So beglaubigen Sie eine Kopie eines Dokuments ordnungsgemäß: Stempeln Sie „Kopie ist korrekt“.

Seit Sommer 2018 gilt ein neues Verfahren zur Anbringung eines Visums „Kopie ist korrekt“. Wie kann eine Kopie eines Dokuments ordnungsgemäß nach aktualisierten Standards beglaubigt werden, ohne gegen die gesetzliche Ordnung der Büroarbeit zu verstoßen? Wir sagen Ihnen, was Sie über Kopien und Auszüge wissen müssen, wer das Recht hat, diese zu beglaubigen und wann ein Notar benötigt wird.

Wie unterscheidet sich eine Kopie vom Original?

Manche Dokumente werden nur in einer Kopie erstellt und die Erstellung eines zweiten Originals ist nicht möglich. Dazu gehören ein Arbeitsbuch, ein Vertrag zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber (liegt in 2 Exemplaren vor), ein Kaufvertrag, ein Arbeitsauftrag. Daten aus diesen Papieren werden jedoch von Banken, dem Steueramt und einigen anderen Institutionen benötigt. Zum Beispiel für die Vergabe eines Kredits oder die Beantragung einer Hypothek. Es ist nicht möglich, ihnen das Original zur Verfügung zu stellen, daher wird eine Kopie angefertigt.

Eine beglaubigte Kopie eines Dokuments ist eine Papierfotokopie des Dokuments, die durch die Unterschrift des Leiters und das Siegel der Organisation (sofern vorhanden) beglaubigt ist. Der Zweck des Visums besteht darin, die Glaubwürdigkeit zu gewährleisten.

Eine Kopie ist eine kopierte Version des Originaldokuments, die meist auf einem einfachen Kopierer erstellt wird. Um jedoch Betrug vorzubeugen, werden Institutionen, die Kopien annehmen, gebeten, diese auf besondere Weise zu beglaubigen. Werfen wir einen Blick auf die Regeln für die Beglaubigung von Kopien von Dokumenten in einer Organisation und wie man beim ersten Mal alles richtig schreibt.

Der Stempel „Kopie ist korrekt“ wird benötigt, um die Echtheit der Kopie zu bestätigen

Warum Sie möglicherweise eine beglaubigte Kopie benötigen

Bürger und Unternehmer benötigen ordnungsgemäß beglaubigte Kopien in vielen Situationen:

• Aufnahme eines Darlehens oder einer Hypothek;
• Anmeldung von Sozialleistungen oder materieller Hilfe;
• Abschluss von Immobilientransaktionen (in bestimmten Situationen);
• eine Erbschaft erhalten;
• Erteilung einer Lizenz.

Verfahren zur Beglaubigung von Kopien von Dokumenten

Das Verfahren zur Beglaubigung von Kopien von Dokumenten ist eigentlich recht einfach, obwohl es gleichzeitig geregelt ist mehrere Gesetzestexte, von denen eines seit 1983 in Betrieb ist:

• Dekret des Präsidiums des Obersten Sowjets der UdSSR vom 4. August 1983 Nr. 9779-X;
• Staatlicher Standard der Russischen Föderation GOST R 6.30-200 vom 3. März 2003 Nr. 65-st.

Die Gesetzgebung sieht zwei Hauptzertifizierungsoptionen vor:

• einfach;
• notariell.

Unternehmen benötigen in den meisten Fällen einen Notar, und Arbeitnehmer benötigen eine einfache Notarunterschrift: die Unterschrift des Arbeitgebers. In abgelegenen ländlichen Siedlungen, in denen es keinen Notar gibt, wird diese Funktion vom Gemeindevorsteher oder seinem bevollmächtigten Stellvertreter wahrgenommen. Die im Unternehmen selbst erstellten Handlungen werden unabhängig beglaubigt: Bestellungen und Verträge. Die Genehmigung von Dokumenten, die von einer anderen Institution erstellt wurden, ist nur dann zulässig, wenn die Originale im Unternehmen selbst aufbewahrt werden. Diese Regel gilt am häufigsten für das Arbeitsbuch.

Vorbereitung von Dokumenten

Beachten Sie die allgemeinen Regeln für die Beglaubigung von Kopien von Dokumenten. Um eine beglaubigte Kopie zu erhalten, beantragt der Arbeitnehmer mündlich oder schriftlich direkt beim Arbeitgeber oder bei der Personalabteilung. Eine schriftliche Bewerbung wird in freier Form erstellt. Normalerweise wird das Problem innerhalb eines Werktages gelöst, in manchen Fällen dauert es jedoch auch 2-3 Tage. Zur Beglaubigung benötigen Sie das Original und dessen Kopie.

Sofern das Original beim Arbeitgeber verbleibt, fertigt dieser selbst eine Kopie an, beglaubigt diese und übergibt sie dem Arbeitnehmer. Die Unterschrift des Bürgers ist nicht erforderlich.

Überprüfen Sie die Qualität des Originals. Wenn einige der Inschriften gelöscht sind, Radierungen oder schwer lesbare Fragmente vorhanden sind, reicht eine einfache Fotokopie nicht aus. Die Kopie ist von schlechter Qualität und wird nicht akzeptiert. Wie verhält man sich in einer solchen Situation? Versuchen Sie, das Original zu scannen und drucken Sie dann den Scan aus. Die Qualität wird besser sein und es spielt für die empfangenden Institutionen keine Rolle, wie die Kopie erstellt wird.

Die Kopie muss von guter Qualität sein, andernfalls wird sie nicht akzeptiert.

Wer hat das Recht, eine Kopie zu beglaubigen?

Das Sicherungsrecht im Unternehmen besteht aus:

• Manager/Direktor;
• stellvertretender Chef;
• Leiter der Personalabteilung;
• autorisierte Person, wenn dieses Recht in den gesetzlichen Dokumenten der Organisation festgelegt ist.

Verfügt die Organisation über ein Siegel, muss die Unterschrift damit gesichert werden. Der Stempel ist so angebracht, dass er das Visum, die Position und die Entschlüsselung des Nachnamens nicht überschneidet. Ein Muster des Stempels „Kopie ist korrekt“ ist in den Bildern zum Material dargestellt. Wenn eine juristische Person ohne Siegel arbeitet, werden die Papiere nur durch eine Unterschrift beglaubigt. Die die Kopien annehmende Institution hat hierauf Rücksicht zu nehmen und ist nicht berechtigt, die Annahme wegen fehlender Siegelung zu verweigern.

Beglaubigende Inschrift

Die Echtheit der Kopie wird durch den Hinweis „Richtig“ bestätigt. Wird eine Kopie für eine andere Organisation – beispielsweise für eine Bank – nach neuen Anforderungen angefertigt, ist es erforderlich, zu dieser Beschriftung den Aufbewahrungsort des Originals anzugeben. Somit lauten die Inschriften auf Kopien desselben Dokuments wie folgt:

1. Innerhalb Ihres Unternehmens: „Richtig“, die Position und Unterschrift der Person, die das Dokument genehmigt.
2. Für eine andere Institution: „Richtig“, „Das Original des Arbeitsauftrags / sonstigen Gesetzes wird bei Tekhnika LLC, Fall Nr. 03-1861 für 20 ..“ gespeichert, sowie die Position und Unterschrift des verantwortlichen Erstellers.

Manchmal stellt sich die Frage: „Die Kopie ist korrekt“ oder „richtig“ – was ist richtig? Das aktualisierte GOST geht von der Schreibweise „True“ aus, es ist besser, diese zu verwenden. Eine andere Formulierung macht die Kopie jedoch nicht ungültig. Ein Beispiel für die ordnungsgemäße Zertifizierung eines Dokuments finden Sie in den Bildern zum Material.

Beglaubigung

Eine notarielle Beglaubigung einer Kopie ist nur dann erforderlich, wenn dies in der Beschreibung der Unterlagen ausdrücklich angegeben ist. Unternehmer und juristische Personen stoßen beispielsweise bei der Registrierung einer GmbH eher auf eine Beglaubigung durch einen Notar. In manchen Fällen sind aber auch normale Bürger gezwungen, solche Dienste in Anspruch zu nehmen. Zum Beispiel:

• Eheverträge;
• Annahme einer Erbschaft;
• Übersetzungen von Dokumenten aus Fremdsprachen;
• Vollmachten mit der Übertragung von Rechten;
• Verträge über den Verkauf von Immobilien, wenn die Anzahl der Eigentümer mehr als eins beträgt.

Notardienste werden bezahlt, die Beglaubigung einer Seite kostet 1-2.000 Rubel. Für die Beurkundung benötigt der Notar auf jeden Fall das Original.

Damit ein Notar ein Dokument beglaubigen kann, muss es eine Reihe von Anforderungen erfüllen

In welchen Fällen wird der Notar ablehnen

Der Notar kann die Beglaubigung von Dokumenten verweigern. Es gibt viele Gründe, die häufigsten sind:

1. Der Antragsteller stellt Dokumente mit laminierter Oberfläche zur Verfügung. Der Fachmann kann ihre Echtheit nicht überprüfen und wird daher die Zertifizierung verweigern.
2. Dokumente ausländischer Herkunft, die nicht nach russischem Recht legalisiert sind und in einer Fremdsprache verfasst sind.
3. Wirkt auf mehrere Blätter, aber nicht geheftet und nicht nummeriert (das Problem lässt sich ganz einfach lösen: Blätter zählen und heften, auf das letzte Blatt ein Etikett mit der Anzahl der Blätter kleben).
4. Das Original weist beschädigte Fragmente auf, die schwer oder gar nicht lesbar sind. Auch Arbeiten mit Anmerkungen und Korrekturen, deren Rechtmäßigkeit nicht durch das Vermerk „Corrected to believe“ bestätigt wird, werden nicht beglaubigt.
5. Ein Teil des Textes ist mit Bleistift geschrieben.

Bestehen Zweifel am Zustand des Dokuments und an der Möglichkeit, es in der richtigen Reihenfolge zu unterzeichnen, ist es besser, zunächst einen Spezialisten zu konsultieren und gemeinsam zu versuchen, eine Lösung für das Problem zu finden. Nach der Überprüfung bringt der Notar sein Siegel an: Ein Muster des Siegels ist im Bild oben zu sehen.

Besonderheiten der Beglaubigung von Auszügen aus Dokumenten

In einigen Fällen ist es erforderlich, keine Kopie, sondern nur einen separaten Auszug zu beglaubigen. Zum Beispiel aus der Satzung der Organisation, dem Vertrag oder dem Beschluss. Wie macht man es richtig? Es gibt keine strengen Anforderungen an Auszüge, die meisten davon werden in freier Form durchgeführt und erfordern nicht einmal die Unterschrift des Leiters. Damit die Aussage als gültig angesehen werden kann, genügen die folgenden Empfehlungen:

• das Datum und die Registrierungsnummer des Originaldokuments sind angegeben;
• wenn das Dokument eine Präambel hat, wird diese im Auszug ohne Abkürzungen und Änderungen angegeben;
• im Text bleiben nur die Absätze und Zeilen übrig, die in dieser Situation relevant sind, die Absätze werden mit den Originalnummern gekennzeichnet;
• Geben Sie die Position und den Namen der Person an, die das Hauptdokument unterzeichnet hat.

Anschließend wird der Auszug mit dem Stempel „Richtig“ und der Unterschrift des Erstellers beglaubigt. Im Gegensatz zu beglaubigten Kopien können Aussagen nicht nur von Führungskräften bestätigt werden. Beispielsweise hat die Sekretärin, die den Auszug erstellt hat, das Recht, einen Stempel und seine Unterschrift anzubringen.

Beglaubigung von Übersetzungen

Spezialisierte Übersetzungsagenturen haben das Recht, übersetzte Dokumente zu beglaubigen. Solche gibt es in fast jeder Region und sie funktionieren mit den meisten Sprachen. Nur zertifizierte Übersetzer können übersetzen. Der Antragsteller selbst und der Notar sind hierzu nicht befugt. Die meisten Notare haben das Recht, nur mit Papieren in russischer Sprache zu arbeiten.

Bitte beachten Sie, dass manchmal nur eine Übersetzung des Dokuments erforderlich ist, manchmal auch eine Übersetzung und eine notariell beglaubigte Erklärung. Geben Sie immer am Ort der Präsentation an, welche Option sie benötigen.

Abschluss

Die neuen Regeln für die Beglaubigung von Dokumenten haben die Reihenfolge der Beglaubigung von Kopien nicht grundlegend geändert. In manchen Fällen – wenn eine Kopie einer anderen Organisation vorgelegt wird – müssen Sie (falls möglich) den Standort des Originals angeben. Das Zusicherungsrecht haben der Leiter, sein Stellvertreter und der Leiter der Personalabteilung. Das Verfahren ist einfach und erfordert keine ernsthafte Vorbereitung.