Ako správne osvedčiť kópiu dokumentu: pečiatka „Kópia je správna

Od leta 2018 je v platnosti nový postup na pripojenie víza „kópia je správna“. Ako správne osvedčiť kópiu dokumentu podľa aktualizovaných noriem a neporušiť právny poriadok kancelárskej práce? Povieme vám, čo potrebujete vedieť o kópiách a výpisoch, kto má právo ich schvaľovať a kedy je potrebný notár.

Ako sa kópia líši od originálu?

Niektoré dokumenty sú vypracované len v jednej kópii a vytvorenie druhého originálu nie je možné. Patrí medzi ne pracovný zošit, zmluva medzi zamestnancom a zamestnávateľom (existuje v 2 vyhotoveniach), kúpno-predajná zmluva, pracovná zmluva. Údaje z týchto dokumentov však potrebujú banky, daňové úrady a niektoré ďalšie inštitúcie. Napríklad za poskytnutie úveru alebo žiadosť o hypotéku. Nie je možné poskytnúť im originál, preto sa vyhotovuje kópia.

Overená kópia dokumentu je papierová fotokópia dokumentu overená podpisom vedúceho a pečiatkou organizácie (ak existuje). Účelom víza je zaručiť dôveryhodnosť.

Kópia - skopírovaná verzia pôvodného dokumentu, najčastejšie vykonávaná na jednoduchej kopírke. Aby sa však predišlo podvodom, inštitúcie prijímajúce kópie sú požiadané, aby ich overili špeciálnym spôsobom. Poďme sa pozrieť na pravidlá overovania kópií dokumentov v organizácii a na to, ako všetko správne napísať na prvýkrát.

Na potvrdenie pravosti kópie je potrebná pečiatka „Kópia je správna“.

Prečo možno budete potrebovať overenú kópiu

Správne overené kópie vyžadujú občania a podnikatelia v mnohých situáciách:

• získanie pôžičky alebo hypotéky;
• evidencia sociálnych dávok alebo hmotnej pomoci;
• uzatváranie transakcií s nehnuteľnosťami (v určitých situáciách);
• získanie dedičstva;
• vydanie licencie.

Postup overovania kópií dokumentov

Postup overovania kópií dokumentov je v skutočnosti pomerne jednoduchý, hoci je zároveň regulovaný viaceré právne predpisy, z ktorých jedna funguje od roku 1983:

• dekrét Prezídia Najvyššieho sovietu ZSSR zo 4. augusta 1983 č. 9779-X;
• Štátna norma Ruskej federácie GOST R 6.30-200 zo dňa 3. marca 2003 číslo 65-st.

Legislatíva stanovuje 2 hlavné možnosti certifikácie:

• jednoduchý;
• notársky.

Notára si najčastejšie vyžaduje podnikanie a zamestnanci potrebujú jednoduchý – podpis zamestnávateľa. V odľahlých vidieckych sídlach, kde nie je notár, túto funkciu vykonáva prednosta obce alebo ním poverený zástupca. Tie akty, ktoré sú pripravené v samotnej spoločnosti, sú nezávisle certifikované: objednávky a zmluvy. Schvaľovanie dokumentov, ktoré vytvára iná inštitúcia, je legálne len vtedy, keď sú originály uložené v samotnej firme. Toto pravidlo sa najčastejšie vzťahuje na pracovný zošit.

Príprava dokumentov

Zvážte všeobecné pravidlá osvedčovania kópií dokumentov. O získanie overenej kópie požiada zamestnanec ústne alebo písomne ​​priamo zamestnávateľa alebo personálne oddelenie. Písomná žiadosť je pripravená vo voľnej forme. Zvyčajne sa problém vyrieši do jedného pracovného dňa, ale v niektorých prípadoch to trvá 2-3 dni. Na potvrdenie potrebujete originál a jeho kópiu.

Ak si originál ponechá zamestnávateľ, sám vyhotoví kópiu, osvedčí ju a odovzdá zamestnancovi. Podpis občana nie je potrebný.

Skontrolujte kvalitu originálu. Ak sú niektoré nápisy vymazané, sú tam vymazania alebo ťažko čitateľné fragmenty, obyčajná fotokópia nebude stačiť. Kópia bude nekvalitná a nebude akceptovaná. Ako v takejto situácii konať? Skúste naskenovať originál a potom sken vytlačiť. Kvalita bude lepšia a pre prijímajúce inštitúcie nezáleží na tom, ako sa kópia vytvorí.

Kópia musí byť kvalitná, inak nebude akceptovaná.

Kto má právo overiť kópiu

Právo na záruku v rámci spoločnosti má:

• manažér/riaditeľ;
• zástupca náčelníka;
• vedúci personálneho oddelenia;
• oprávnená osoba, ak je toto právo zakotvené v štatutárnych dokumentoch organizácie.

Ak má organizácia pečiatku, podpis musí byť ňou zabezpečený. Pečiatka sa umiestňuje tak, aby sa neprekrývala víza, funkcia a dekódovanie priezviska. Ukážka pečiatky "Kópia je správna" je uvedená na obrázkoch k materiálu. Ak právnická osoba pracuje bez pečate, papiere sa osvedčujú iba podpisom. Inštitúcia prijímajúca kópie to musí vziať do úvahy a nemá právo odmietnuť prijatie z dôvodu chýbajúcej pečate.

Certifikačný nápis

Pravosť kópie je potvrdená textom „Správne“. Ak sa podľa nových požiadaviek pripravuje kópia pre inú organizáciu - napríklad pre banku, je potrebné k tomuto nápisu pridať umiestnenie originálu. Nápisy na kópiách toho istého dokumentu budú teda takéto:

1. Vo vašej spoločnosti: „Správne“, funkcia a podpis osoby, ktorá dokument schvaľuje.
2. Pre inú inštitúciu: „Pravda“, „Originál príkazu na prijatie do zamestnania / iného úkonu je uložený v spoločnosti Tekhnika LLC, prípad č. 03-1861 za 20 ..“, ako aj funkcia a podpis zodpovedného zostavovateľa.

Niekedy vzniká otázka: „kópia je správna“ alebo „správna“ - čo je správne? Aktualizovaný GOST predpokladá pravopis "Pravda", je lepšie ho použiť. Iné znenie však nespôsobí neplatnosť kópie. Vzor, ako správne certifikovať dokument, je uvedený na obrázkoch k materiálu.

Notárske overenie

Notárske overenie kópie sa vyžaduje len vtedy, ak je to výslovne uvedené v popise súboru listín. Podnikatelia a právnické osoby sa častejšie stretávajú s notárskym overením napríklad pri registrácii sro. No v niektorých prípadoch sú nútení využívať takéto služby aj bežní občania. Napríklad:

• manželské zmluvy;
• prijatie dedičstva;
• preklady dokumentov z cudzích jazykov;
• splnomocnenia s prevodom práv;
• zmluvy o predaji nehnuteľnosti, ak je počet vlastníkov viac ako jeden.

Notárske služby sú platené, certifikácia jednej strany bude stáť 1-2 000 rubľov. Notár bude určite potrebovať originál na notárske overenie.

Na to, aby notár mohol listinu osvedčiť, musí spĺňať množstvo požiadaviek

V akých prípadoch notár odmietne

Notár môže odmietnuť osvedčenie dokumentov. Existuje veľa dôvodov, najčastejšie sú:

1. Žiadateľ poskytuje dokumenty s laminovanými povrchmi. Špecialista nemôže overiť ich pravosť, preto ich odmietne certifikovať.
2. Dokumenty cudzieho pôvodu, nelegalizované v súlade s ruským právom, napísané v cudzom jazyku.
3. Pôsobí na viacerých hárkoch, ale nie zošívané a nečíslované (problém je vyriešený veľmi jednoducho: spočítajte a zošívajte hárky, na posledný hárok nalepte štítok s počtom hárkov).
4. Originál má poškodené fragmenty, ktoré sa ťažko alebo nedajú prečítať. Rovnako nie sú certifikované papiere s poznámkami a opravami, ktorých zákonnosť nie je potvrdená známkou „Opravené na presvedčenie“.
5. Časť textu je písaná ceruzkou.

Ak existujú pochybnosti o stave dokumentu a možnosti jeho podpísania v správnom poradí, je lepšie najskôr konzultovať s odborníkom a pokúsiť sa spoločne nájsť riešenie problému. Po overení vloží notár svoju pečať: vzor pečate je zobrazený na obrázku vyššie.

Osobitosti osvedčovania výpisov z listín

V niektorých prípadoch sa nevyžaduje potvrdenie kópie, ale iba samostatného výpisu. Napríklad zo stanov organizácie, zmluvy alebo uznesenia. Ako to urobiť správne? Neexistujú žiadne prísne požiadavky na výpisy, väčšina z nich sa vykonáva vo voľnej forme a nevyžaduje si ani podpis hlavy. Aby sa vyhlásenie považovalo za platné, postačujú nasledujúce odporúčania:

• je uvedený dátum a evidenčné číslo pôvodného dokumentu;
• ak má dokument preambulu, uvádza sa vo výpise bez skratiek a zmien;
• v texte sú ponechané len tie odseky a riadky, ktoré sú v tejto situácii relevantné, odseky sú označené pôvodnými číslami;
• uveďte funkciu a meno osoby, ktorá podpísala hlavný dokument.

Potom je výpis overený pečiatkou „Správne“ a podpisom zostavovateľa. Na rozdiel od overených kópií môžu vyhlásenia schváliť nielen manažéri. Napríklad tajomník, ktorý výpis zostavil, má právo dať pečiatku a svoj podpis.

Overovanie prekladov

Špecializované prekladateľské agentúry majú právo overiť preložené dokumenty. Takí sú takmer v každom regióne a fungujú s väčšinou jazykov. Prekladať môžu len certifikovaní prekladatelia. Samotný žiadateľ ani notár na to nie sú oprávnení. Väčšina notárov má právo pracovať s papiermi iba v ruštine.

Upozorňujeme, že niekedy je potrebný iba preklad dokumentu a niekedy preklad a notársky overené vyhlásenie. Vždy na mieste prezentácie špecifikujte, ktorú možnosť požadujú.

Záver

Nové pravidlá osvedčovania dokumentov zásadne nezmenili poradie schvaľovania kópií. V niektorých prípadoch - keď je kópia predložená inej organizácii - musíte uviesť umiestnenie originálu (ak je to možné). Právo na istotu má prednosta, jeho zástupca a vedúci personálneho oddelenia. Postup je jednoduchý a nevyžaduje vážnu predbežnú prípravu.