и учета программным средством должны поддерживаться все вышеперечисленные характеристики.

Заключение

Таким образом, если вы решили автоматизировать систему управления финансами в своей компании, для того чтобы получить максимальный эффект от данного процесса, вам необходимо понимать следующее: ИТ-решение - это средство реализации целей финансового управления, и оно должно соответствовать тем требованиям, которые предъявляют к нему финансовые специалисты компании. Только тогда выбранное ИТ-решение будет полноценным инструментом внутрихозяйственного планирования, учета и анализа, а расходы на автоматизацию будут инвестициями в повышение качества корпоративного управления.

Страница
2

Подача управляющих воздействий на объект, которым является финансово-хозяйственная деятельность организации, осуществляется в "ручном режиме" менеджером соответствующего уровня.

Проблема создания единого информационного пространства организации на сегодня успешно решена, и это решение реализовано в многочисленных программных продуктах. Все профессиональные разработчики систем управления предприятием используют именно этот подход. При этом термин "управление" используется в смысле упорядоченного и наглядного представления фрагментов информационного поля в нужном месте системы, т.е. в смысле "managment system", а не "control system".

Создание общей концепции автоматизации процесса принятия управленческих решений своевременно как с точки зрения потребностей рынка, так и по уровню существующего программного обеспечения в этой области.

В настоящее время имеются два различных направления развития программного обеспечения: задачи исследования операций в экономике, использующие базу данных управленческого учета, и задачи финансового бухгалтерского учета, фиксирующие состоявшиеся хозяйственные операции и отражающие финансовое состояние организации в виде баланса с последующим анализом. Однако, база данных управленческого учета и информация для задач бухгалтерского учета являются подмножествами единого информационного пространства организации. Поэтому для целей автоматизации процесса принятия управленческих решений будет лучше, если формирование структуры данных управленческого учета в нашей стране произойдет адекватно общеизвестной математической постановке задач исследования операций в экономике организации. Для обеспечения качественного решения каждой отдельной задачи с точки зрения внешней выходной информации необходимо формализовать ее как часть общей задачи управления организацией, то есть использовать корпоративный подход.

Представляется правильным подойти к решению проблемы с построения структуры областей принятия решений с последующей детализацией ее до конкретных задач управления.

Выделим ряд задач, образующих верхний уровень системы управления организацией, решение которых формируют ограничения для принятия решений на нижних уровнях системы и позволяют представить общий критерий максимизации приведенной чистой прибыли в виде линейной формы частных критериев для принятия решений по отдельным вопросам хозяйственной деятельности.

Основой автоматизированного синтеза управленческих решений может служить математическая модель финансово-хозяйственной деятельности, в которой реализовано формальное описание процедуры выполнения бухгалтерских проводок и построения баланса организации. Модель представляет экономическую информацию методом пространства состояний в применении к хозяйственной деятельности организации. Вектор состояния системы определен как бухгалтерский баланс, некоторые функции, характеризующие эффективность деятельности организации, трактуются как выходные величины. Входными же воздействиями в системе являются хозяйственные операции.

Представление экономической информации в виде подмножества управленческой информации, а это подмножество - как подмножество единого информационного пространства позволяет подойти к моделированию влияния управленческих решений на баланс организации, через который может быть оценено качество принятого управленческого решения.

Полученную систему можно разбить на подсистемы, моделирующие отдельные этапы финансово-хозяйственной деятельности организации, которые требуют принятия управленческих решений. Процедура принятия такого решения, как правило, есть оптимизационная процедура по требуемому критерию в заданных ограничениях. Ограничения получаются как связи выделенной подсистемы с остальными частями системы, а критерии оптимизации задаются в соответствии с общей стратегией управления организацией.

Таким образом, математическое моделирование финансово-хозяйственной деятельности организации позволяет на едином информационном пространстве строить оптимизационные процедуры поиска управленческих решений (например, методами исследования операций). И далее, учитывая тот факт, что модель является имитационной, полученные решения могут быть оценены с точки зрения прогноза состояния и финансовых результатов организации в случае применения их в практике хозяйствования.

Последний этап разработки системы управления организацией - ее интерфейс. Непременным условием на этом этапе является обеспечение не просто выдачи соответствующего решения, а прозрачное объяснение тех логических умозаключений или количественных характеристик, которые привели к его получению.

Автоматизация управления финансами, сущность и проблематика

Роль и место управления финансами в составе финансово-хозяйственной деятельности предприятия

Управление финансами – важная часть финансово-хозяйственной деятельности предприятия (см. схему 1)

Цель управления финансами – обеспечение деятельности предприятия финансовыми ресурсами, необходимыми для его бесперебойного функционирования.

Задачи управления финансами являются:

· контроль и поддержание ликвидности предприятия – его способности расплачиваться по своим долгам;

· контроль доходности предприятия – соответствия уровня расходов объему доходов;

· оптимизация использования денежных средств и других финансовых ресурсов предприятия.

Управление финансов взаимосвязано с другими областями финансово-хозяйственной деятельности через предоставление и контроль использования финансовых ресурсов. Управление финансов широко использует данные как бухгалтерского, так и оперативного учета деятельности предприятия.

Особенности: в отличие от других областей финансово-хозяйственной деятельности, управление финансами не регламентировано законодательно (нет официальных правил и методик, установленных форм отчетности и т.п.); кроме того, на сегодняшний день отсутствуют стандартные (или хотя бы общепринятые) отечественные методики его постановки и функционирования на предприятии. Существующие западные методики требуют адаптации из-за различий в условиях ведения бизнеса, а разрабатываемые отечественные носят, как правило, заказной характер и ориентированы на конкретные предприятия.

Организационные структуры

Управление финансами, как правило, организуется и осуществляется Финансовым директором предприятия. Для выполнения необходимых функций и процедур на средних и крупных предприятиях при Финансовом директоре организуется функциональное подразделение – Финансовая служба (Финансовый отдел, Финансовое управление).

В небольших организациях функции управления финансами могут выполняться в рамках Планового (Планово-экономического) отдела; в ряде случаев функции Финансового директора могут быть возложены на Главного бухгалтера организации.

В крупных предприятиях в рамках финансовой службы возможно выделение отделов (секторов) бюджетного, инвестиционного, налогового планирования, управления платежами, взаиморасчетами и т.п.

Как создать автоматизированную систему управления финансами с помощью S-Finance?

Ниже приводится описание общего цикла создания АСУФ. В конкретных случаях он может быть как дополнен, так и сокращен, исходя из специфики отрасли, предприятия и сложившейся структуры управления и владения.

Эффективнее всего будет начать с предпроектного обследования, проводимого с целью:

• выявления пожеланий и требований заказчика к АСУФ и определение параметров, соответствующих заявленным требованиям;
• выявления организационных и технических условий и ограничений;
• прояснения и ранжирование целей внедрения АСУФ.

Результатом предпроектного обследования должны стать:

1. задание на проектирование (в терминах управления и финансов).
2. оформление целевых образов: экономическая модель, структура управления экономикой, схемы распределения доходов и расходов.
3. сборка основных регламентирующих и методических документов, имеющихся у клиента, которые должны быть использованы как основания при проектировании и внедрении АСУФ, или которые потребуют изменения для реализации заданий на проектирования и внедрение.
4. предварительный план выполнения работ по проектированию и внедрению.
5. смета трудозатрат на проектирование и внедрение с оценкой.

Проведение интервью с ключевыми субъектами, участвующими в управлении финансами (генеральный, исполнительный и финансовый директор, начальники отделов финансово-экономической службы, руководители ключевых подразделений центрального офиса, а так же цепочка руководителей одного-двух территориальных подразделений). В ходе интервью, в зависимости от указаний Заказчика, занимаемой должности и открытости интервьюируемого будут обсуждаться следующие вопросы:

1. финансовая модель отношений с контрагентами (потребители, подрядчики);
2. модель экономических отношений внутри компании (оперативное управление, инвестиционное развитие и мотивация руководителей);
3. структура управления (административная, бюджетная, финансовая);
4. цели внедрения АСУФ с занимаемой должностной позиции и субъективные аспекты управления финансами;
5. организационные ограничения (пользователи, права доступа, функции);
6. стратегические цели компании (субъективное понимание);
7. концепция управления, в т.ч. финансами (если явно не выражена, то в аспекте понимания вопроса аналитиками снимается карта управления рабочего дня, недели, месяца, квартала, года).
8. регламентирующие и методические материалы, применяемые в управлении финансами (положения, регламенты, политики, формы).
9. образцы рабочих материалов сотрудника в части управления финансами.
10. После этого проводится анализ собранных материалов, фиксация или устранение выявленных противоречий и разработка документов, оформляющих результаты предпроекта, предварительное их согласование с лицом фактически управляющим финансами всего предприятия и сдача работ в форме презентации результатов предпроекта группе ключевых руководителей заказчика.

По итогам предпроектного обследования можно выбрать из следующих способов создания системы:

1. Проектирование и внедрение системы своими силами, самостоятельно воспользовавшись результатами предпроектного обследования и изучив возможности программного продукта методом «проб и ошибок» и почитав руководство пользователя к программе «S-Finance». В этом варианте по мере надобности можно привлекать на отдельные работы и консультации специалистов ДатаКрат.
2. Внедрение системы силами инженеров-программистов ДатаКрат. Это возможно, когда есть оформленные в письменном виде техническое задание и подробная учетная схема. То есть заказчик, глубоко понимая свой бизнес сам организовывает постановку задачи на создание автоматизированной системы управления (управленческого учета) использую компетенцию и опыт своих сотрудников или привлекая из вне доверенных лиц, обладающих соответствующим опытом и компетенцией.
3. Проектирование и внедрение системы управления финансами «под ключ» силами финансовых консультантов, имеющих соответствующий опыт работы с программой автоматизации управления финансами S-Finance. Компетенция консультантов достичь интересующий клиента результат гарантируется ДатаКрат, сайт сообщества таких консультантов: http://системауправленияфинансами.рф/

Общее описание типовой АСУФ на базе «S-Finance»

Архитектурой системы предусмотрено, что связанные с финансами задачи оперативного управления и учета в натуральных показателях решаются с помощью внешних автоматизированных систем управления (АСУ) или дополнительного WEB-модуля «S-Finance».

Задачи нормируемого государством учета (бухгалтерского и налогового) решаются с помощью типовой конфигурации 1С, в которой будет настроен автоматический импорт/экспорт первичных данных с «S-Finance». Независимость ПО системы управления финансами и ПО бухгалтерского и налогового учета позволяет успешно решать взаимоисключающие, как правило, друг друга задачи полноты и своевременности учёта для целей оперативного управления и создания отчётности в рамках жёстко регламентированного государством налогового и бухгалтерского учёта.

Например, требования к оформлению хозяйственных операций, которые для целей оперативного управления и управленческой отчетности могут быть значительно гибче. Обычно в управленческой практике востребованы далеко не все атрибуты официально регламентированного учета.

Такой системный подход позволяет предсказуемо через 2-4 месяца начать управлять финансами по оперативным данным, предсказуемо решив в этот срок 60-80% задач финансового управления предприятием.

Внедрённое при этом решение позволит заказчику без существенных затрат и значительных внутренних издержек вводить в контур автоматизированного управления новые структурные подразделения и дочерние предприятия. Большинство действий будет сведено к копированию настроек и редактированию справочников.

В программном продукте «S-Finance» заложены технологии финансового управления и управленческого учёта, позволяющие:

1. Планировать поступления и выбытия финансовых средств, доходы и расходы в одном окне, сразу связывая оплаты и расходы, поступления и доходы.
2. Прогнозировать себестоимость при планировании доходов.
3. Контролировать планирование с помощью системы уведомлений и мгновенного доступа к только что введенным данным центров планирования.
4. Автоматически протоколировать всю процедуру утверждения и согласования планов.
5. Вести автоматический учёт всех финансовых операций, в т.ч. внутрифирменных расчётов
6. Настроить правила хозрасчёта и распределения доходов и себестоимости.
7. На основе созданных бюджетных планов составлять календарный план платежей.
8. Автоматически создавать план платежей и удалённо утверждать и контролировать его исполнение.
9. Контролировать бюджетную дисциплину и прогнозировать разрывы ликвидности.
10. . Ежедневно формировать стандартную (БДДС, БДР, Баланс) и специальную финансовую отчетность (KPI, BSC) в разрезе элементов финансовой структуры, в т.ч. и в режиме план-факт.
11. Автоматически детализировать данные отчетов вплоть до первичных документов (технология drill-down).
12. Создавать и изменять финансовую структуру и учётную схему через работу со справочниками и мастерами без привлечения квалифицированного труда программистов.

Кроме обычно предлагаемых коммерческих условий «продажи и внедрения» ДатаКрат предлагаем альтернативу - «S-Finance как сервис»

Это похоже на SaaS, от которого предложение ДатаКрат отличается установкой ПО на серверах клиента или арендованном ЦОД (лицензионный ключ продлевается на оплаченный период времени) и включением в СЕРВИС стоимости аренды ПО, стоимости проектирования и внедрения системы, обучения пользователей.

В рамках такой услуги Заказчик за периодическую плату получает во временное пользование постепенно разворачиваемую подрядчиком ИТ-систему, готовую к использованию, и при этом не платит за период, когда ИТ-система неработоспособна, например из-за просрочки внедрения или недостатков проектирования, внедрения или настройки. А по завершении настройки и разворачивании системы Заказчик получает право выкупить систему в собственность, выплатив подрядчику заранее определяемую сумму. Таким образом интерес Подрядчика экономически прямо увязывается с интересом Заказчика.

Формирование цены за «S-Finance как сервис» происходит следующим образом. Ежемесячный сервисный платеж состоит из лицензионного платежа за программу «S-Finance», платежа за проектирование (консалтинг), платежа за внедрение и платежа за сопровождение. Арендный платеж за «S-Finance» определяется как 1/24 прайсовой стоимости лицензий «S-Finance», стоимость проектирования и внедрения как 1/24 оценочной стоимости проектирования и внедрения. Стоимость сопровождения определяется в твердой сумме или по часовой оплате.

Размер ежемесячного платежа может зависеть от фактически используемого функционала ИТ-системы, количества пользователей, одновременно работающих в системе, и от соответствия требованиям Заказчика. Поэтому, начав с минимально необходимого и доступного можно использовать ИТ-систему, фактически приобретая ПО и услуги по созданию системы в рассрочку с отложенными крупными платежами, которые не придется платить в случае отказа от использования незаконченной внедрением системы.

Выкуп готовой, настроенной АСУФ на базе «S-Finance» всегда возможен по заранее согласованной цене.

Корпорация ДатаКрат уже более 20 лет является лидером на рынке системной интеграции и дорожит доверием своих многочисленных клиентов.

«ДатаКрат» поставляет отраслевые решения для крупных региональных, федеральных, транснациональных компаний, предлагая самые передовые (эффективные) технологии и решения, которые на шаг опережают текущие потребности, тем самым обеспечивая нашим клиентам конкурентные преимущества на долгий промежуток времени. К примеру компания «МЕТRO cash & carry», «KFC», «Adidas», «Subway» и многие другие выбирают для работы в России разрабатываемые или внедряемые ДатаКратом решения и продукты. Благодаря распределенной сети подразделений по всей России и соблюдению жесткой системы стандартов и технологий, ДатаКрат обеспечивает одинаковый уровень сервиса в любой части нашей страны.

По вопросам приобретения автоматизированной системы управления финансами «S-Finance» или за технической консультацией обращайтесь в Центральный офис корпорации в г. Екатеринбург или направляйте свой запрос через специальную форму «Заказать».

Построение системы бюджетирования и управленческого учета – важная задача, стоящая перед руководителями и финансовым менеджментом компании, желающей развиваться и эффективно функционировать на рынке. Это отмечается практически всеми посетителями форумов и конференций, посвященных вопросам финансового управления, и полностью отражает реалии сегодняшней коньюктуры. Правила игры сегодня таковы, что по-настоящему успешным может стать тот, кто эффективен, то есть тот, кто постоянно снижает свои транзакционные расходы и наиболее оптимально использует результаты.

КАК БЫТЬ УСПЕШНЫМ?

Ответ прост. Для начала необходимо разработать методологически верную систему управления финансами, которая будет соответствовать индивидуальным потребностям предприятия. У компании должна быть необходимая финансовая структура, разработаны бюджеты и показатели внутреннего анализа, описаны процессы планирования и управленческого учета, созданы необходимые для собственников, топ-менеджеров и инвестора отчетные формы, отражающие состояние дел на предприятии.

Разработка методологи – это только первая задача для создания эффективной корпоративной системы финансового управления, хотя и самая важная, поскольку если не сделан первый шаг или сделан не в ту сторону, дальнейшее движение будет происходить в ложном направлении. Однако вопросы по разработке методологии – это тема отдельного обсуждения. Сейчас представим, что у нас уже имеются разработанные финансовая и бюджетная структура, практика управленческого учета, система планирования и внутреннего анализа. Данные разработки закреплены в приложениях, которыеявляются регламентными документами для всех сотрудников, участвующих в процессе бюджетного управления. Возникает вопрос: что нужно сделать, чтобы работа началась, а не осталась на бумаге? Вроде бы понятно – начать работать по закрепленным в документах регламентам. Но для этого нам потребуется:

· Сделать эту работу эффективной

· Снизить трудозатраты сотрудников на ведение бюджетирования и управленческого учета

· Повысить оперативность предоставления данных

· Обеспечить полноту и достоверность

· Снизить транзакционные и коммуникативные расходы при взаимодействии участников процесса финансового управления

Большинство из вышеперечисленного волнует нынешних топ-менеджеров и собственников, понимающих особую важность повышения эффективности управления за счет сокращения как материальных, так и информационных расходов, и многие сегодня начинают интенсивно решать данные задачи с использованием информационных технологий.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ФИНАНСОВ. ЗАЧЕМ И ДЛЯ ЧЕГО?

Задумываясь об автоматизации , для начала необходимо определиться с целями данного процесса, а затем, исходя из целей, - предъявить требования к автоматизированной системе управления. Требования, как показывает практика, могут быть различными в зависимости от индивидуальных специфических особенностейдеятельности компании. Самое главное, такая информационная система управления в процессе работы должна предоставлять полные, достоверные и оперативные сведения о функционировании предприятия, то есть является такой системой сбора и планирования финансовых результатов, опираясь на которую руководитель смог бы принять обдуманное решение для своего бизнеса. При этом под полнотой понимают весь перечень необходимой информации, который содержится в информационной системе, под достоверностью – то, что сведениям, находящимся в системе, можно доверять без дополнительных проверок и ревизий. Оперативность подразумевает, что информация в автоматизированной системе отражает реалии именно сегодняшнего дня. Далее все требования, цели, критерии успешности и риски проекта по автоматизации, ситуация «как есть» и «как должно быть» с приложением плана работ должны быть зафиксированы в уставе проекта – основном регламентирующем документе, описывающем проект по автоматизации бюджетирования и управленческого учета в компании.

ВЫБОР ИТ РЕШЕНИЯ

С какими задачами сталкиваются сотрудники, ответственные за выбор того или иного информационного решения?

1. Автоматизация всего цикла управления финансами в одном контуре

2. Обеспечение реализации разработанной методологии

3. Гибкость ИТ решения , возможность оперативного внесения изменений

4. Обеспечение информационным решением удобства работы пользователей

5. Интеграция ИТ решения с информационными системами, предоставляющими фактические данные

6. Автоматическое и моментальное получение отчетности

7. Автоматическое планирование бюджетов

8. Возможность ведения бюджетирования по международными стандартам

9. Интеграция финансов с процессами и проектами

10. Возможность удаленного доступа к программному средству

11. Дополнительно: многосценарность и многовалютность планирования и учета, различные варианты бюджетирования.

Остановимся более подробно на каждом пункте.

Автоматизация всего цикла управления финансами в одном контуре. Планирование, учет, внутрихозяйственный контроль и анализ должны проводится в единой информационной среде для возможности в конечном итоге принять обдуманное и системное решение и сформировать управленческое воздействие. Отсутствие единой и комплексной системы управления финансами, объединяющей в себе все этапы финансового цикла (рис.1) приводит к тому, что сотрудники финансовой службы предприятия постоянно вынуждены тратить время на согласование данных разных систем, ИТ-сотрудники компании – прописывать шлюзы передачи данных из одной системы в другую. Данный процесс- прямая причина возникновения транзакционных расходов в компании, выражающихся в виде потери времени и материальных ресурсов.

Обеспечение реализации разработанной методологии. Программный продукт должен всесторонне и гибко реализовывать разработанную методологию ведения бюджетирования и управленческого учета, закрепленного в положениях, с возможностью осуществления оперативных донастроек, связанных с изменением принципов, методики и техники внутреннего планирования и учета. Это очень важная характеристика информационного решения, которая должна приниматься во внимание, в первую очередь, при выборе программного обеспечения, призванного автоматизировать финансовый учет компании, от которого непосредственно зависит величина расходов на внедрение и сопровождение данной системы.

Гибкость ИТ-решений, оперативного внесения изменений. Все составляющие модели бюджетирования и учета должны обладать вариативностью, то есть специалисты финансовой службы обязаны в оперативном режиме донастроить, изменить, скорректировать модель финансового управления (рис 2). Это возможно лишь тогда, когда конкретно сам предметный специалист и создает данные настройки, а также ключевые элементы системы такие как: финансовая структура, модели бюджетов, счета и правила получения фактических данных. Они не являются «зашитыми» на уровне кода константами программы, а могут быть созданы и изменены на пользовательском уровне с учетом требований безопасности системы.

Выполнение данных требований к программным продуктам значительно способствует росту эффективности управления, поскольку позволяет непосредственному владельцу системы, коимв большинстве случаев является финансовый директор, быть настоящим «хозяином» (то есть быть компетентным в настройке) своей финансовой системы.

Пример 1

Рассмотрим случай из практики. В компании, занимающейся производством технического оборудования, бюджетное планирование и управленческий учет были реализованы сотрудниками ИТ в одном из программным продуктов, автоматизирующих бюджетирование, с учетом всех методологических требований специалистов финансового отдела. Удаленные подразделения вели планирование в книгах MS Excel и еженедельно высылали свои планы и отчеты в головную компанию, что значительно усложняло процесс консолидации данных в итоговых бюджетах и приводило к практической невозможности составления управленческого баланса. В компании была разработана система финансовой ответственности через бюджеты, то есть разработаны необходимые формы документов для ввода плана и получения отчетности, принципы автоформирования получения фактических данных и необходимые регламентные процедуры (закрытие счетов, разнесение косвенных расходов и пр.). Спустя два-три месяца изменения ситуации на рынке повлекли за собой необходимость организационных изменений внутри компании и, следовательно, изменение финансовой структуры и методологии ведения управленческого учета. Специалистами компании, внедрявшими систему бюджетного управления около шести месяцев, пришлось заново переписывать всю логику настроек программного продукта. Таким образом, можно сказать, что ведение бюджетирования в таких жестких, оперативно не изменяемых программных продуктах, схоже с реализацией бюджетирования и учета в Excel, когда происходит потеря оперативности и гибкости, а также невозможно полноценно отразить специфику деятельности компании.

Обеспечение информационным решением удобства работы пользователей. Программный продукт должен учитывать требования пользователей, работающих в системе, по содержанию и внешнему виду документов, с которыми приходится работать. Иными словами, ИТ-решение должно поддерживать принцип ведения коллективного планирования в компании, когда специалисты различных отделов вводят свои финансовые планы в единой информационной среде.

Интеграция ИТ-решения с информационными системами, представляющими фактические данные. Очень важно, чтобы программное средство для ведения бюджетирования и управленческого учета имело возможность легкого объединения с источником данных по фактической деятельности компании, коим является бухгалтерский и оперативный учет. От данного свойства ИТ-решения серьезнейшим образом зависят оперативность получения достоверных данных в управленческом учете и возможность проведения план-фактного анализа деятельности компании, что влияет в конечном итоге на скорость принятия управленческих решений топ-менеджментом компании.

Пример 2

К омпания занимается производством фотопродукции. Бухгалтерия ведется в системе 1С Предприятие 8.2. Существует сильный штат программистов, хорошо знающих свое дело. Руководством компании была поставлена задача «дописать» типовую конфигурацию 1С и создать базу для ведения упрвленческого учета, в которую бы попадали фактические «очищенные» бухгалтерские данные. Теперь программистами были написаны правила переноса и трансформации данных в управленческий контур, необходимые отчетные формы для целей руководства компании. Планирование ведется в таблицах MS Excel, при этом часть планов компании составляется сотрудниками финансового отдела, часть - сотрудниками других функциональных служб (маркетинг, отдел продаж). Проблемы можно выделить следующие:

1. Двойной ввод фактических данных для целей проведения план-фактного анализа (планирование ведется в таблицах MS Excel , управленческий факт собирается в дописанной 1С).

2. Бизнес компании интенсивно развивается, и от учетной системы постоянно требуются новые данные для анализа, что трудно осуществимо, в связи с отсутствием гибкой информационной системы:

a. тратится время на написание технического задания программистам;

b. перевод задач, стоящими перед сотрудниками финансовой службы, соответственно с языка финансиста на технический язык программистов занимает длительное время;

c. обратная связь от программистов также идет на техническом языке терминов.

3. Сложность консолидации бюджетных данных. В компании был разработан довольно внушительный перечень бюджетов (функциональные), которые необходимо сводить в итоговые бюджеты движения денежных средств, бюджет доходови расходов. Данный процесс занимал много времени и сил, поскольку требовал постоянной сверки плановых бюджетных данных на их корректность и сопоставимость друг с другом.

4. Не сводился управленческий итоговый баланс. Такой вариант бюджетного управления не может являться образцовым примером, хотя тоже имеет свое право на существование. С этого начинают небольшие компании с несложным видом деятельности, когда штат специалистов еще не такой большой и транзакционные расходы не оказывают прямого и сильного воздействия на функционирование компании. Если же копания динамично развивается на рынке, то такой вариант автоматизации системы финансового управления приводит лишь к росту проблем и потере ориентации в пространстве.

Таким образом, в идеале система финансового управления должна обеспечивать достоверными плановыми данными, таки фактическими данными руководство компании в одной программной среде.

Автоматическое и моментальное получение отчетности. Программное решение должно позволять получать комплексную систему управленческой отчетности в любой момент времени. В любых интересующих разрезах для осуществления оперативного контроля за финансовым состоянием компании. Высшим пилотажем будет автоматическое построение упрвленческого баланса.

Автоматическое планирование бюджетов. Для сокращения трудозатрат на осуществление планирования, в программном продукте должны быть предусмотрены механизмы автоформирования плановых данных в зависимости от различных условий (планирование приходов от расходов, различные регламентные процедуры и т.д.)

Пример 3

Рассмотрим производственное предприятие агропромышленного сектора, имеющее достаточно сложный производственный цикл с большим количеством хозяйственных операций. Учет данных операций ручным способом занимал львиную долю времени сотрудников финансового отдела. За счет использования возможности программного обеспечения по автозаполнению статей бюджетов в зависимости от движений по другим статьям были значительно сокращены трудозатраты на ведение упрвленческого учета и планирования в компании, повысились эффективность планирования учета, что в конечном итоге привело к сокращению материальных затрат на 10 %.

Возможность ведения бюджетирования и учета по международным стандартам. В связи с интенсивными процессами интеграции со странами м международного сообщества и возможностью выхода компаний на международный рынок капитала данное свойство программного продукта играет все большую роль при выборе средства для автоматизации системы управления финансами. Отечественный топ-мененджмент смотрит в будущее, и многие понимают, что через два-три года получать отчетность по стандартам МСФО будет уже насущной необходимостью.

Интеграция финансов с процессами и проектами. Процессное управление становится все более популярным в последнее время. Когда предприятие строит свою деятельность вокруг процессов – это считается верхом мастерства. Таким образом, программный продукт по бюджетированию и управленческому учету должен автоматизировать сам процесс ведения бюджетирования и упрвленческого учета, ранее разработанный на бумаге. Пример процесса планирования бюджета доходов и расходов представлен на рис. 3.

Возможность удаленного доступа к программному средству. Компании с географически распределенной филиальной структурой не всегда имеют финансовые возможности, чтобы приобрести программный продукт для каждого офиса. Да и топ-менеджерам, находящимся в командировках и поездках, необходимо постоянно держать руку на пульсе управления компанией. Поэтому сегодня одним из значимых качеств программного решения является его возможность обеспечить удаленный доступ через Интернет к базе данных организации.

Многосценарность и многовалютность планирования и учета, различные варианты бюджетирования. У предприятия обычно существует несколько вариантов развития на будущее, то есть несколько сценариев планов, например, оптимистический, реалистический и пессимистический. При этом чем дальше временной горизонт планирования, тем больше может быть различных вариантов. Плюс ко всему значительное число компаний осуществляет свою деятельность не только в отечественной валюте, но и в других национальных валютах. Следовательно, для оптимального ведения автоматизированного планирования и учета программным средством должны поддерживаться все вышеперечисленные характеристики.

Заключение.

Таким образом, если вы решили автоматизировать систему управления финансами в своей компании, для того чтобы получить максимальный эффект от данного процесса, вам необходимо понимать следующее: ИТ-решение – это средство реализации целей финансового управления, и оно должно соответствовать тем требованиям, которые предъявляют к нему финансовые специалисты компании. Только тогда выбранное ИТ-решение будет полноценным инструментом внутрихозяйственного планирования, учета и анализа, а расходы на автоматизацию будут инвестициями в повышение качества корпоративного управления.

В настоящее время совершенствование управления финансами происходит на основе увязки этого процесса с разработкой и внедрением в управление финансами автоматизированных систем.
Под АСУ финансами понимается совокупность административных, экономических, математических методов, вычислительной и организационной техники, средств связи, позволяющая эффективно управлять финансами, финансовой системой.
В управлении финансами применяется автоматизированная система финансовых расчетов - АСФР. Она состоит из взаимосвязанных, совместно действующих подсистем: функциональных, обеспечивающих, технологических.
Организационно АСФР представляет собой совокупность взаимосвязанных между собой подсистем: организационно-экономического обеспечения: информационного обеспечения; программного обеспечения; технического обеспечения; организационно-правового обеспечения: технологического обеспечения; кадрового обеспечения.
Подсистема организационно-экономического обеспечения является главной в системе АСФР, создаст методические и организационные предпосылки автоматизации процесса составления и исполнения бюджета, включает функциональные подсистемы, координирует и взаимосвязывает другие обеспечивающие подсистемы, определяет методическое единство работ на всех уровнях АСФР.
В АСФР четыре функциональные подсистемы: сводные расчеты бюджета; госдоходы; расходы бюджетных учреждений и мероприятия, проводимые за счет бюджета; финансы отраслей народного хозяйства.
В подсистеме «Сводные расчеты бюджета» комплексы задач сформированы по группам однородных расчетов. Комплексы задач в блоках остальных грех подсистем выделены по видам доходов или расходов на финансирование определенной отрасли или группы учреждении и мероприятий.
Кроме централизованных систем автоматизированного управления используются локальные варианты путем организации автоматизированных рабочих мест - АРМ.
АРМ представляет собой профессионально ориентированную малую вычислительную систему либо комплекс периферийных технических средств, управлямых микро- ЭВМ или ПЭВМ и предназначенных для автоматизации работ специалистов определенной профессии. Типовая структура оборудования АРМ: устройство управления на базе микро-ЭВМ, видеотерминал (дисплей), накопитель на гибких магнитных дисках, клавиатура для набора данных, малогабаритное печатающее устройство. Такой состав технического оснащения АРМ с соответствующими программными средствами позволяет наряду с решением ряда экономических задач выполнять оперативную работу в диалоговом режиме с графическими, табличными, текстовыми документами, вести различные картотеки. АРМ позволяет корректировать и редактировать информацию, формировать выводы и заключения, регистрировать тексты, анализировать промежуточные и окончательные результаты, общаться дистанционно с другими работниками, располагающими АРМ.
В автоматизированных системах управления предприятиями (АСУП) выделяется самостоятельная функциональная подсистема управления финансами, в которой решаются задачи финансово-кредитного управления. Она представляет собой совокупность мероприятий, методов и средств, используемых для достижения максимальной рентабельности при определенных условиях производства и реализации продукции. Особенности управления в подсистеме связаны с кругооборотом денежных средств, опосредующих кругооборот производственных фондов и фондов обращения и определяют многоцелевой характер данной функции управления. Подсистема включает блоки управления, характеризующие состояние ресурсов и процессы их движения.
Поскольку финансовые задачи в АСУП решаются при использовании промежуточных массивов информации (производства, материальных ресурсов, труда и т. д.), то есть по другим объектам управления, следует создавать сеть АРМ, включающую АРМ различных структурных подразделений предприятия и соединенную с ЭВМ вычислительного центра. Таким обазом создается два уровня: верхний, где решаются задачи, требующие ресурсов больших ЭВМ, и нижний, представляющий собой АРМ, оснащенные ПЭВМ и соединенные в локальную сеть.
Комплекс технических средств нижних уровней финансовой системы, где формируются многочисленные информационные потоки, предусматривает использование различных средств составления, размножения, копирования, обработки, транспортировки и хранения док умен- тов, средств управленческой связи, средств сигнализации, информации.
В связи с появлением персональных ЭВМ, и особенно профессиональных - ППЭВМ, электронной почты, банков данных, средств обработки текстовой и графической информации, иной современной информационной техники возникли условия для кардинального преобразования организации управленческой деятельности. Технические средства вес шире используются в непосредственном процессе управленческих решений.
В условиях АСФР существенно меняется содержание работы аппарата финансового управления. У специалистов высвобождается время на творческую работу - разработку и постановку проблем, задач и условий их решения для АСУ, глубокий экономический анализ и принятие квалифицированных решений с помощью советов АСУ во всех звеньях оперативного управления финансами - от местных финансовых органов до центрального аппарата Министерства финансов. Значительно увеличиваются возможности финансового аппарата по своевременному принятию оперативных мер, направленных на ликвидацию отклонений в выполнении финансовых планов, в финансовой дисциплине. Информация, полученная финансовыми работниками от АСУ, позволяет им повышать качество принимаемых управленческих решений на основе учета многих вариантов и выбора оптимального.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Сформулируйте определение понятия «управление финансами».
2. Перечислите основные принципы управления финансами.
3. В чем проявляется различие двух аспектов управления финансами?
4. В чем состоит научный подход в управлении финансами?
5. Охарактеризуйте основные элементы управления финансами.
6. Назовите органы по стратегическому управлению финансами и их основные функции в этом процессе.
7. Каковы роль и функции Министерства финансов?
8. В чем заключается роль областных, городских и районных финансовых органов в решении задач социально-экономического развития?
9. Изложите структуру управления налоговой службы Казахстана.
10. Перечислите основные права и обязанности работников налоговых служб.
11. Каковы особенности управления финансами предприятий и организаций народного хозяйства?
12. В чем необходимость применения автоматизированных систем управления финансами?
13. Какие виды технических средств управления применяются в локальных схемах?
14. В чем заключаются особенности автоматизации управления финансами хозяйствующих субъектов?

Еще по теме Автоматизированная система управления финансами:

1. Предисловие Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками
2. Структура и функции систем управления финансовыми потокам
3. Основные направления автоматизации бизнес-процессов управления финансовыми потокам
4. 12.3. Новые информационные технологиив АСУДП предприятий
5. БАЗОВЫЕ КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ И БЕЗОПАСНОСТИ ПЛАТЕЖНОЙ СИСТЕМЫ РОССИИ

- Авторское право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Антимонопольно-конкурентное право - Арбитражный (хозяйственный) процесс - Аудит - Банковская система - Банковское право - Бизнес - Бухгалтерский учет - Вещное право - Государственное право и управление - Гражданское право и процесс - Денежное обращение, финансы и кредит - Деньги - Дипломатическое и консульское право - Договорное право - Жилищное право - Земельное право - Избирательное право - Инвестиционное право - Информационное право - Исполнительное производство - История государства и права - История политических и правовых учений - Конкурсное право -