Prawidłowe wypełnienie rko. Zlecenie gotówkowe na wydatki: jego znaczenie i wypełnienie

Rejestracja przychodzących i wychodzących zleceń gotówkowych odbywa się według określonych zasad. Spójrzmy na podstawowe instrukcje.

Niuanse

Przychodzące i wychodzące zamówienia gotówkowe podpisany przez odpowiedzialnego pracownika niezwłocznie po zakończeniu danej transakcji. Dołączone do nich dokumenty należy skasować pieczątką lub oznaczeniem „Opłacone”. W takim przypadku należy wpisać datę, aby uniknąć ponownego wykorzystania dokumentów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami nie można wprowadzać żadnych poprawek, nawet jeśli zostały one uzgodnione.

Formularz KO-1

Polecenie odbioru należy wypełnić w jednym egzemplarzu. Formularz składa się z 2 części. Pierwsze to polecenie bezpośredniego odbioru, drugie to odrywany odcinek – paragon. Ten ostatni wydawany jest osobie, która zdeponowała środki. Linia „Baza” wskazuje treść wykonanej operacji. Może to być na przykład „zapłata faktury nr 321 z dnia 1 lutego 2017 r.” Pole „W tym” pokazuje kwotę podatku VAT. Kwota jest podana cyfrowo. Jeżeli nie podano podatku, należy wpisać „Bez VAT”. W polu „Załącznik” wyszczególnione są dokumenty dołączone do zamówienia. Odpowiednie konto jest ustalane w zależności od źródła środków. Kod działu wskazuje operator odrębnych działów strukturalnych przedsiębiorstwa. W komórce „Debet” powinien znajdować się rachunek kasowy zgodny z planem. Numeracja dokumentów jest ciągła i ustalana na okres jednego roku. Formularz nie powinien zawierać cyfr wpisanych w innej kolejności ani zduplikowanych kodów. OKPO jest uważane za wymóg obowiązkowy. Informacje są wskazane zgodnie z certyfikatem wydanym przez państwowy organ statystyczny. Nazwa organizacji jest wskazana w tej samej formie, w jakiej pojawia się w dokumentacji założycielskiej. Jeżeli firma posiada zatwierdzone kody analityczne, należy je wskazać w zamówieniu. W dokumencie znajduje się komórka „cel”. Dokonują go wyłącznie przedsiębiorstwa non-profit posiadające odpowiednie środki finansowe.

Cechy certyfikacji

Polecenie odbioru zatwierdzane jest przez dział księgowości. Jeżeli nie ma specjalistów upoważnionych do zatwierdzenia dokumentu, robi to kierownik przedsiębiorstwa. Dyrektor organizacji swoim poleceniem może przenieść odpowiedzialność za podpisywanie zleceń na innego pracownika. W takim przypadku menedżer musi uzgodnić swoją kandydaturę z głównym księgowym. Jeżeli dyrektor przedsiębiorstwa samodzielnie przeprowadza transakcje finansowe, wówczas rachunki, zlecenia kasowe wydatków, książeczka kasowa sporządzone i podpisane przez niego.

Cechowanie

Nadruk powinien znajdować się na części formularza oznaczonej „MP”. i weź paragon. Przepisy nie przewidują specjalnych zasad umieszczania pieczęci. W praktyce zwyczajowo umieszcza się 60% tego na części głównej, a 40% na paragonie. Niektóre zalecenia podano w Uchwale Państwowej Komisji Statystycznej nr 88 z dnia 18 sierpnia 1998 r. Ustawodawstwo nie określa również szczegółowego wykazu szczegółów, które należy umieścić na pieczęci operatora. Wskazane jest zawarcie na znaczku informacji, które wcześniej uważano za obowiązkowe:

Dokument do wydania środków

Nakaz wydatkowania wydawany jest także w jednym egzemplarzu. Wydając pracownikowi środki za zgłoszenie, formularz należy sporządzić zgodnie z jego pisemnym wnioskiem. Może mieć dowolną formę. Wniosek musi zostać podpisany przez kierownika przedsiębiorstwa. W Stanach:

1. Kwota do wydania.
2. Termin.
3. Data.

Pole „Baza” wskazuje wykonaną operację. Może to być np. „zwrot nadwyżki zgodnie z raportem nr 123 z dnia 2 marca 2017 r.” W polu „Załącznik” wskazane są dokumenty podstawowe i inne. Jednocześnie podana jest ich numeracja i data sporządzenia. Wnioski mogą dotyczyć wniosków o wydanie środków, faktur itp. Zasady rejestracji f. KO-2 zawarte są w Zaleceniach Metodycznych zatwierdzonych Uchwałą Goskomstatu nr 88. Niedopuszczalne jest dokonywanie jakichkolwiek korekt w kolejności wydatków. Dokument podpisuje także główny księgowy, kierownik lub inna osoba przez niego upoważniona. Przedsiębiorcy prowadzący ewidencję kosztów i przychodów lub wskaźników fizycznych, zgodnie z przepisami podatkowymi, nie mogą wystawiać bonów wydatkowych.

Działania operatora

Wydając środki na zlecenie wydatków, kasjer musi sprawdzić:

1. Dostępność wymaganych podpisów i ich zgodność z wzorami.
2. Równość kwot wskazanych słownie i cyfrowo.
3. Dostępność dokumentów podanych w formularzu.
4. Zgodność z pełnym imieniem i nazwiskiem w informacji o zamówieniu podanej przez odbiorcę.

Następnie operator przygotowuje wymaganą kwotę i przekazuje dokument płatności osobie otrzymującej. W zamówieniu odbiorca musi podać liczbę rubli (słownie) i kopiejek (cyfry). Osoba ta również go podpisuje i datuje. Operator musi przeliczyć przygotowane pieniądze. W takim przypadku odbiorca musi zobaczyć, jak kasjer to robi. Podmiot, który przyjął środki, również je przelicza pod nadzorem operatora. Jeżeli tego nie zrobi, odbiorca nie będzie mógł później dochodzić wydanej kwoty u kasjera. Następnie operator musi podpisać dokument płatności.

Ważne punkty

Kasjer wydaje środki wyłącznie osobie, której dane są wskazane w zleceniu. Ten ostatni przedstawia dokument potwierdzający jego tożsamość. Jeżeli wydanie następuje na podstawie pełnomocnictwa, konieczne jest sprawdzenie zgodności pełnego imienia i nazwiska. odbiorcy, podane w zamówieniu informacje o osobie reprezentowanej. Do formularza płatności dołączany jest dokument potwierdzający uprawnienia faktycznego odbiorcy. Jeżeli na podstawie pełnomocnictwa lub w różnych organizacjach zostanie dokonanych kilka płatności, do zamówienia załączona jest kopia. Oryginał musi pozostać u operatora, który wydał ostatnie wydanie.

Księgowanie przychodzących i wychodzących zleceń gotówkowych

W przedsiębiorstwach sporządzających omówione powyżej dokumenty należy zapewnić kontrolę transakcji z funduszami. Aby to zrobić, konieczne jest przeprowadzenie dziennik wpływów i wydatków pieniężnych. Rejestruje szczegóły form płatności, zanim zostaną one przekazane operatorowi. Dyspozycje wystawione na oświadczeniach o wydaniu wynagrodzeń i innych podobnych kwot księguje się po przekazaniu środków odbiorcom. Odpowiednia zasada jest zapisana w Instrukcji zatwierdzonej uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego nr 88.

W praktyce często pojawia się pytanie: na jaki okres konieczne jest otwarcie dziennika do rejestracji przychodzących i wychodzących zleceń gotówkowych? Warto zaznaczyć, że przepisy nie przewidują żadnych terminów. W związku z tym kwestie związane z okresem użytkowania dziennika ustala księgowy niezależnie. Książkę możesz otwierać na rok, miesiąc, kwartał. Przy podejmowaniu właściwej decyzji należy wziąć pod uwagę liczbę operacji.

Odpowiedzialność za naruszenie regulaminu

Wobec przedsiębiorców niestosujących się do instrukcji dokonywania transakcji gotówkowych stosuje się środki przewidziane prawem. Odpowiedzialność określają różne przepisy. Wśród nich znajduje się dekret prezydencki nr 840 z dnia 25 lipca 2003 r. Rozdział 15 Kodeksu wykroczeń administracyjnych przewiduje art. 15 ust. Ustala kary za naruszenie zasad pracy z gotówką i trybu dokonywania transakcji gotówkowych. W przypadku przekroczenia kwot przeznaczonych do rozliczeń z kontrahentami, nieotrzymania (części lub całości) otrzymanych środków, nieprzestrzegania instrukcji przechowywania wolnych środków ponad limity, nakładana jest kara administracyjna: 40-50 płacy minimalnej - dla urzędników płaca minimalna 400-500 - dla organizacji.

Wniosek

Składanie zamówień to bardzo odpowiedzialne zadanie. Jak wspomniano powyżej, w dokumentach nie są dozwolone poprawki, błędy i plamy. Operator odpowiedzialny za ich sporządzenie musi pamiętać, że zlecenie jest formą ścisłej sprawozdawczości. Dlatego nie należy niszczyć dokumentów. W przypadku braku któregokolwiek z wymaganych danych, zrealizowane zamówienie zostanie uznane za nieważne.

Nie można sobie wyobrazić naszego społeczeństwa bez transakcji związanych w ten czy inny sposób z pieniędzmi. Codziennie niezliczone organizacje wymieniają środki z osobami fizycznymi. I oczywiście stworzono specjalne dokumenty, które mają zapewnić legalność tego procesu. Jednym z takich dokumentów jest RKO.

• .Przewyższać

Polecenie kasowe to dokument, po okazaniu którego następuje odbiór środków z kasy fiskalnej. Dokument ten ma ujednoliconą formę KO-2, potwierdzoną dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 18 sierpnia 1998 r. Nr 88.

Zgodnie z art. 14–21 „Procedury przeprowadzania operacji gotówkowych w Federacji Rosyjskiej”, zatwierdzonej decyzją Zarządu Centralnego Banku Rosji z dnia 22 września 1993 r. nr 40, istnieją pewne przepisy dotyczące wypełniania formularz KO-2 i wydawanie gotówki z kas organizacji.

W jakich przypadkach stosuje się formularz KO-2?

Zgodnie z rozporządzeniem Banku Rosji nr 373-P użycie formularza KO-2 jest dopuszczalne w następujących przypadkach:

• Jeśli konieczne jest przeniesienie wpływów pieniężnych organizacji na rachunek bieżący banku.
• Kiedy pracownik musi wykorzystać środki pieniężne w celu prowadzenia działalności gospodarczej na potrzeby tej organizacji. W takim przypadku dokument musi wskazywać kwotę środków, które mają zostać wydane, oraz okres, na jaki jest wydany.
• Przy wydawaniu środków pracownikowi na wydatki osobiste.
• Gdy gotówka jest potrzebna na potrzeby przedsiębiorstwa (na przykład naprawa sprzętu), wówczas dokument wskazuje konkretny cel jej wydania, co nie jest sprzeczne z Dyrektywą Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej nr 1843-U.
• Kiedy prywatny przedsiębiorca wypłaca pieniądze na potrzeby własnego prywatnego przedsiębiorstwa, podczas gdy w jego przedsiębiorstwie nie ma innych pracowników poza nim.

Wypełnianie zamówienia odbioru gotówki

Tylko księgowy (lub osoba za to odpowiedzialna) ma prawo wypełnić dokument. Dokument wydawany jest w jednym egzemplarzu.

W przypadku błędów w projekcie dokument uważa się za nieważny.

Wypełnianie nagłówka

Tytuł dokumentu musi wskazywać nazwę organizacji i, jeśli jest dostępna, nazwę jednostki strukturalnej. W przeciwnym razie dodawana jest myślnik.

Wypełnianie kolumny

Kod formularza według OKUD (ogólnorosyjska klasyfikacja dokumentacji zarządczej) to 0320002. Kod przedsiębiorstwa (organizacji) według OKPO (ogólna klasyfikacja przedsiębiorstw i organizacji) można znaleźć w Rosstat (dawniej Goskomstat).

Numer dokumentu musi odpowiadać numerowi w dzienniku rejestracji przychodzących i wychodzących dokumentów gotówkowych. Czasopismo ma formę KO-3.

Data wystawienia polecenia odbioru gotówki musi odpowiadać dacie wypłaty gotówki z kasy. W odpowiedniej kolumnie data jest podana cyframi arabskimi w następującym formacie: DD.MM.RRRR.

Kolumnę „Debet, kod jednostki strukturalnej” należy wypełnić, jeżeli operacja wydawania pieniędzy jest przeprowadzana w jednostce strukturalnej organizacji (jednostka strukturalna to dział, który działa w indywidualnym kierunku i nie przecina się z głównymi działaniami organizacji z wyjątkiem działu kadr, księgowości i administracji ogólnej.Przykład takiej jednostki: dział sklepu). W przeciwnym razie dodawana jest myślnik.

Kolumna „Debet, odpowiednie konto, subkonto” musi wskazywać numer rachunku i, jeśli to konieczne, numer subkonta, którego obciążenie odzwierciedla wypłatę środków z kasy organizacji. Inaczej mówiąc, należy w tym miejscu wskazać numer rachunku, na który mają wpłynąć środki.

W kolumnie „Debet, analityczny kod księgowy” wskazany jest odpowiedni kod rozliczeniowy dla rachunku określonego w kolumnie „Debet, odpowiedni rachunek, subkonto”. Kolumnę tę wypełnia się, jeżeli organizacja przewiduje stosowanie takich kodów. W przeciwnym razie kolumna jest przekreślona.

Kolumna „Kredyt” musi zawierać numer rachunku, z tytułu którego pobierane są środki z kasy. Czyli numer konta, z którego przelewane są pieniądze.

W kolumnie „Ilość, pocierać. policjant." Kwota pieniędzy wydanych z kasy organizacji jest wskazana cyframi arabskimi w rublach rosyjskich.

W kolumnie „Kod celu” wskazany jest kod celu wykorzystania otrzymanych środków. Kolumny tej nie wypełnia się, jeśli organizacja nie stosuje odpowiedniego systemu kodowania.

Linie napełniania

Wypełnianie wierszy formularza KO-2 odbywa się w następujący sposób:

• W wierszu „Wydanie __” w celowniku wpisuje się pełne imię i nazwisko osoby, na rzecz której wydawane są środki.
• W wierszu „Podstawa __” księgowy musi wskazać treść transakcji finansowej, to znaczy cel, powód lub na jakiej podstawie środki są przekazywane tej osobie. W zależności od celów opisanych w paragrafie „W jakich przypadkach stosuje się formularz KO-2” w wierszu wpisuje się: „Wpływy pieniężne za przelew na rachunek bankowy”, „Na opłacenie usług” itp.
• Wiersz „Kwota __” wskazuje kwotę pobraną z kasy. Ponadto ruble są oznaczane słownie od początku wiersza i wielką literą, a kopiejki - cyframi. Miejsce pozostałe po nagraniu jest przekreślone. Należy również zauważyć, że jeśli w kolumnie „Ilość, pocierać. policjant." wydana kwota jest wskazana w kopiejkach, niezależnie od wartości liczbowej (na przykład 500-00), wówczas wiersz musi również wskazywać kopiejki („Pięćset rubli 00 kopiejek”). Jeżeli wartość w kopiejek (500-) nie jest wskazana, wówczas nie jest ona wskazana w wierszu („Pięćset rubli”).
• Wiersz „Załącznik __” wskazuje załączone dokumenty, na podstawie których wydawane są środki z kasy fiskalnej.

Jeżeli środki zostaną wydane osobie z firmy zewnętrznej, wówczas wśród dokumentów musi posiadać pełnomocnictwo od swojej organizacji do otrzymania środków .

Wideo: jak wypełnić zamówienie na paragon

Wymagania dotyczące operacji

Zlecenie gotówkowe wydane przez księgowego musi zostać zarejestrowane w dzienniku w celu rejestracji przychodzących i wychodzących dokumentów gotówkowych. Następnie podpisują go kierownik i główny księgowy (lub osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia). Warto zaznaczyć, że podpis menadżera nie jest wymagany, jeżeli występuje on w innych dokumentach dołączonych do materiału eksploatacyjnego.

Prawidłowo wypełniony formularz przekazywany jest kasjerowi, który ma obowiązek sprawdzić poprawność dokumentu i zażądać identyfikacji. Kasjer ma obowiązek wydać środki wyłącznie osobie, której dane wskazane są w formularzu. Jeżeli podczas wypełniania formularza popełniono błąd, kasjer ma obowiązek zwrócić formularz do działu księgowości.

Następnie w wierszu „Otrzymano __” osoba, której wydawane są pieniądze z kasy fiskalnej, musi wskazać otrzymaną kwotę, wypełniając własnoręcznie według tych samych zasad, jak przy wypełnianiu wiersza „Kwota __”, podpisz i wpisz datę w odpowiednich wierszach.

Fundusze mogą być emitowane zarówno w walucie rosyjskiej, jak i zagranicznej

Po przeprowadzeniu operacji wydania pieniędzy w drodze rozliczenia gotówkowego kasjer ma obowiązek wpisać dane paszportowe odbiorcy w wierszu „Przez __”. Następnie podpisz, złóż transkrypcję podpisu i w odpowiednich wierszach wpisz datę operacji. W dokumentach dołączonych do materiału eksploatacyjnego musi umieścić pieczątkę „Zapłacono” lub ostemplować je wskazując datę operacji

Należy pamiętać, że formularz zamówienia pozostaje w kasie po wydaniu pieniędzy!

Prowadzenie kas fiskalnych w formie elektronicznej

Prowadzenie RKO możliwe jest także w formie elektronicznej. Ważne jest, aby projekt odpowiadał ujednoliconej formie KO-2.

Formularz KO-2 możesz przechowywać w specjalnych programach, na przykład „BukhSoft online”, „1C: Księgowość” itp. Jednocześnie zachowana jest kolejność i zasady wypełniania dokumentu.

Sporządzony dokument w formularzu KO-2 należy wydrukować na drukarce przed wydaniem gotówki. Po wydrukowaniu jest podpisywany przez osoby upoważnione, a dalsze postępowanie nie odbiega od opisanego powyżej.

Tym samym wypłata środków za pomocą dyspozycji wydatkowej w formie KO-2 jest w pełni legalna i nie powinna sprawiać trudności w obsłudze.

Do wszelkich transakcji środkami pieniężnymi w kasie przedsiębiorstwa dołączone są odpowiednie dokumenty: paragon i polecenie zapłaty, lista płac, faktura itp.

I to zarówno przy odbiorze, jak i przy wydawaniu pieniędzy.

Wydawanie pieniędzy z kasy firmy regulują specjalne instrukcje.

Zgodnie z procedurą wypłatę pieniędzy z kasy można zorganizować na kilka sposobów, z których każdy ma swój własny dokument.

Mogłoby być:

1. lista płac,
2. Oświadczenie o zapłacie
3. polecenie zapłaty za wydatki (RKO).

Gdzie i jak korzystać z polecenia zapłaty, zasady wypełniania

Zatem wydając pieniądze z kasy fiskalnej, należy wypełnić zlecenie kasowe na wydatki, które jest reprezentowane przez formularz nr KO-2 i zatwierdzone przez Ministerstwo Statystyki.

Nakaz wydania gotówki wydawany jest tylko w przypadkach, gdy gotówka jest wydawana osobie, która jest lub nie jest pracownikiem przedsiębiorstwa.

Wydawane jest także polecenie wydania gotówki dla kasjera, który pobiera pieniądze z kasy w celu dalszego przekazania pracownikowi banku w celu wpłaty na konto firmy.

Innym przypadkiem, w którym wymagana jest rejestracja rozliczenia gotówkowego, jest wydanie całkowitej kwoty środków pracownikom lub menedżerom, zgodnie z listą płac lub listą płac.

Podobnie jak w przypadku każdego dokumentu bankowego lub kasowego, na kasy fiskalne nakładane są surowe wymagania.

Na paragonie nie powinno być żadnych poprawek, plam ani plam atramentu.

Dopuszcza się wypełnienie zamówienia długopisem z ciemnym tuszem, przy użyciu maszyny do pisania, drukarki i innych urządzeń mechanicznych.

W takim przypadku zapisy dokonane na tych urządzeniach należy przechowywać tak długo, jak długo będą przechowywane te dokumenty.

Szczegóły formularza zamówienia gotówkowego

W Internecie możesz pobrać bezpłatną próbkę formularza i zamówienie na paragon.

Formularz zamówienia odbioru gotówki, będący dokumentem bankowym, zawiera dane, które należy koniecznie wypełnić.

1. dane – nazwa przedsiębiorstwa. Ta linia RKO wymaga wpisania pełnej lub skróconej nazwy przedsiębiorstwa lub organizacji, z której kasy wydawana jest gotówka. Informacje te można znaleźć w statucie spółki lub innym dokumencie.
2. wymagane - kod identyfikacyjny. Po otwarciu przedsiębiorstwo zostaje wpisane do Jednolitego Rejestru Państwowego, otrzymując własny kod identyfikacyjny. Te firmy i organizacje, które mają własną pieczątkę z podaną nazwą i kodem przedsiębiorstwa, mogą umieścić nadruk w tej linii.
3. szczegóły – numer dokumentu. W tym miejscu księgowy musi podać numer seryjny, pod którym rejestrowane są rozliczenia gotówkowe w dzienniku w celu rejestrowania przychodzących i wychodzących dokumentów gotówkowych. Ten dziennik kasowy formularza nr KO-3 pokazuje przepływ gotówki w kasie fiskalnej w tym czy innym celu.
4. szczegóły – data sporządzenia dokumentu. Ten rekwizyt jest jednym z głównych. Warto zaznaczyć, że data sporządzenia RKO musi pokrywać się z datą widniejącą w dzienniku rejestracyjnym.
5. szczegóły – odpowiednie konto. Odpowiednie rachunki mogą się różnić w zależności od celu, na jaki wydawane są pieniądze z kasy fiskalnej. Ta linia w RKO pokazuje informację o korespondencji, co pozwala na prowadzenie zapisów księgowych w rejestrach ogólnych.
6. szczegóły – kody przeznaczenia i księgowość analityczna. W niektórych przypadkach, gdy przedsiębiorstwo wprowadziło specjalne kody dla jakichkolwiek transakcji biznesowych, rejestracja zarządzania kasą i rejestrami wymaga wypełnienia tych danych. W innych przypadkach, gdy firma nie zapewnia kodowania, należy postawić myślnik.
7. szczegóły - kwota. Kwota gotówki wydana odbiorcy z kasy firmy musi zostać zdeponowana w kasie. Należy to zrobić dwukrotnie: najpierw cyframi, potem słownie, w odpowiednich kolumnach.
8. szczegóły – odbiorca środków. Ta linia wskazuje nazwisko osoby odbierającej pieniądze z kasy. W niektórych przypadkach, gdy pieniądze są przekazywane za pośrednictwem pośrednika, nazwisko powiernika, czyli faktycznego odbiorcy, jest podawane po nazwisku osoby, do której pieniądze są adresowane.
9. szczegóły – podstawa emisji pieniędzy. Ta kolumna wskazuje powód, dla którego musisz wydać środki z kasy firmy. Podstawą może być ustne lub pisemne polecenie przełożonego lub inne powody.

10. szczegóły – kwota środków wydanych w drodze rozliczenia gotówkowego. Ta linia pokazuje, ile gotówki zostało wydane zgodnie z wydanym zleceniem kasowym. Informacje te wpisuje się do dokumentu wyłącznie słownie, wielką literą.

Przeczytaj także Sprawozdanie z przeznaczenia otrzymanych środków

11. Szczegóły – dokumenty załączone do RKO. Linia ta wskazuje dokumenty potwierdzające podstawę wydania pieniędzy lub w jakikolwiek sposób związane z wypłatą pieniędzy z kasy fiskalnej. Dokumenty takie muszą zostać podpisane przez kasjera firmy, a także oznaczone specjalną pieczątką „Opłacone” w celu wykupu.

12. Szczegóły – podpisy głównego księgowego i kierownika. Ostatnim szczegółem, który musi znajdować się w poleceniu odbioru gotówki, są podpisy głównego księgowego, a także kierownika przedsiębiorstwa.

Jeśli nie ma ich w miejscu pracy, prawo do podpisania formularza rozliczenia gotówkowego w celu wydania środków mają tylko ci pracownicy, którym kierownik lub główny księgowy przekazał to prawo.

Jeśli jednak do zamówienia dołączony jest dokument już podpisany przez kierownika, nie jest konieczne podpisywanie samego zamówienia.

Wypłata gotówki poprzez rozliczenie gotówkowe

Po uzupełnieniu wszystkich danych zlecenie odbioru gotówki jest gotowe do przekazania do kasy przedsiębiorstwa.

Należy pamiętać, że wypełniony dokument kasowy wydatku przekazywany jest bezpośrednio z działu księgowości do kasy.

Po otrzymaniu RKO kasjer sprawdza, czy jest ono prawidłowo wypełnione.

Jeżeli dokument jest błędnie napisany, jest odsyłany do działu księgowości w celu ponownego i prawidłowego wypełnienia.

Gotówkę na dokumencie wydatku może otrzymać wyłącznie osoba, której nazwisko widnieje na dokumencie, wyłącznie w dniu wskazanym w kasie.

Przy odbiorze środków z kasy odbiorca ma obowiązek przedstawić dokumenty potwierdzające jego tożsamość, skąd dane osobowe odbiorcy przenoszone są do odpowiedniej kolumny.

Jeżeli środki odbiera pracownik firmy, którego kasjer zna osobiście lub który już więcej niż raz otrzymał pieniądze z kasy, wypełnianie tego wiersza nie jest konieczne.

Gdy tylko kwota z polecenia odbioru gotówki zostanie przekazana odbiorcy, musi on samodzielnie wskazać kwotę słownie na dokumencie, umieścić datę i swój podpis.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych w przedsiębiorstwie wiąże się z przygotowaniem szeregu podstawowych dokumentów. Zlecenie kasowe na wydatki znajduje się na liście jednego z takich dokumentów. Podstawowe zasady wypełniania i forma formularza zamówienia są zatwierdzone i zapisane w aktach prawnych. Przestudiowanie i znajomość zasad pozwoli indywidualnemu przedsiębiorcy (IP) uniknąć błędów w swoich praktycznych działaniach.

Podstawowe zasady napełniania i aplikacji

Polecenie gotówkowe na wydatki (zwane dalej RKO) jest podstawowym dokumentem używanym przez indywidualnego przedsiębiorcę w celu odzwierciedlenia wydatków gotówkowych w rachunkowości. W rzeczywistości jest on sporządzany dla każdej transakcji wydatku (wypłaty) środków z kasy przedsiębiorstwa w gotówce.

Procedura przeprowadzania transakcji gotówkowych w przedsiębiorstwach i, w związku z tym, stosowanie zleceń wydatkowych w rachunkowości są zapisane na poziomie legislacyjnym. Takim regulacyjnym aktem ustawodawczym jest Dyrektywa Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej „W sprawie procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych przez indywidualnych przedsiębiorców”, ostatnie wydanie 11.03.14.

Rozważmy główne zasady rejestracji rozliczeń gotówkowych.

Wypełnienie zlecenia kasowego wydatków można przypisać do:

• dla głównego księgowego - jeśli jest dostępny dla personelu;
• do kasjera przedsiębiorstwa;
• dla menadżera/przedsiębiorcy indywidualnego – w przypadku braku w kadrze ww. stanowisk.

RKO wydawane jest na czas określony. Okres ważności wynosi jeden dzień, to znaczy środki muszą i mogą zostać odebrane w dniu ich wystawienia. W przypadku niespełnienia tego wymogu należy wystawić nowe zlecenie, niedopuszczalne są czynności mające na celu korektę daty zawartej w starym.

Polecenie odbioru gotówki należy sporządzić w jednym egzemplarzu.

Przykładowy formularz rozliczenia gotówkowego dla przedsiębiorców indywidualnych (przykład):

Prawidłowo wykonane zamówienie musi zawierać podpisy urzędników przedsiębiorstwa.

Kto powinien i może podpisać umowę o rozliczenie gotówkowe, zależy od personelu przedsiębiorstwa, a mianowicie:

• księgowy i kasjer;
• kierownik i kasjer - w przypadku braku księgowego w personelu;
• kierownik/przedsiębiorca indywidualny – w przypadku braku w personelu księgowego i kasjera.

Zgodnie z Dyrektywą Banku Centralnego zlecenie może zostać wydane w formie papierowej lub złożone w formie elektronicznej.

RKO w formie elektronicznej może podpisać indywidualny przedsiębiorca korzystając z podpisu elektronicznego.

W przypadku realizacji w formie papierowej zlecenie gotówkowe na wydatki można wypełnić ręcznie lub przy użyciu oprogramowania i sprzętu (komputerów). Ręczne napełnianie jest rzadko stosowane, ponieważ jest to dość długotrwały proces. Nie da się jednak tego uniknąć w przypadku awarii komputera lub braku zasilania w przedsiębiorstwie.

Kolejność czynności, które musi wykonać kasjer przy wydawaniu środków z kasy w ramach rozliczenia gotówkowego:

1. Sprawdź obecność wszystkich niezbędnych podpisów na dokumencie i porównaj je z przykładowymi kartami. Karty próbek należy zawsze przechowywać przy kasie.
2. Sprawdź, czy kwota podana cyfrowo odpowiada kwocie podanej słownie i czy nie ma błędów.
3. Zwróć uwagę na rzeczywistą obecność dodatkowych dokumentów, jeśli są one wskazane w RKO.
4. Uzgodnij dane odbiorcy gotówki: nazwisko, imię, dane patronimiczne i paszportowe muszą być zgodne z danymi wskazanymi w kasie fiskalnej.
5. W przypadku braku uwag kasjer wydaje środki z kasy.
6. Wraz z wydaniem gotówki przekazuje zlecenie odbiorcy do podpisu, następnie składa własne i poświadcza pieczątką (pieczęcią).
7. Kasjer ma obowiązek dokonać wpisu dla każdej kasy wydanej w indywidualnej księdze kasowej przedsiębiorcy.

Uwaga! Niedopuszczalne jest poprawianie dat, imion i podpisów w RKO.

W przedsiębiorstwie istnieje lista możliwych transakcji wydatkowych wymagających rejestracji środków pieniężnych i rozliczeń gotówkowych. Może to być na przykład wypłata miesięcznego wynagrodzenia, stypendiów, wydanie środków za stawienie się pracownikowi w podróży służbowej, wydanie środków pieniężnych do odrębnego oddziału (oddziału) przedsiębiorstwa. Wypłata miesięcznego wynagrodzenia według usług rozliczenia gotówkowego odbywa się na podstawie naliczonego arkusza wynagrodzeń.

Przykład wypełnienia rozliczenia gotówkowego wynagrodzenia (przykład):

Organizacją procesu przechowywania kas fiskalnych papierowych lub elektronicznych zajmuje się kierownik przedsiębiorstwa.

Do obowiązków menedżera należy także:

• Opatrzenie kasjera pieczątką lub pieczęcią (zwaną dalej pieczęcią). Stempel jest umieszczany na zamówieniu w momencie wydania gotówki. Pieczęć musi być także wykonana prawidłowo, z obowiązkowym podaniem szczegółów.
• Upewnij się, że próbki podpisów są dostępne w kasie. Należy dołączyć wzory podpisów osób upoważnionych do podpisywania dokumentów kasowych.

Przedsiębiorca indywidualny może umieścić swoją pieczęć na RKO, jednak jej umieszczenie nie jest regulowane przez prawo, tj. niekoniecznie.

Wypełnienie zatwierdzonego formularza RKO

Forma (forma) rozpatrywanego dokumentu księgowego została zatwierdzona przez Komitet Statystyki Federacji Rosyjskiej uchwałą „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych formularzy do rejestrowania transakcji gotówkowych…” nr 88, ostatnie wydanie z dnia 3 maja 2000 r. ). Zatwierdzony formularz RKO zgodnie z uchwałą ma numer KO-2.

Przykład wypełnienia kasy dla przedsiębiorców indywidualnych (przykład):

Przyjrzyjmy się bliżej niuansom prawidłowego wypełnienia szczegółów formularza:

• w wierszach „Organizacja” i „Podział strukturalny” podaje się pełną nazwę, w przypadku braku podziału wpisuje się „——-” (myślnik);
• „Numer dokumentu” i „Data” muszą być identyczne z numerem ewidencyjnym w księdze księgowej przedsiębiorstwa;
• Komórki „debetowe” (kod działu, numer korespondenta/konta, analityczny kod księgowy dla rachunku korespondencyjnego) są wypełniane w przypadku korzystania z indywidualnych przedsiębiorców w księgowości, w przypadku ich braku należy wpisać „———” (myślnik);
• wiersz „Kredyt” - zgodnie z planem kont wskazany jest rachunek - 50 „Gotówka”;
• „Kod docelowy” - musi odpowiadać celowi wydania. Jeśli firma nie stosuje kodów docelowych w rachunkowości, dodaje się myślnik;
• „Wydanie” – podaje się dane odbiorcy, wpisuje się imię i nazwisko, nie można używać skrótów;
• "Baza". Przykładowo możesz wskazać: zaliczkę na podróż służbową, wydanie pomocy finansowej, wydanie stypendiów, wynagrodzeń itp.;
• wiersz „Kwota” - wypełniony słownie. Puste miejsce na linii jest przekreślone;
• komórka „Kwota” - wpisz wartość cyfrową;
• „Załącznik” - jeśli istnieją dodatkowe dokumenty, podaj szczegóły tych dokumentów, na przykład pełnomocnictwo.

Przestrzeganie powyższych zasad wypełnienia formularza i okresu ważności zamówienia pozwoli uniknąć rażących błędów i poprawek podczas rejestracji i korzystania z usług rozliczeń gotówkowych. Próbkę zatwierdzonego formularza można również znaleźć na stronie internetowej Rosyjskiego Komitetu Statystycznego.

Zlecenie gotówkowe na wydatki to formularz, którego forma jest oficjalnie zatwierdzona na poziomie ustawodawstwa federalnego. Jaka jest struktura odpowiedniego dokumentu, jak poprawnie wypełnić formularz zamówienia odbioru gotówki i co zmieniło się w jego projekcie w 2019 r., dowiesz się z naszego artykułu.

Jak najlepiej pobrać formularz RKO – w formacie Word lub innym

Formularz odbioru gotówki można przedstawić w 2 głównych formatach - Word i Excel. Każdy z nich ma swoje zalety i wady.

Dokumenty Word otwierają się w większej liczbie programów - w popularnych systemach operacyjnych (Windows, Linux, MacOS) z reguły zawsze jest preinstalowane oprogramowanie, które może współpracować z plikami odpowiedniego formatu.

Stosunkowo niewiele rozwiązań działa poprawnie z plikami Excel - Microsoft Excel, Open Office Calc i ich odpowiedniki, w tym oprogramowanie typu „w chmurze”. Z reguły nie są one domyślnie instalowane w nowoczesnych systemach operacyjnych.

Jeśli zdecydujesz się pobrać formularz zamówienia paragonu w formacie Excel, będziesz miał do dyspozycji bardziej uniwersalny plik. Na przykład, jeśli jest on utworzony w jednej wersji programu Microsoft Excel, można go bez problemu rozpoznać w każdej innej, a w większości przypadków także w programach innych firm. Natomiast pliki Worda, ze względu na specyfikę swojej struktury, nie zawsze są poprawnie rozpoznawane w programach innych niż te, w których zostały utworzone.

Kolejnym argumentem za pobraniem formularza RKO w Excelu jest wygoda jego wypełnienia na komputerze. Struktura plików tego typu jest taka, że ​​​​księgowemu trudniej jest popełnić błąd podczas wypełniania niezbędnych danych na komputerze, ponieważ komórki do wprowadzania informacji są podświetlone. Podczas wypełniania dokumentu Word istnieje możliwość omyłkowego wpływu na inne elementy formatowania dokumentu, w wyniku czego może zostać naruszona jego struktura.

Jakiej ujednoliconej formie powinien odpowiadać formularz RKO?

Zgodnie z przepisami Dyrektywy Banku Rosji nr 3210-U z dnia 11 marca 2014 r. Organizacje rosyjskie są zobowiązane do stosowania ujednoliconego formularza KO-2 (odpowiadającego numerowi OKUD 0310002) jako formularza RKO. Formularz ten został zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 18 sierpnia 1998 r. Nr 88.

Więcej o wymaganiach prawnych dotyczących dokumentów pierwotnych przeczytasz w artykule „Dokument podstawowy: wymagania dotyczące formy i konsekwencje jego naruszenia” .

NOTATKA! Od 19 sierpnia 2017 roku obowiązują nowe zasady dokonywania transakcji gotówkowych, z którymi mogą Państwo się zapoznać.

Jak pobrać formularz RKO za darmo

Zlecenie kasowe w formie KO-2, czyli o konstrukcji w pełni zgodnej z wymogami prawa, można pobrać na naszej stronie internetowej:

NOTATKA! Ważne jest, aby nie tylko pobrać aktualny formularz RKO w jednym z prezentowanych formatów, ale także upewnić się, że plik nie posiada atrybutu „tylko do odczytu” (w przeciwnym razie nie będzie możliwości jego edycji na komputerze PC) . Aby to zrobić, musisz znaleźć go na dysku, kliknąć go prawym przyciskiem myszy, wybrać „Właściwości” i, jeśli to konieczne, odznaczyć odpowiedni atrybut.

Pobierz polecenie odbioru gotówki — To wciąż połowa sukcesu, pojawi się kolejne zadanie - prawidłowe wypełnienie. Rozważmy kluczowe punkty tej procedury.

Czy muszę wydrukować formularz zamówienia gotówkowego KO-2?

Wypełnienie RKO może nastąpić zarówno komputerowo – po czym następuje wydruk, jak i ręcznie – korzystając z już wydrukowanego formularza (punkt 4.7 instrukcji nr 3210-U). Można także zastosować rozwiązania zautomatyzowane – w tym przypadku nie ma konieczności drukowania zleceń rozliczeń gotówkowych (pliki zleceń zapisywane są w pamięci odpowiednich programów i podpisywane elektronicznym podpisem cyfrowym). To prawda, że ​​​​w tym drugim przypadku organizacja będzie musiała kupić podpisy elektroniczne dla wszystkich osób, które muszą podpisać te dokumenty: kierownika, głównego księgowego, kasjera, a także innych pracowników (w tym księgowych).

Wypełniony przykład RKO może wyglądać następująco:

To wypełnione przykładowe zamówienie odbioru gotówki może zostać użyte jako próbka dla kasjera w Twojej organizacji.

Na co należy zwrócić szczególną uwagę wypełniając formularz paragonu:

• w kolumnie „Kod OKPO” należy wskazać dane odpowiadające tym, które znajdują się w państwowych rejestrach statystycznych;
• jeżeli przedsiębiorstwo nie ma podziałów strukturalnych, wówczas w odpowiedniej kolumnie formularza należy umieścić myślnik;
• w kolumnie „Numer dokumentu” należy wpisać w kolejności numer rozliczenia kasowego, co do zasady obliczenia rozpoczynają się 1 stycznia każdego roku;
• kwotę w części tabelarycznej formularza można podać w rublach i kopiejek, oddzielonych przecinkiem lub łącznikiem (na przykład 200,75 lub 200-75);
• Dane wprowadza się do pozycji „Kod celu” tylko wtedy, gdy organizacja w praktyce stosuje system kodów określających wydatki i otrzymanie środków;
• w akapicie „Kwota” znajdującym się pod tabelą należy wskazać kwotę środków wydanych w ramach usług rozliczeń gotówkowych, w rublach – dużą literą pierwszego wyrazu, w kopiejkach – cyfrowo;
• w kolumnie „Podstawa” należy wskazać treść transakcji handlowej
• w kolumnie „Załącznik” podana jest informacja o dokumencie będącym podstawą przeprowadzenia transakcji gotówkowej (np. może to być lista płac przy wydawaniu wynagrodzeń w gotówce), wskazując numer i datę jego sporządzenia.

Więcej o wypełnianiu listy płac przeczytasz w artykule „Przykład wypełnienia zestawienia płacowego T 49” .

Jeżeli kasę wypełnia indywidualny przedsiębiorca, który nie zatrudnia kasjerów, wówczas w kolumnie „Problem” powinny znajdować się jego dane. Jeżeli indywidualny przedsiębiorca nie zatrudnia księgowego, na RKO powinien znajdować się jedynie jego podpis jako szefa organizacji.

Innowacje w procedurze rejestracji rozliczeń pieniężnych w 2019 roku

Na szczęście w 2019 roku nie nastąpiły żadne zmiany w procedurze wypełniania kas fiskalnych. Byli tam wcześniej. Tym samym 19 sierpnia 2017 r. weszła w życie instrukcja Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 19 czerwca 2017 r. nr 4416-u, która wprowadziła szereg zmian w procedurze wypełniania i wydawania paragonów pieniężnych:

• Kasjer ma prawo sporządzić jedno rozliczenie kasowe na koniec dnia roboczego na całą wydaną w ciągu dnia kwotę z kasy fiskalnej, pod warunkiem jednak, że na wydane pieniądze z kasy internetowej zostaną wydane dokumenty fiskalne.
• Kasjer ma obowiązek sprawdzić, czy na kasie znajdują się podpisy głównego księgowego i księgowego lub dyrektora, jednak obecnie sprawdzanie podpisów z wzorami odbywa się wyłącznie w przypadku, gdy dokument został sporządzony w wersji papierowej.
• Jeżeli rozliczenie pieniężne następuje w formie elektronicznej, wówczas odbiorca pieniędzy ma prawo złożyć swój podpis elektroniczny na dokumencie.
• Możesz wydawać pieniądze na konto na polecenie dyrektora, teraz nie trzeba prosić o wniosek osoby odpowiedzialnej. Jednakże wybrany tryb wydawania środków (na wniosek lub zlecenie) powinien zostać ustalony w Regulaminie rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi.
• Zadłużenie pracownika z tytułu wcześniej otrzymanej zaliczki nie jest już powodem odmowy nowej emisji rozliczeniowych środków.

Przeczytaj więcej o wszystkich zmianach w procedurze wystawiania raportów.

Wyniki

Zlecenie kasowe na wydatki jest wypełniane w momencie wydania środków z kasy fiskalnej. Zasady jego wypełniania są ściśle regulowane i reguluje je w większości instrukcja nr 3210-U. W 2019 roku RKO należy wypełnić według powszechnie znanych zasad.