Jak prawidłowo poświadczyć kopię dokumentu: stempel „Kopia jest poprawna

Od lata 2018 r. obowiązuje nowa procedura umieszczania wizy „kopia jest prawidłowa”. Jak prawidłowo poświadczyć kopię dokumentu zgodnie z aktualnymi standardami i nie naruszać prawnego porządku pracy biurowej? Powiemy Ci, co powinieneś wiedzieć o odpisach i wypisach, kto ma prawo je poświadczać i kiedy potrzebny jest notariusz.

Czym różni się kopia od oryginału?

Niektóre dokumenty opracowywane są tylko w jednym egzemplarzu, a stworzenie drugiego oryginału nie jest możliwe. Należą do nich książeczka pracy, umowa między pracownikiem a pracodawcą (występuje w 2 egzemplarzach), umowa sprzedaży, nakaz zatrudnienia. Jednak dane z tych dokumentów są potrzebne bankom, służbie skarbowej i niektórym innym instytucjom. Na przykład w celu udzielenia pożyczki lub ubiegania się o kredyt hipoteczny. Nie ma możliwości dostarczenia im oryginału, więc sporządzana jest kopia.

Uwierzytelniona kopia dokumentu to papierowa kserokopia dokumentu poświadczona podpisem kierownika i pieczęcią organizacji (jeśli istnieje). Celem wizy jest zagwarantowanie wiarygodności.

Kopia - skopiowana wersja oryginalnego dokumentu, najczęściej wykonywana na prostej kopiarce. Aby jednak zapobiec oszustwom, instytucje przyjmujące kopie są proszone o ich poświadczenie w specjalny sposób. Przyjrzyjmy się zasadom poświadczania kserokopii dokumentów w organizacji oraz temu, jak napisać wszystko poprawnie za pierwszym razem.

Pieczęć „Kopia jest poprawna” jest potrzebna do potwierdzenia autentyczności kopii

Dlaczego możesz potrzebować uwierzytelnionej kopii

Prawidłowo poświadczone kopie są wymagane przez obywateli i przedsiębiorców w wielu sytuacjach:

• uzyskanie kredytu lub hipoteki;
• rejestracja świadczeń socjalnych lub pomocy materialnej;
• zawieranie transakcji dotyczących nieruchomości (w określonych sytuacjach);
• otrzymanie spadku;
• wydanie licencji.

Procedura poświadczania kopii dokumentów

Procedura poświadczania odpisów dokumentów jest właściwie dość prosta, choć jednocześnie uregulowana kilka aktów prawnych, z których jedna działa od 1983 roku:

• Dekret Prezydium Rady Najwyższej ZSRR z dnia 4 sierpnia 1983 r. Nr 9779-X;
• Norma państwowa Federacji Rosyjskiej GOST R 6.30-200 z dnia 3 marca 2003 r. Nr 65-st.

Ustawodawstwo przewiduje 2 główne opcje certyfikacji:

• prosty;
• notarialny.

Notariusz jest najczęściej wymagany przez biznes, a pracownikom prosty - podpis pracodawcy. W odległych miejscowościach wiejskich, gdzie nie ma notariusza, funkcję tę pełni wójt lub jego upoważniony zastępca. Te akty, które są przygotowywane w samej firmie, są niezależnie certyfikowane: zamówienia i umowy. Zatwierdzenie dokumentów tworzonych przez inną instytucję jest legalne tylko wtedy, gdy oryginały są przechowywane w samej firmie. Ta zasada najczęściej dotyczy zeszytu ćwiczeń.

Przygotowanie dokumentów

Rozważ ogólne zasady poświadczania kopii dokumentów. O uzyskanie uwierzytelnionej kopii pracownik ustnie lub pisemnie zwraca się bezpośrednio do pracodawcy lub do działu personalnego. Pisemny wniosek jest przygotowywany w dowolnej formie. Zwykle problem jest rozwiązywany w ciągu jednego dnia roboczego, ale w niektórych przypadkach trwa to 2-3 dni. Do poświadczenia potrzebny jest oryginał i jego kopia.

Jeżeli oryginał przechowuje pracodawca, sam sporządza kopię, poświadcza ją i przekazuje pracownikowi. Podpis obywatela nie jest wymagany.

Sprawdź jakość oryginału. Jeżeli część napisów jest wymazana, są wymazane lub fragmenty trudne do odczytania, zwykła kserokopia nie wystarczy. Kopia będzie słabej jakości i nie zostanie przyjęta. Jak postępować w takiej sytuacji? Spróbuj zeskanować oryginał, a następnie wydrukuj skan. Jakość będzie lepsza, a dla instytucji otrzymujących nie ma znaczenia, jak wykonana jest kopia.

Kopia musi być dobrej jakości, inaczej nie zostanie przyjęta.

Kto ma prawo poświadczyć kopię

Prawo do zapewnienia w firmie ma:

• kierownik produkcji;
• zastępca szefa;
• kierownik działu personalnego;
• osoba upoważniona, jeżeli prawo to jest określone w dokumentach statutowych organizacji.

Jeżeli organizacja posiada pieczęć, podpis musi być nią zabezpieczony. Pieczęć umieszcza się w taki sposób, aby nie zachodziła na wizę, pozycję i rozszyfrowanie nazwiska. Próbkę stempla „Kopiowanie jest poprawne” przedstawiono na zdjęciach do materiału. Jeśli osoba prawna działa bez pieczęci, dokumenty są poświadczone tylko podpisem. Instytucja przyjmująca kopie musi to wziąć pod uwagę i nie ma prawa odmówić przyjęcia ze względu na brak pieczęci.

Napis potwierdzający

Autentyczność kopii potwierdza sformułowanie „Prawidłowo”. Jeżeli zgodnie z nowymi wymaganiami przygotowywana jest kopia dla innej organizacji - np. dla banku - konieczne jest dodanie do tego napisu lokalizacji oryginału. Tak więc napisy na kopiach tego samego dokumentu będą następujące:

1. Wewnątrz Twojej firmy: „Dobrze”, stanowisko i podpis osoby zatwierdzającej dokument.
2. Dla innej instytucji: „Prawda”, „Oryginał nakazu zatrudnienia / innego aktu jest przechowywany w Tekhnika LLC, sprawa nr 03-1861 przez 20 …”, a także stanowisko i podpis odpowiedzialnego kompilatora.

Czasami pojawia się pytanie: „kopia jest poprawna” czy „poprawna” - która jest poprawna? Zaktualizowany GOST przyjmuje pisownię „Prawda”, lepiej z niej korzystać. Jednak inne sformułowanie nie unieważnia kopii. Próbkę tego, jak prawidłowo poświadczyć dokument, przedstawiono na zdjęciach do materiału.

notarialne

Poświadczenie notarialne odpisu jest wymagane tylko wtedy, gdy jest to wyraźnie zaznaczone w opisie kompletu dokumentów. Przedsiębiorcy i osoby prawne częściej napotykają notariusza, na przykład podczas rejestracji LLC. Ale w niektórych przypadkach zwykli obywatele są również zmuszeni do korzystania z takich usług. Na przykład:

• umowy małżeńskie;
• przyjęcie spadku;
• tłumaczenia dokumentów z języków obcych;
• pełnomocnictwa z przeniesieniem praw;
• umowy sprzedaży nieruchomości, jeżeli liczba właścicieli jest większa niż jeden.

Usługi notarialne są płatne, certyfikacja jednej strony będzie kosztować 1-2 tysiące rubli. Notariusz na pewno będzie potrzebował oryginału do poświadczenia notarialnego.

Aby notariusz mógł poświadczyć dokument, musi on spełniać szereg wymagań

W jakich przypadkach notariusz odmówi

Notariusz może odmówić poświadczenia dokumentów. Powodów jest wiele, najczęstsze to:

1. Wnioskodawca dostarcza dokumenty z laminowanymi powierzchniami. Specjalista nie może zweryfikować ich autentyczności, dlatego odmówi poświadczenia.
2. Dokumenty obcego pochodzenia, niezalegalizowane zgodnie z prawem rosyjskim, napisane w języku obcym.
3. Działa na kilku arkuszach, ale nie zszytych i nie ponumerowanych (problem rozwiązuje się bardzo łatwo: policz i zszyj arkusze, naklej etykietę na ostatnim arkuszu z liczbą arkuszy).
4. Oryginał ma uszkodzone fragmenty, które są trudne lub niemożliwe do odczytania. Również papiery z dopiskami i sprostowaniami, których legalność nie jest potwierdzona znakiem „Poprawione do uwierzenia”, nie są uwierzytelnione.
5. Część tekstu napisana ołówkiem.

Jeżeli istnieją wątpliwości co do stanu dokumentu i możliwości jego podpisania w odpowiedniej kolejności, lepiej wstępnie skonsultować się ze specjalistą i wspólnie spróbować znaleźć rozwiązanie problemu. Po weryfikacji notariusz umieszcza swoją pieczęć: próbkę pieczęci pokazano na powyższym obrazku.

Specyfika poświadczania wyciągów z dokumentów

W niektórych przypadkach wymagane jest zatwierdzenie nie kopii, a jedynie odrębnego wyciągu. Na przykład ze statutu organizacji, umowy lub uchwały. Jak zrobić to dobrze? Nie ma ścisłych wymagań dotyczących wyciągów, większość z nich przeprowadzana jest w dowolnej formie i nie wymaga nawet podpisu głowy. Aby oświadczenie zostało uznane za ważne, wystarczą następujące zalecenia:

• podana jest data i numer rejestracyjny oryginalnego dokumentu;
• jeżeli dokument ma preambułę, jest ona wskazana w wyciągu bez skrótów i zmian;
• w tekście pozostawiono tylko te akapity i wiersze, które są istotne w tej sytuacji, akapity są oznaczone oryginalnymi numerami;
• wskazać stanowisko i nazwisko osoby, która podpisała dokument główny.

Następnie wyciąg jest poświadczany pieczęcią „Prawidłowo” i podpisem kompilatora. W przeciwieństwie do uwierzytelnionych kopii, nie tylko menedżerowie mogą zatwierdzać oświadczenia. Na przykład sekretarz, który sporządził wyciąg, ma prawo umieścić pieczęć i swój podpis.

Certyfikacja tłumaczeń

Wyspecjalizowane biura tłumaczeń mają prawo poświadczać przetłumaczone dokumenty. Są takie w prawie każdym regionie i działają z większością języków. Tylko tłumacze przysięgli mogą tłumaczyć. Sam wnioskodawca i notariusz nie są do tego upoważnieni. Większość notariuszy ma prawo pracować z dokumentami tylko w języku rosyjskim.

Należy pamiętać, że czasami wymagane jest tylko tłumaczenie dokumentu, a czasami tłumaczenie i oświadczenie notarialne. Zawsze określaj w miejscu prezentacji, której opcji wymagają.

Wniosek

Nowe zasady poświadczania dokumentów nie zmieniły radykalnie kolejności poświadczania odpisów. W niektórych przypadkach – gdy kopia jest przedstawiana innej organizacji – należy wskazać lokalizację oryginału (jeśli to możliwe). Szefowi, jego zastępcy i kierownikowi działu personalnego przysługuje prawo gwarancyjne. Procedura jest prosta i nie wymaga poważnych przygotowań wstępnych.