Регистрация на длъжностна характеристика: процедура за регистрация, изисквания и условия, образец

13.07.2021 | Документация

Всяка организация се интересува от факта, че служителите изпълняват работата си възможно най-ефективно, ясно разбирайки целите и задачите, поставени пред тях. Компетентното регистриране на длъжностната характеристика ще помогне при организирането на трудовата дейност.

Процедурата за издаване на DI

Този документ урежда вътрешните трудови отношения на служителите на организацията. ще зависи от конкретната длъжност, но като цяло този документ трябва да регламентира мястото и назначаването на служителя в управленския апарат, както и квалификационните изисквания към него, неговите функционални права, отговорности и задължения, както и възможните стимули.

По закон не е необходимо фирмата да издава длъжностни характеристики, но този документ помага не само при регулиране на дейността на служителите, но и в случай на различни видове конфликтни ситуации в организацията или с данъчната служба.

Според Rostrud този документ трябва да бъде отделен за всяка конкретна длъжност, която е в списъка на персонала (дори и за свободна). Инструкцията изразява интересите на двете страни в трудовото правоотношение, тъй като съдържа допълнителна информация, изисквания, свързани с личните, деловите качества на служителя и др.

При липса на този документ става невъзможно:

обосновка за отказ за наемане;
обективна оценка на работата на служителя за периода на изпитване;
разпределение на трудовите функции между работниците;
временно преместване на работника на друга работа;
оценка на добросъвестността и пълнотата на изпълнение на трудовите функции от служителя.

Законодателството не налага конкретни изисквания за изпълнение на длъжностна характеристика, освен това липсата на този документ не е нарушение на закона и следователно не води до отговорност. От друга страна, този факт може да предизвика негативни последици при приемането от страна на работодателя на незаконни действия и решения.

Корекция и изготвяне

Основата за разработване и изпълнение на длъжностните характеристики е Квалификационният указател на длъжностите. Съдържа квалификационни характеристики, които се делят на:

длъжностни лица;
необходими знания;
изисквания за квалификация на служителите.

Важно е да се разбере, че това ръководство е предназначено да улесни решаването на работни моменти, тяхното уреждане, както и да организира най-ефективните дейности в управлението на персонала. Има само препоръчителен характер.

Регистрацията на длъжностните характеристики на служителите не е регламентирана от правни разпоредби. Съответно работодателят самостоятелно решава как да го издаде и да направи необходимите промени. Инструкцията може да бъде самостоятелен документ или да бъде допълнение към трудовия договор.

Корекцията често е свързана с промени в задължителните условия в трудовия договор. Работодателят е длъжен предварително да уведоми служителя писмено за предстоящите промени. Ако служител на пълен работен ден се съгласи да продължи трудовото правоотношение, инструкциите се изменят съответно. Ако това е заявление за TD, тогава е необходимо да направите промени чрез изготвяне на допълнително споразумение.

Кодексът на труда не казва нищо относно изготвянето и изпълнението на длъжностните характеристики. Въпреки това, това е най-важният документ, чието съдържание включва техническо задание, трудова функция, граница на отговорност, както и квалификационни изисквания. Този документ се съставя в 2 екземпляра, единият от които се дава на служителя.

При издаването на длъжностна характеристика в съответствие с GOST те разчитаха на Държавния стандарт R 6.30-2003, който беше въведен в сила с Указ на Държавния стандарт на Русия № 65-st. от 03.03.2003 г., но действието му е прекратено, тъй като на 01.07.2017 г. GOST R 7.0.97-2016 влезе в сила. Подробностите, които трябва да бъдат посочени в този документ, са описани в раздел 2 на GOST.

Примерна длъжностна характеристика се изпраща за съгласуване на всички длъжностни лица, които проявяват интерес към нея. Всякакви предложения и коментари по проекта на заинтересованите длъжностни лица могат да бъдат представени на отделни листове, които трябва да бъдат датирани и подписани от служители на организацията. Дизайнът на длъжностната характеристика може да се основава на GOST R 7.0.97-2016, където е разрешено да се издават визи за одобрение на последната страница в долната част на оригиналния документ. Също така този документ може да бъде заверен от листове (по преценка на предприятието).

Правила за издаване на детайли

Разработените държавни стандарти служат като модел за проектиране на длъжностната характеристика. Според тях всеки вид организационна и разпоредителна документация трябва да има напълно попълнени реквизити. Редът на подреждането им върху листа също е определен и има значение. Длъжностната характеристика се отнася за документи за вътрешно ползване, поради което не е необходимо да се посочват определени видове подробности. Например, няма смисъл да се предписва логото на организацията, нейните референтни данни, регистрационен номер или код OKPO.

Задължителни подробности, които трябва да бъдат посочени в инструкциите:

наименование на фирмата, нейното конкретно подразделение;
наименованието на самия документ (длъжностна характеристика), който уточнява конкретната позиция, за която е разработен;
OKUD (код на формата на документа), за инструкции - 0253051;
дата и място, където е съставен документът;
печати за одобрение и одобрение;
регистрационен номер;
текстова част;
поле, предназначено за подписи на познати лица;
подпис на длъжностното лице, изготвило документа.

Основни раздели

Примерна длъжностна характеристика според GOST трябва да включва няколко раздела. Всеки от тях е длъжен да разгледа подробно следните въпроси:

Съдържанието и списъкът на трудовите функции, както и списъкът на видовете извършена работа, свързани с тази длъжност.
Правомощия и права на специалист, тяхното кратко описание.
Отговорност, която се носи от служител за неправилно или пълно неизпълнение на трудовите задължения.

Що се отнася до изискванията за дизайна на текста, те са стандартни: ширината на долното и горното поле е най-малко 20 mm. В текста е необходимо да се използват специални термини, които са утвърдени в бизнес средата, когато се използват речеви завои, а също така е необходимо да се използват професионални печати. Този стил на представяне ще помогне да се избегне двусмисленото тълкуване на смисъла и също така ще направи информацията в текста възможно най-разбираема за възприятието на работниците.

DI на ръководителя на митническото оформяне

Този служител е класифициран като специалист. Той се назначава и освобождава от длъжност със заповед на ръководителя на предприятието. Длъжностната характеристика на специалист по митническо освобождаване предвижда, че лице, което има:

висше професионално образование по специалност "митници" без трудов стаж;
висше икономическо или юридическо образование с трудов стаж минимум една година;
средно професионално образование с най-малко 3 години трудов стаж;
сертификат за квалификация по специалността митническо оформяне, курсове за повишаване на квалификацията в областта на митническото оформяне веднъж на всеки три години.

В работата си този специалист трябва да се ръководи от:

уставът на организацията;
нормативна уредба, методически профилни препоръки относно митническото оформяне;
инструкции, заповеди на ръководителя;
длъжностната му характеристика.

Какво трябва да знае един специалист по митническо освобождаване

Ръководителят на тази сфера на дейност трябва да знае следното:

правни и подзаконови актове, както и други насоки и материали, които регулират условията за движение на стоки през границата и процедурата за митническо оформяне;
митнически агент, декларатор;
мерки за държавно регулиране на външноикономическата дейност;
правила, по които се извършва валутен контрол за митнически цели;
митнически режими;
мерките за отговорност, които се прилагат за нарушения и престъпления в областта на митниците;
възприетият ред за деклариране, както и видовете и формите на митническите декларации;
класификацията, която се прилага за стоките за митнически цели;
процедурата и правилата, приложими за попълване на митническа документация;
видове и класификация на митническите плащания, както и редът, който се прилага при плащането и изчисляването им;
процедурата за докладване, установена от организацията;
прилаганите правила за определяне на митническата стойност;
основи на културата на общуване, икономика, психология, организация на труда;
правила за използване на иновативни технологични средства, както и софтуер;
норми и правила за индустриална безопасност, защита на труда на работното място;
основи на трудовото право.

Длъжностни отговорности на мениджър митническо освобождаване

Примерна длъжностна характеристика на този специалист предписва следните отговорности:

Извършване на работа по подготовката на документация за стоки, които се преместват през границата, извършване на други действия, които са необходими при организиране на митническото освобождаване.
Да декларира стоките под митнически режим, въз основа на информацията, съдържаща се в товарителните и други документи.
Проверете за достоверност информацията за превозваните стоки, която е посочена в транспортната и търговската документация.
Определете кода на стоките въз основа на тяхната номенклатура.
Изберете метод за изчисляване на митническата стойност и въз основа на него извършете изчислението.
Определете вида данък върху стоките, изчислете го.
Определете страната на произход на стоките, които се движат през границата.
Прилагане на данъчни стимули, тарифни преференции.
Предоставяне на консултантски услуги, свързани с митническо освобождаване.
Поддържане на записи и архивиране, обработка на информация.

Права на ръководителя на митническото оформяне

Правилното изпълнение на длъжностната характеристика предполага следните права на специалист по митническо освобождаване:

Право да се запознава с проекти на решения на ръководителите, които са пряко свързани с неговата дейност.
Право на предложения относно подобряване на трудовата дейност.
Право да докладва на ръководството за съществуващите недостатъци в организацията (в рамките на компетентността на специалиста), разкрити в хода на работата, както и да прави предложения за тяхното отстраняване.
Право от името на ръководството или лично да изисква документи или информация от отделите на организацията, които са необходими при изпълнение на служебните задължения.
Право да изисква от ръководството на организацията съдействие при изпълнение на преки служебни задължения.

Взаимоотношения, отговорност и оценка на работата на ръководителя на митническото оформяне

Образец на правилния дизайн на длъжностната характеристика на този специалист гласи, че той докладва на ръководителя на структурното звено. Той взаимодейства със служителите на структурните звена по въпроси, които са от неговата компетентност.

Изискванията за дизайна на длъжностната характеристика включват и наличието на раздел отговорност на специалист по митническо освобождаване. Резултатите от работата на мениджъра трябва да бъдат оценени от ръководителя на неговото структурно звено. Мениджърът на митническото освобождаване трябва да отговаря за:

неизпълнение, неправилно изпълнение на преки служебни задължения;
причиняване на материални щети в хода на трудовата дейност (в съответствие със закона);
неспазване на правилата на вътрешния трудов ред, нормите и правилата за промишлена безопасност и защита на труда.

Какви задачи решава длъжностната характеристика?

Ако този документ е съставен правилно и стриктно спазван от всички служители на организацията, тогава той ще бъде опора в работата на предприятието. Пример за длъжностна характеристика трябва да бъдат документи, които отговарят на държавните изисквания. Това ще гарантира семантичното значение на тази документация и ще бъде потвърждение за автентичност.

Въпреки че личната карта на служител не е включена в списъка на задължителните документи, нейното присъствие е голям плюс в работата на компанията. Решава следните производствени и управленски задачи:

ясно определение на длъжностните отговорности за отделна работна единица, която е включена в списъка на персонала, като се вземат предвид всички характеристики на конкретните задачи и работното място;
разграничаване на длъжностните отговорности, определяне на взаимоотношенията между длъжностите, установяване на служебна йерархия, както и на субординация;
обосновка на възстановяването на работника на определени видове разходи, които се дължат на изпълнението на трудовите му задължения;
установяване на ясни и разбираеми квалификационни изисквания за длъжността и критерии за оценка на ефективността при изпълнение на задълженията, както и съответствие със заеманата длъжност;
установяване на правата и задълженията на специалист, определяне на областта на неговата отговорност и наказание, което се предвижда за нарушение или неизпълнение на служебни задължения.

Този документ трябва да бъде съставен правилно и също така да отговаря на установените изисквания. Наредбите на държавно ниво, уреждащи правилата за издаване на този документ, са GOST, които установяват специфични изисквания за издаване на бизнес документи. Преди това се използваше GOST R 6.30-2003, но действието му престана, тъй като GOST R 7.0.97-2016 влезе в сила на 1 юли 2017 г. Струва си да се обърне внимание на факта, че разпоредбите, предписани в инструкциите, не трябва по никакъв начин да влошават условията на труд, както и положението на работниците в сравнение с гарантираните от закона.

Допълнителни секции

Някои от най-често срещаните допълнителни секции в CI са:

„Взаимоотношения” е раздел, който регламентира производствените контакти на служителите както от един отдел, така и от различни. Ако е необходимо, той предписва официални комуникации в рамките на организацията, както и с предприятия на трети страни. Това е необходимо, например, ако работникът взаимодейства с изпълнители и има нужда да информира ръководството за това. За да се подобри качеството на DI, няма да е излишно да се установи в този раздел процедурата и честотата на предоставяне от служителя на планове, отчети и други документи.
„Оценяване на работата” е раздел, в който ясно са установени критериите, според които ще се извършва оценката на работата.
"Процедурата за преглед на длъжностната характеристика." В този раздел е полезно да се определи срокът на валидност, както и условията за преразглеждане на MDI, които включват:

всякакви промени в организационната структура;
ревизия, промени в персонала;
появата на нови трудови задължения, което води до преразпределение на съществуващите;
промяна в естеството на работа поради въвеждането на иновативни технологии.

Допълнителните раздели трябва да бъдат разположени в края на длъжностната характеристика.