Как правилно да заверите копие на документ: печат „Копието е вярно

От лятото на 2018 г. е в сила нова процедура за поставяне на виза „копието е вярно“. Как правилно да заверите копие на документ според актуализираните стандарти и да не нарушавате правния ред на деловодството? Казваме ви какво трябва да знаете за преписите и извлеченията, кой има право да ги заверява и кога е необходим нотариус.

Как копието е различно от оригинала?

Някои документи се разработват само в един екземпляр и създаването на втори оригинал не е възможно. Те включват трудова книжка, договор между служител и работодател (съществува в 2 екземпляра), договор за продажба, заповед за наемане на работа. Данните от тези документи обаче са необходими на банките, данъчната служба и някои други институции. Например за издаване на заем или кандидатстване за ипотека. Невъзможно е да им се предостави оригинал, затова се прави копие.

Заверено копие на документ е хартиено фотокопие на документа, заверено с подписа на ръководителя и печата на организацията (ако има такъв). Целта на визата е да гарантира достоверност.

Копие - копирана версия на оригиналния документ, най-често изпълнявана на обикновена копирна машина. Но за да се предотвратят измами, институциите, приемащи копия, са помолени да ги заверят по специален начин. Нека да разгледаме правилата за заверка на копия на документи в организация и как да напишем всичко правилно за първи път.

Печатът "Копието е вярно" е необходим за потвърждаване на автентичността на копието

Защо може да се нуждаете от заверено копие

Правилно заверени копия се изискват от граждани и предприемачи в много ситуации:

• получаване на заем или ипотека;
• регистрация на социални помощи или материална помощ;
• сключване на сделки с недвижими имоти (в определени ситуации);
• получаване на наследство;
• издаване на лиценз.

Ред за заверка на копия от документи

Процедурата за заверка на копия от документи всъщност е доста проста, въпреки че е регламентирана в същото време няколко законодателни акта, една от които работи от 1983 г.:

• Указ на Президиума на Върховния съвет на СССР от 4 август 1983 г. № 9779-X;
• Държавен стандарт на Руската федерация GOST R 6.30-200 от 3 март 2003 г. № 65-st.

Законодателството предвижда 2 основни опции за сертифициране:

• просто;
• нотариален.

Нотариус най-често се изисква от бизнеса, а служителите имат нужда от обикновен - подпис на работодателя. В отдалечените селски населени места, където няма нотариус, тази функция се изпълнява от председателя на общината или негов упълномощен заместник. Тези актове, които се изготвят в самата компания, се заверяват самостоятелно: поръчки и договори. Одобрението на документи, които са създадени от друга институция, е законно само когато оригиналите се съхраняват в самата компания. Това правило най-често важи за трудовата книжка.

Подготовка на документи

Обмислете общите правила за заверка на копия на документи. За да получи заверено копие, служителят, устно или писмено, се обръща директно към работодателя или към отдела за персонал. Изготвя се писмено заявление в свободна форма. Обикновено проблемът се решава в рамките на един работен ден, но в някои случаи отнема 2-3 дни. За заверка са необходими оригиналът и негово копие.

Ако оригиналът се пази от работодателя, той сам прави копие, заверява го и го предава на служителя. Не се изисква подпис на гражданин.

Проверете качеството на оригинала. Ако някои от надписите са изтрити, има затривания или трудни за разчитане фрагменти, обикновено фотокопие няма да е достатъчно. Копието ще бъде с лошо качество и няма да бъде прието. Как да действаме в такава ситуация? Опитайте да сканирате оригинала и след това отпечатайте сканираното. Качеството ще бъде по-добро, а за получаващите институции няма никакво значение как се прави копието.

Копието трябва да е с добро качество, в противен случай няма да бъде прието.

Кой има право да завери копие

Правото на застраховка в компанията има:

• управител/директор;
• зам.-началник;
• началник отдел "Личен състав";
• упълномощено лице, ако това право е определено в уставните документи на организацията.

Ако организацията има печат, подписът трябва да бъде защитен с него. Печатът е поставен по такъв начин, че да не се припокрива визата, длъжността и декодирането на фамилното име. Образец на печат "Копието е вярно" е представен в изображенията към материала. Ако юридическо лице работи без печат, документите се заверяват само с подпис. Институцията, която приема копия, трябва да вземе това предвид и няма право да откаже приемането поради липса на печат.

Удостоверителен надпис

Автентичността на копието се потвърждава от надписа „Верно“. Ако се изготвя копие за друга организация - например за банка - според новите изисквания е необходимо към този надпис да се добави местоположението на оригинала. Така надписите върху копия на същия документ ще бъдат както следва:

1. Във вашата компания: „Правилно“, позицията и подписа на лицето, одобряващо документа.
2. За друга институция: „Вярно“, „Оригиналът на заповедта за наемане / друг акт се съхранява в Техника ООД, дело № 03-1861 за 20 ..“, както и длъжността и подписът на отговорния съставител.

Понякога възниква въпросът: „копието е правилно“ или „правилно“ - кое е правилно? Актуализираният GOST приема правописа "Вярно", по-добре е да го използвате. Друга формулировка обаче няма да направи копието невалидно. Пример за това как правилно да удостоверите документ е представен в изображенията към материала.

Нотариална заверка

Нотариална заверка на копие се изисква само когато това е изрично посочено в описанието на комплекта книжа. Предприемачите и юридическите лица са по-склонни да се сблъскат с нотариална заверка, например при регистрация на LLC. Но в някои случаи обикновените граждани също са принудени да използват такива услуги.Например:

• брачни договори;
• приемане на наследство;
• преводи на документи от чужди езици;
• пълномощни с прехвърляне на права;
• договори за продажба на недвижими имоти, ако броят на собствениците е повече от един.

Нотариалните услуги се заплащат, заверката на една страница ще струва 1-2 хиляди рубли. Нотариусът определено ще се нуждае от оригинала за нотариална заверка.

За да може нотариусът да завери документ, той трябва да отговаря на редица изисквания

В какви случаи нотариусът ще откаже

Нотариусът може да откаже да завери документи. Има много причини, най-често срещаните са:

1. Кандидатът предоставя документи с ламинирани повърхности. Специалистът не може да провери тяхната автентичност, следователно ще откаже да удостовери.
2. Документи с чужд произход, нелегализирани в съответствие с руското законодателство, написани на чужд език.
3. Действа върху няколко листа, но не зашити и не номерирани (проблемът се решава много лесно: пребройте и зашийте листовете, залепете етикет на последния лист с броя на листовете).
4. Оригиналът има повредени фрагменти, които се четат трудно или невъзможно. Също така не се заверяват документи с бележки и корекции, чиято законосъобразност не е потвърдена с маркировка "Коригирано да вярвам".
5. Част от текста е написана с молив.

Ако има съмнения относно състоянието на документа и възможността за подписването му в правилния ред, по-добре е първоначално да се консултирате със специалист и да се опитате да намерите решение на проблема заедно. След проверка нотариусът поставя своя печат: образец на печата е показан на изображението по-горе.

Особености при заверка на извлечения от документи

В някои случаи се изисква да се завери не копие, а само отделно извлечение. Например от устава на организацията, договор или резолюция. Как да го направя правилно? Няма строги изисквания за извлеченията, повечето от тях се извършват в свободна форма и дори не изискват подпис на главата. За да се счита твърдението за валидно, са достатъчни следните препоръки:

• посочват се датата и регистрационният номер на оригиналния документ;
• ако документът има преамбюл, той се посочва в извлечението без съкращения и промени;
• в текста са оставени само тези параграфи и редове, които са от значение в тази ситуация, параграфите са обозначени с оригиналните номера;
• посочете длъжността и името на лицето, подписало основния документ.

След това извлечението се заверява с печат "Верно" и подпис на съставителя. За разлика от заверените копия, не само мениджърите могат да одобряват изявления. Например, секретарят, който е съставил извлечението, има право да постави печат и своя подпис.

Заверка на преводи

Специализирани преводачески агенции имат право да заверяват преведените документи. Има такива в почти всеки регион и работят с повечето езици. Само дипломирани преводачи могат да превеждат. Самият заявител и нотариусът не са упълномощени за това. Повечето нотариуси имат право да работят с документи само на руски език.

Имайте предвид, че понякога се изисква само превод на документа, а понякога превод и нотариална заверка. Винаги уточнявайте на мястото на представяне коя опция изискват.

Заключение

Новите правила за заверка на документи не промениха радикално реда на заверка на копия. В някои случаи - когато копие се представя на друга организация - трябва да посочите местоположението на оригинала (ако е възможно). Ръководителят, неговият заместник и началникът на отдела по персонала имат право на уверение. Процедурата е проста и не изисква сериозна предварителна подготовка.