Чем занимается архивариус. Кто такой архивариус и чем он занимается? Должностные обязанности архивариуса

Многие молодые бахаи при выборе профессии стараются найти такую, которая позволит сочетать их желание оставить след в истории и сохранять историю, особенно историю бахаи, и предоставит уникальную возможность служения Вере. Шоги Эффенди часто советовал молодежи изучать и быть в курсе существенной роли истории. Он в письмах к отдельным верующим отмечал, что Вера Бахаи может пролить совершенно новый свет на изучении истории, и что такие исследования обогащают понимание Веры Бахаи (см. Bahá’í Youth: A Compilation, стр. 15). Собственные произведения Шоги Эффенди постоянно делают упор на понимание событий эры бахаи в их историческом контексте. Кроме того, он дал миру бахаи два основных исторических труда – его перевод повествования Набиля «Вестники рассвета » и его собственный – God Passes By .

Историческая наука, однако, существенно зависит от работы людей, которые стараются обеспечить сохранение исторических документов. Эти люди – профессиональные архивисты. Работа с архивами, как область знаний, обеспечит бахаи тесный контакт с историей и дает им знания и навыки, которые пользуются все большим спросом во всем мире, и внутри и вне общины бахаи. В следующих разделах размещены ответы на часто задаваемые вопросы об архивах как карьере.

Чем занимается архивист?

Архивист – это человек, чья профессия предполагает приобретение, сохранение и предоставление для исследования подлинных первичных исторических материалов. Это могут быть документы учреждений и организаций, а также личные документы физических лиц. Эти документы и бумаги предоставляют важные свидетельства того, что произошло в прошлом, и полезную информацию о том, как и почему произошло то или иное событие. Архив представляет собой коллекцию документов, тщательно отобранных из-за их исторической ценности. Эти документы, как правило, не опубликованы и включают в себя рабочие документы учреждений и организаций; личную переписку, рукописи, заметки и вырезки; фотографии, карты, фильмы, записи, исторические печатные материалы, а также данные в цифровом виде.

Архивист выясняет, какие существуют исторические документы и бумаги, и где они находятся; он также определяет, стоит ли эти документы сохранять. Для того, чтобы это выполнять, архивист должен обладать пониманием исторического прошлого этих документов, обстоятельств, при которых они были созданы, и как они соотносятся с другими доступными источниками информации. Такое понимание позволяет ему определить, насколько будут полезны эти документы для исследователей, и таким образом решить, являются ли они достаточно важными, чтобы их сохранили. Если материалы повреждены, он должен принять меры для их восстановления и защиты, чтобы обеспечить их физическую сохранность. Архивист также должен организовать и описать документы, чтобы помочь исследователю в поиске нужной информации. Кроме того, он должен распространить информацию о фонде, чтобы исследователи знали, какую тот представляет ценность и как может быть использован. Архивист часто работает в тесном сотрудничестве с исследователем, чтобы предоставить исследователю полный доступ ко всем необходимым документам.

Служение другим в их поисках информации и знаний является главной задачей профессии архивиста. Удовлетворение в такой работе приносит осознание той помощи, которую архивист оказывает массе различных людей, в том числе историкам, социологам, студентам, администраторам, журналистам и специалистам по генеалогии. Эта работа также позволяет архивисту углубить свои знания истории. Многие архивисты пользуются доступными им ресурсами по истории, чтобы публиковать научные статьи и книги.

Где работают архивисты?

Архивисты могут найти работу в архивах и собраниях рукописных коллекций колледжей и университетов, а также в научных библиотеках; в государственных архивных учреждениях на федеральном, областном и местном уровнях; в архивах больших предприятий и трудовых организаций; и частных организаций, таких как религиозные учреждения, этнические организации и профессиональные общества. Они часто являются частью профессионального коллектива библиотек, исторических обществ, музеев и центров хранения документов. В виду того, что архивные учреждения отличаются друг от друга по размеру, структуре и типу фондов, архивист может работать в большом отделе с другими архивистами и людьми, занятыми различными аспектами исторического исследования, или он может быть единственным человеком, ответственным за сохранение истории организации, компании или учреждения.

Какими личными качествами должен обладать архивист?

Архивист должен свое желание служить другим совмещать с организаторским талантом и способностью выражать мысли точно, как устно, так и письменно. Он должен иметь серьезный интерес к истории и способности детектива выискивать, казалось бы, хорошо скрытые факты.

Как студент может начать готовиться к карьере архивиста?

Студент университета, или только планирующий поступать в вуз, намереваясь работать в дальнейшем в архиве, должен серьезно задуматься о получении специальности, имеющей отношение к истории или одной из социальных наук. Изучение чего выберет студент: американская, европейская, африканская или азиатская история, или искусство, музыка, экономика, социальная или политическая история – будет зависеть от его интересов и специализации архивов, где он хотел бы работать. Изучение истории предоставит студенту необходимую базу, т.к. обучение и опыт исторического исследования существенен для продолжения обучения в области архивной науки.

Какая профессиональная подготовка необходима архивисту?

Профессиональная подготовка для работы в архивах обычно происходит на уровне магистратуры. В прошлом большинство архивистов учились на рабочем месте, но чем больше получено знаний в университете, тем лучше для начинающего архивиста. Очень немногие учебные заведения предлагают формальные программы на получение степени в области управления архивами. Тем не менее, количество учреждений, предлагающих обучение для работы в архивах, растет. Это обучение, как правило, является частью программы на степень магистра в библиотечном деле или истории. Степень подготовки варьируется от одного обзорного курса, до последовательности курсов, включая стажировку и исследование в этой области. Хотя в настоящее время нет общепринятого стандарта минимальных квалификационных требований и подготовки для работы в архивах, студент, желающий стать архивистом, может подготовить себя наилучшим образом, выбрав дальнейшее обучение, которое предоставит максимум возможностей для изучения как теории, так и практики архивного дела. Проходить обучение в рамках магистерской программы в области истории или библиотечного дела зависит прежде всего от интересов студента. Некоторые студенты решают обучаться по обеим программам, и есть такие вузы, которые позволяют своим студентам так сочетать обучение. Студент, учащийся полное время, может получить степень магистра в области библиотечного дела за двенадцать месяцев в большинстве вузов Соединенных Штатов, а степень магистра в области истории – от двенадцати до восемнадцати месяцев, в зависимости от требований отдельных учреждений.

Некоторые студенты сочетают получение академической подготовки с работой в архиве. Некоторые учебные заведения нанимают студентов на индивидуальной основе, а другие в рамках специальных программ по трудоустройству студентов. В зависимости от количества часов в неделю, что студент работает, такая работа может повлиять на увеличение срока, необходимого, чтобы получить диплом, но опыт, который дает работа, может стать бесценной частью подготовки студента к работе с архивами.

Какие еще существуют возможности для приобщения к работе с архивами?

В дополнение к учебным курсам по управлению архивами как части формальной академической программы на получение степени, некоторые архивные учреждения и университеты также предлагают самостоятельные семинары и курсы по управлению архивами. Эти программы продолжительностью от одной до шести недель предоставляют практический опыт, а также ознакомление с основными принципами работы архивов. Зачастую в них зачисляются только те, кто уже работает в архивах и библиотеках.

Где можно получить дополнительную информацию?

Перечень образовательных возможностей в архивной области составлен Обществом американских архивистов. Его можно посмотреть на веб-сайте общества www.archivists.com
Интересующимся следует обратиться в перечисленные учебные заведения за подробной информацией об их программах. Поскольку новые программы появляются ежегодно, Общество часто пересматривает свой список.

Информацию о возможности получения образования в зарубежных вузах можно найти на веб-сайтах национальных архивных ассоциаций. Хорошим источником информации служит сайт Международного совета архивов www.ica.org Вузы Великобритании, предлагающие обучение в области архивов, смотрите: www.archives/org.uk/training/

Заключение

Бахаи, которые выбирают профессию архивиста, обнаружат, что эта сфера деятельности предоставляет им возможность служить другим, при этом принимая непосредственное участие в сохранении истории прошлого и настоящего. Они смогут предложить свои таланты общине бахаи, помогая в сохранении истории бахаи на местном, региональном, национальном и международном уровнях.

Архивариус — это хранитель или сотрудник архива. Главная задача, на решение которой направлена профессия архивариуса (архивиста), это правильная организация работы архива и документооборота в нем.

Места работы

Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот: в страховых и финансовых компаниях, банках, на государственных предприятиях.

История профессии

Чтобы лучше понять, кто такой архивариус и чем он занимается, обратимся к истории. В 1720 году Петр I подписал «Генеральный регламент или Устав», определяющий основы организации государственного управления в стране и предписывающий ввести во всех государственных органах власти архивы. Вместе с этим была введена и новая должность «актуариус» — судебный писец, который не только заносил в регистр представляемые в суд акты, но и писал их.

Со временем обязанности актуариуса вышли за рамки судопроизводства, а должность назвали словом «архивариус». В процессе становления архивоведения как отдельной научной дисциплины эти термины, ставшие в начале ХХ века синонимами, постепенно были заменены на более современное название — архивист.

Обязанности архивариуса

Основные должностные обязанности архивариуса (архивиста):

• Организация архивного дела в электронном и/или бумажном виде.
• Прием и внесение в архив входящей документации.
• Выдача во временное пользование архивной документации или ее копий.
• Подготовка отчетности по документообороту в архиве.

Иногда функции архивариуса включают в себя:

• Доставка архивных документов в организации, из которых поступил запрос.
• Контролирование правил пожарной безопасности в архиве.

Требования к архивариусу

Основные требования к архивариусу (архивисту):

• Знание нормативных актов, положений, инструкций по ведению архивного дела.
• Знание ПК на профессиональном уровне (Word, Excel, Internet, e-mail, системы электронного документооборота).
• Навыки работы с офисной техникой.
• Умение работать с большими объемами информации.
• Высшее образование.
• Грамотная устная и письменная речь.

Образец резюме архивариуса

Как стать архивариусом

Стать архивариусом может человек с высшим (можно даже неоконченным) образованием по специальности «документоведение» или «архивное дело». Иногда необходимые умения можно получить на краткосрочных курсах (возможно даже бесплатно предоставляемых биржей труда).

Зарплата архивариуса

Заработная плата архивариуса варьируется от 20 до 70 тысяч рублей в месяц. На оплату труда влияет регион, объем обязанностей и прочие нюансы. Средняя зарплата архивариуса (архивиста) составляет 45 тысяч рублей в месяц.

Где пройти обучение

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления « ».

Институт профессионального образования «ИПО» приглашает вас пройти дистанционные курсы по направлению « » (есть варианты 256, 512 и 1024 ак.ч.) с получением диплома или удостоверения государственного образца. Мы обучили более 8000 выпускников из почти 200 городов. Можно пройти обучение экстерном, получить беспроцентную рассрочку.

Как-то услышала выражение «архивная крыса». Конечно, посмеялась. А все потому, что никогда не сталкивалась с архивами и людьми, которые в них работают. Ничем не управляемое воображение быстренько нарисовало мне картинку – крыса в шапочке читает книжку. Согласитесь, что смешно?!

Через несколько лет одной моей знакомой, которая собралась на пенсию, понадобились документы, подтверждающие ее трудовой стаж. Казалось бы, чего уж проще: трудовую книжку в руки, а в ней - записи. Пробежалась по адресам, и вот они справочки! Ан, нет! В 90-е она работала в иностранных фирмах, которые, как грибочки после дождичка, в огромном количестве появлялись в нашем городе. В нулевые они так же быстренько исчезли, и, как оказалось, без следа.

Вот тогда и понадобились архивы. Сказала бы, что все работники там были милы и профессиональны, но, увы, не могу - это была бы гнусная ложь. Но одно, несомненно, работа их очень нужна. И не только тем, кто собирает справки для пенсии. В любой организации есть архив, особенно это касается всех государственных и финансовых организаций.

А как вы думаете, кто стоял у истоков архивного дела в России? Правильно, Петр Первый! В далеком 1720 году он издал Указ, который определял систему организации всех государственных учреждений империи. Назвал его «Генеральным регламентом», чаще всего его называли просто «Указ». Среди прочих пунктов было приказано вести архивы во всех властных структурах.

Архивных работников нарекли актуариусами. Это потому, что на эту должность обычно ставили судебного писца, который писал акты, а потом заносил их в судебный реестр. Вот корень «акт» и стал основным в составе этого слова. Потом оказалось, что архивы нужны не только в судах. Акты писать там было не нужно. Тогда работников архивов стали называть архивариусами. Всех, без исключения.

Работа у архивных служащих, прямо надо сказать, на первый взгляд и даже на второй, скучноватая. Получив документ, работник должен внести его в реестр, то есть зарегистрировать. Сегодня это делается не только в электронном виде, но и в бумажном тоже. Потом документ отправляется на предназначенное ему место на полке стеллажа и ждет своего часа.

Документы работники архива не только принимают на хранение, но и выдают. Разумеется, на время и только для работы. Иногда не сам документ выдают, а только его копию. И делается это только тогда, когда нет грифа «Секретно». В таком случае следует проверить наличие допуска для работы с секретными документами. Все действия по документообороту строго отчетны. Ведется особый журнал, куда заносится любое «движение» документа.

Такая работа требует определенного типа характера. Никакой холерик в архиве не усидит, ему что-нибудь креативненькое подавай. А тут еще и огромное количество нормативных документов требуется знать чуть ли не наизусть. Добавьте к ним нормативные акты, инструкции и различные положения. Конечно, без знания компьютера и офисной техники тоже не обойтись.

Что же это получается? Значит, в архиве работают очень серьезные люди, которые делают важную работу. И называются они «архивариусами» или «архивистами». Последнее слово появилось в лексиконе в начале 20 века. И говорят, сделано было это для облегчения произношения. То есть, слово «архивариус» звучало слишком анахронично, и поэтому было осовременено.

Но скажу вам по секрету, что сами работники архивариусом называют заведующего архивом, а архивистами – всех остальных служащих. А если обратиться к словарю, то никакой разницы в лексическом значении этих слов просто не существует.

Архивариус (он же архивист, актуариус) – это сотрудник архива, хранитель . Основная задача архивиста заключается в правильной организации работы архива и управлении его документооборотом. По характеру труда архивариус относится к категории исполнителей, по предмету труда – к категории «человек – знаковая система».

История профессии

Профессия «архивариус» была введена в России государем Петром I и закреплена «Генеральным регламентом» 1720 года. Регламент учредил архивы в органах государственной власти и ввел должность государственного служащего, которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить и листы перемечивать…». С 2002 года профессиональный праздник архивистов отмечается 10 марта.

Должностные обязанности

Архивариус отвечает за прием, регистрацию, хранение, экспертизу ценности документов, их выдачу по запросам юридических и физических лиц и уничтожение после окончания срока хранения. Иногда архивисты осуществляют доставку архивных документов по запросу юридических лиц и государственных органов.

Условия труда

Архивариус работает в помещении архива. В его рабочей зоне располагается письменный стол, персональный компьютер, печатающее устройство, стеллажи для хранения документов, средства малой оргтехники и осветительные приборы. Выполняя свои должностные обязанности, архивист взаимодействует с людьми, при этом профессиональное общение происходит при непосредственном контакте.

Специализация

В крупных архивах работа с документами ведется децентрализовано, при этом одни архивариусы специализируются на приеме и регистрации документов, другие на их переплете и склеивании, третьи формируют научно-справочную картотеку, четвертые выдают материалы во временное пользование и так далее. В малых архивах архивисты выполняют сразу все функции, либо несколько схожих функций.

Личные качества

Архивариусу необходимы такие личные качества, как аккуратность, ответственность, дисциплинированность, педантичность, усидчивость, хорошая память, аналитическое мышление и способность концентрировать внимание.

Должен знать

Архивист должен знать нормативные правовые акты, инструкции и положения по организации архивного дела. Он должен обладать грамотной речью, уверенно владеть персональным компьютером, знать системы электронного документооборота и приложения для работы с текстовой и числовой информацией Microsoft Word и Microsoft Excel.

Требования к образованию

Архивариус может иметь начальное профессиональное образование или высшее профессиональное образование по специальностям «Документоведение», «Архивное дело», «Документационное обеспечение управления». Конкретные требования к образованию кандидата на должность архивиста предъявляет работодатель.

Архивариусом может выступать сотрудник архива или же хранитель документов. Должностные обязанности архивариуса на предприятии направлены на грамотную организацию работы и документооборота в архиве. Поговорим о них подробно в этой статье.

Где может работать архивариус?

Должностные обязанности данного специалиста велики. Сотрудник с такой профессией востребован там, где наблюдается большой документооборот. Это могут быть страховые, финансовые предприятия, банки, государственные учреждения.

Также есть такая должность, как архивариус в суде. Обязанности его заключаются в ведении документооборота в данном учреждении.

Как возникла профессия?

В двадцатых годах 18 века Петр I издал " Генеральный регламент", в котором была прописана основа формирования управления государством в стране и который указывал на формирование архивов во всех ведомственных учреждениях. Одновременно с этим создана была такая должность, как актуариус. Это был писец в суде, который занимался написанием различных актов, оформлением их в регистр.

С течением времени его функционал переступил через рамки судопроизводства, а профессия стала называться "архивариус". В 20 веке слово устарело, и на его смену пришла должность "архивист".

Основные положения

Архивариус - это технический исполнитель. Данную должность может занимать лицо, которое имеет профессиональное образование либо среднее образование и какие-либо оконченные курсы по данному направлению.

Работник может выдвигаться на вакантное место и быть уволенным руководством компании.

Что обязан осуществлять архивариус?

Должностные обязанности этого сотрудника состоят в следующем:

• формирование архива: он может быть как на бумажном носителе, так и в электронном виде;
• прием корреспонденции, которая поступает в компанию, фиксирование и подшивка в архив;
• выдача копий архивных документов либо во временное пользование оригиналов файлов, находящихся в архиве;
• формирование отчета по своей деятельности.

Помимо этого, обязанности архивариуса на предприятии заключаются в следующем:

• предоставление документации в компанию, из которой был сделан запрос;
• соблюдение правил безопасности в помещении архива и их контроль.

Какими навыками обязан владеть архивариус? Обязанности этого сотрудника состоят в знании следующей информации:

• различного рода акты, положения, касающиеся его работы;
• порядок по приему и сдаче документации в архив, методы и способы ее хранения и применения;
• единая система по делопроизводству, принятая на уровне государства;
• методы формирования описи документов, их краткого описания, актов по уничтожению документации;
• порядок подготовки документов к хранению и применению;
• порядок учета и формирования отчетности;
• организационная структура компании;
• навыки работы на ПК на уровне профессионала;
• методы работы с офисной техникой на уровне продвинутого пользователя;
• навыки работы с колоссальными объемами информации;
• трудовое законодательство РФ.

Помимо этого, он должен уметь грамотно излагать свои мысли как письменно, так и устно. Что касается образования, то это может быть как высшее образование, при этом крайне желательно, чтобы оно было профильным ("архивное дело", "документоведение"), так и неоконченное высшее. Также можно получить данную профессию, пройдя специализированные курсы.

Достоинства и недостатки должности

Профессия "архивариус", обязанности которой изложены в данной статье, имеет свои плюсы и минусы.

Достоинства:

• несложная работа в физическом плане;
• не обязательно получать специальное образование.

Минусы профессии:

• большинство работников считают ее самой скучной профессией;
• невысокий уровень оплаты труда;
• практически нет карьерного роста.

Уровень заработной платы архивариуса

Размер оплаты труда данного работника может быть от 20 000 до 70 000 рублей. Уровень зарплаты зависит от региона, объема работ и прочих нюансов. Размер средней заработной платы - 45 000 рублей.

Итоговые положения

Архивариус, обязанности которого строго закреплены в его должностной инструкции, в своей работе опирается не только на нее, но и на положение об архиве.

Если рассматривать способности, которые должны быть у архивариуса, то это:

• отличная память;
• умение осуществлять анализ колоссального объема информации;
• умение обращать внимание на детали;
• навыки работы с канцелярскими принадлежностями;
• способность осуществлять длительный срок мелкую монотонную работу;
• тонкая ручная моторика.

Рассматривая качества личности, интересы, можно выделить:

• умение организовывать;
• аккуратность;
• упорство;
• умение контролировать себя;
• четкость;
• усидчивость;
• педантичность, собранность.

Качества, которые будут препятствовать эффективному выполнению обязанностей:

• неаккуратность;
• узкий кругозор;
• неумение организовывать себя;
• невнимательность;
• импульсивность.

Основные виды деятельности по профессии "архивариус":

• обязанности поддержания документов в сохранности;
• отслеживание применения документов;
• выдача по запросам документов, справок;
• формирование списка документации, которую надо сдать на хранение;
• прием документации на хранение на долгий срок;
• проверка грамотности и правильности оформления входящей информации;
• создание системы входящей информации;
• отправление сведений по делам в государственный архив;
• формирование описи документации, которая есть в архиве.

Права архивариуса

Сотрудник обладает такими правами:

• знать о проектах и решениях руководства компании, которые касаются его работы;
• выдвигать рекомендации по улучшению своего функционала;
• в рамках своей должности и инструкции уведомлять вышестоящее руководство в случае обнаружения недостатков в ходе выполнения своей работы, выдвигать предложения по их устранению;
• просить у вышестоящего руководства или остальных сотрудников всю документацию, которая нужна для осуществления своих обязанностей;
• обращаться к руководству предприятия для получения помощи и поддержки для выполнения прописанных должностных обязанностей.

Ответственность

Данный сотрудник ответственен в рамках законодательства о труде за полноценное выполнение своих обязанностей.

Рассматривая административный и уголовный аспект деятельности, можно сказать, что архивариус ответственен за допущенные в ходе работы нарушения. В рамках Гражданского кодекса и законодательства о труде РФ - за нанесение материального вреда.